Każdy pracownik po zakończeniu umowy o pracę powinien otrzymać świadectwo pracy. Dokument ten zawiera najważniejsze informacje o przebiegu zatrudnienia – przydatne m.in. nowemu pracodawcy czy ZUS. Dowiedz się, ile czasu ma Twój pracodawca na jego wystawienie i co zrobić, jeśli zauważysz w nim błąd.
czym jest świadectwo pracy i kto je otrzymuje?
Świadectwo pracy to dokument, który pracodawca jest zobowiązany wydać pracownikowi w momencie rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. Niezależnie od rodzaju umowy – czy to umowa na czas nieokreślony, określony czy też na okres próbny – pracodawca musi wystawić to zaświadczenie. Stanowi ono potwierdzenie zatrudnienia danej osoby oraz zawiera najważniejsze informacje dotyczące przebiegu współpracy.
Nie ma znaczenia również tryb zakończenia współpracy. Zgodnie z art. 99 Kodeksu pracy pracodawca ma obowiązek wydać pracownikowi świadectwo pracy w następujących sytuacjach:
- rozwiązanie umowy o pracę na wniosek pracownika – w tym przypadku pracodawca ma 7 dni na rozwiązanie umowy i wydanie świadectwa pracy;
- rozwiązanie umowy o pracę przez pracodawcę – w tym przypadku pracodawca musi rozwiązać umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia i wydać świadectwo pracy w dniu rozwiązania umowy;
- wygaśnięcie umowy o pracę – w tym przypadku pracodawca musi wydać świadectwo pracy w dniu wygaśnięcia umowy.
kiedy i w jakiej formie powinno być wydane świadectwo?
Pracodawca ma obowiązek wydać świadectwo pracy niezwłocznie w dniu zakończenia zatrudnienia, czyli w ostatnim dniu trwania umowy o pracę. Jeśli tego dnia wydanie dokumentu nie jest możliwe z przyczyn obiektywnych (np. nieobecność pracownika, zamknięte biuro), pracodawca powinien przesłać świadectwo pocztą lub doręczyć w inny sposób w ciągu 7 dni od upływu tego terminu. W praktyce wielu pracodawców przygotowuje świadectwo w ciągu kilku dni od rozwiązania umowy i przekazuje je osobiście lub wysyła listem poleconym.
Przepisy nie narzucają szczególnej formy świadectwa pracy. Może być ono wydane zarówno w postaci papierowej, jak i elektronicznej. Dokument elektroniczny musi jednak zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym, aby był równoważny tradycyjnemu dokumentowi pisemnemu. Pracodawca może więc – za zgodą pracownika – przesłać świadectwo e-mailem jako plik PDF z e-podpisem.
W sytuacji, gdy pracodawca planuje ponowne zatrudnienie tego samego pracownika po wygaśnięciu umowy, prawo pozwala odroczyć wydanie świadectwa do czasu ostatecznego zakończenia współpracy. Oznacza to, że jeżeli w ciągu 7 dni zostanie nawiązana kolejna umowa o pracę z tą samą osobą, pracodawca może nie wydawać świadectwa od razu, chyba że pracownik zażąda jego wystawienia wcześniej.
jakie informacje powinno zawierać świadectwo pracy?
Świadectwo pracy to podsumowanie przebiegu zatrudnienia u danego pracodawcy. Zgodnie z przepisami musi ono zawierać szereg faktycznych informacji istotnych z punktu widzenia przyszłych uprawnień pracownika i obowiązków kolejnych pracodawców. Nie znajdziemy tam żadnych opinii o pracowniku ani ocen jego pracy – wpisywane są wyłącznie obiektywne dane.
Do najważniejszych elementów świadectwa pracy należą m.in.:
- okres zatrudnienia – dokładna data rozpoczęcia i zakończenia pracy. Często uwzględniany jest także wymiar etatu (np. pełny etat, 1/2 etatu).
- stanowisko i rodzaj wykonywanej pracy – nazwa stanowiska, ewentualnie krótki opis funkcji lub charakteru pracy. Dzięki temu nowy pracodawca widzi, jakie masz doświadczenie zawodowe na danym stanowisku.
- tryb i podstawa prawna rozwiązania lub wygaśnięcia umowy – np. informacja, czy umowa została rozwiązana za wypowiedzeniem (i z czyjej inicjatywy), za porozumieniem stron, czy wygasła z upływem czasu.
- wykorzystany urlop wypoczynkowy w roku odejścia – ile dni urlopu przysługiwało i ile zostało wykorzystane w tym roku kalendarzowym, w którym ustał stosunek pracy.
- inne urlopy i uprawnienia rodzicielskie – np. informacja o skorzystaniu z urlopu rodzicielskiego, ojcowskiego, wychowawczego, urlopu bezpłatnego itp.
- okresy szczególne – np. odbyta zasadnicza służba wojskowa w trakcie zatrudnienia czy wykonywanie pracy w szczególnych warunkach.
- liczba dni choroby opłaconych przez pracodawcę – dokładnie liczba dni, za które pracownik otrzymał wynagrodzenie chorobowe na podstawie art. 92 k.p. w roku kalendarzowym, w którym ustało zatrudnienie. Ma to znaczenie dla kolejnego pracodawcy i ZUS, ponieważ w danym roku kalendarzowym pracodawcy łącznie płacą tylko za 33 (lub 14) dni choroby pracownika, a po przekroczeniu tego limitu zasiłek chorobowy wypłaca ZUS.
- informacja o zajęciu wynagrodzenia – jeśli pensja pracownika podlegała egzekucji komorniczej, w świadectwie będzie o tym wzmianka.
- dodatkowe informacje na żądanie pracownika – jeśli chcesz, pracodawca dopisze do świadectwa Twoje wynagrodzenie i jego składniki oraz uzyskane kwalifikacje.
Przeczytaj też: jak napisać referencje dla pracownika? Poradnik
dlaczego świadectwo pracy jest ważnym dokumentem?
Przechowywanie świadectw pracy w osobnej teczce to bardzo dobry nawyk. Warto go praktykować, chociażby dlatego, że Zakład Ubezpieczeń Społecznych na podstawie tych właśnie dokumentów ustala Twój łączny staż pracy i okresy składkowe/nieskładkowe, co wpływa na prawo do emerytury i jej wysokość.
Z kolei dla nowego pracodawcy świadectwo jest źródłem wiedzy o wykorzystanych urlopach w roku bieżącym, ewentualnych przerwach w pracy czy trwających zajęciach komorniczych. Dlatego warto dokładnie sprawdzić poprawność wszystkich danych w otrzymanym świadectwie pracy – nawet drobna pomyłka w dacie lub liczbie dni urlopu może w przyszłości odbić się na Twoich świadczeniach.
jak sprostować błędy w świadectwie pracy?
Może się zdarzyć, że do świadectwa pracy wkradnie się błąd. Częste pomyłki to np. nieprawidłowa data rozpoczęcia lub zakończenia pracy, zła podstawa prawna rozwiązania umowy albo błędnie podana liczba wykorzystanych dni urlopu czy choroby.
Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy należy złożyć w ciągu 14 dni od otrzymania dokumentu. Powinien mieć formę pisemną (papierową lub elektroniczną – np. skan wysłany mailem), choć dla celów dowodowych najlepiej złożyć go osobiście za potwierdzeniem odbioru albo wysłać listem poleconym. Taki wniosek to formalne pismo, w którym powinny znaleźć się następujące elementy:
- Twoje dane (imię, nazwisko, adres zamieszkania, ewentualnie PESEL),
- dane pracodawcy (nazwa firmy i adres siedziby),
- dokładne wskazanie, jakiego świadectwa pracy dotyczy wniosek (np. data wystawienia dokumentu, okres zatrudnienia),
- wskazanie zauważonych błędów lub braków w treści świadectwa wraz z propozycją prawidłowego brzmienia/poprawnych danych,
- podpis pracownika oraz data złożenia wniosku.
Po otrzymaniu wniosku pracodawca ma 7 dni na jego rozpatrzenie. Jeśli zgadza się z uwagami, powinien w tym terminie wystawić Ci nowe, poprawione świadectwo pracy i doręczyć je Tobie tak samo jak poprzednio (osobiście lub pocztą). Korekta następuje poprzez wydanie nowego dokumentu opatrzonego aktualną datą – nie dokonuje się poprawek bezpośrednio na starym świadectwie.
Jeżeli natomiast pracodawca nie widzi podstaw do poprawy świadectwa i odmówił sprostowania, ma obowiązek pisemnie (lub mailowo) Cię o tym poinformować w ciągu 7 dni od otrzymania Twojego wniosku. W razie otrzymania takiej odmowy – lub braku odpowiedzi w terminie 7 dni – możesz skierować sprawę do sądu pracy.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
Czy po 14 dniach od otrzymania świadectwa wciąż można zgłosić błąd?
Formalnie wniosek o sprostowanie składa się w ciągu 14 dni od otrzymania świadectwa pracy i po tym terminie pracodawca nie ma obowiązku go uwzględniać. W praktyce możesz jednak napisać do byłego pracodawcy z prośbą o korektę także później (np. gdy błąd wyszedł na jaw po dłuższym czasie). Jeśli pomyłka jest oczywista, część pracodawców poprawia świadectwo mimo upływu terminu, ale zależy to od ich dobrej woli.
Skąd mam wziąć świadectwo pracy?
Istnieją dwa sposoby na uzyskanie świadectwa pracy:
- bezpośrednio od pracodawcy na podstawie pisemnego wniosku o wydanie duplikatu. Podanie powinno zawierać Twoje dane identyfikacyjne (imię i nazwisko, adres, PESEL); dane identyfikacyjne pracodawcy (nazwę firmy, adres); okres trwania umowy o pracę; rodzaj wykonywanej pracy oraz informację o tym, że prosisz o duplikat świadectwa pracy.
- za pośrednictwem sądu pracy. Z tego rozwiązania warto skorzystać np. wtedy, gdy były pracodawca odmówi wydania duplikatu świadectwa pracy. Sprawę rozpoczyna pozew, który należy skonstruować według ogólnie obowiązujących wytycznych.
Jak powinien wyglądać wniosek o sprostowanie świadectwa pracy?
Wniosek o sprostowanie świadectwa pracy to list formalny, w którym powinny znaleźć się dane pracownika, pracodawcy, a także szczegółowe informacje na temat błędów, jakie zostały zauważone w wystawionym dokumencie. Pismo powinno zostać opatrzone datą i podpisem wnioskodawcy. Można dostarczyć je osobiście, przesłać listem poleconym lub wysłać skan za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Duplikat świadectwa pracy – kiedy i jak go uzyskać?
Duplikat świadectwa pracy to nic innego jak ponownie wystawione świadectwo, mające taką samą treść jak oryginał, opatrzone aktualną datą i adnotacją, że to duplikat. O wydanie duplikatu możesz wystąpić przede wszystkim wtedy, gdy oryginał świadectwa zaginął, został zniszczony lub np. omyłkowo Ci go nie wydano. Pracodawcy przechowują kopie świadectw pracy w aktach osobowych pracownika, dlatego nawet po latach powinni móc odtworzyć treść dokumentu.
Jakie są sankcje za niewydanie lub nieterminowe wydanie świadectwa pracy?
Zgodnie z przepisami brak wystawienia pracownikowi świadectwa pracy stanowi wykroczenie zagrożone karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł. Ponadto możesz wnieść przeciwko pracodawcy pozew o naprawienie szkody, która powstała na skutek braku dokumentu.
Czy za pracę wykonaną na podstawie umowy zlecenie mogę otrzymać świadectwo pracy?
Zleceniodawca nie może wystawić zleceniobiorcy takiego dokumentu, ponieważ formalnie nie łączy ich stosunek pracy, a jedynie umowa cywilnoprawna. Przy umowie zleceniu można jednak wystawić zaświadczenie o zatrudnieniu. Takie pismo potwierdza jednak tylko sam fakt pracy w danej firmie i nie daje żadnych dodatkowych przywilejów, np. wyliczenia wymiaru urlopu wypoczynkowego na tej podstawie.