ewidencja czasu pracy - nie taki diabeł straszny jak go digitalizują

Ewidencja czasu pracy jest odzwierciedleniem rzeczywistego czasu pracy pracownika i jest prowadzona w celu prawidłowego naliczenia wynagrodzenia. Oznacza to, że służy przede wszystkim poprawności realizacji umowy między pracodawcą a pracownikiem, której elementem jest właściwa i terminowa wypłata wynagrodzenia za pracę.

Z tego nadrzędnego celu wynikają jeszcze inne aspekty związane zarówno z pracodawcą, jak i pracownikiem. Z punktu widzenia pracodawcy, wynagrodzenie jest kosztem, zatem rzetelność tego procesu będzie mieć swoje konsekwencje w wynikach finansowych. Z kolei punktu widzenia pracownika, prawidłowe i transparentne naliczanie wynagrodzenia buduje zaufanie do pracodawcy, wpływa na jego wizerunek oraz postrzeganie na rynku pracy.

dlaczego pracodawcy muszą przygotowywać ewidencję czasu pracy?

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy wynika z przepisów Kodeksu pracy (art. 149), ale celowo nie wspomniałem o tym na samym początku, aby odpowiedzi na postawione pytanie nie formułować tylko na bazie tego, że wynika to z przepisów prawa, ale, by skupić się na istocie faktycznego celu prowadzenia ewidencji.

jakie informacje powinna zawierać prawidłowa ewidencja czasu pracy?

Tym razem odwołam się najpierw do przepisów prawa. Otóż nie formułują one wprost formy i zakresu prowadzenia ewidencji :-). Odpowiedzi zatem należy poszukać w celu prowadzenia ewidencji, który opisałem powyżej, a mianowicie prawidłowym naliczeniu wynagrodzenia. 

co jest zatem potrzebne, aby je właściwie naliczyć?

Punktem wyjścia jest prawidłowy harmonogram pracy pracownika uwzględniający dopuszczalną liczbę godzin, które można mu zaplanować w ramach przyjętego u pracodawcy okresu rozliczeniowego, zawierający wymiar etatu i przepisy związane z planowaniem czasu pracy (odpoczynek dobowy, tygodniowy, itp.). Harmonogram pracy definiuje, w których dniach i godzinach pracownik ma zaplanowaną pracę oraz, które dni są dniami wolnymi od pracy.

Kolejną informacją jest zaliczony przez pracodawcę czas pracy, przy czym informacja ta powinna wskazywać na przedział czasowy w jakim praca została zaliczona. Podanie łącznej liczby godzin jest niewystarczające w aspekcie oceny np. odpoczynku dobowego.

Uzupełnieniem informacji niezbędnych do prawidłowego naliczenia wynagrodzenia są absencje (nieobecności) oraz wnioski pracownika lub pracodawcy, które definiują, w jaki sposób rozliczyć nieobecność pracownika (np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie, odbiór dnia wolnego, przestój).

Ewidencja czasu pracy z pewnością zatem powinna dostarczać wiedzę o zaliczonym przez pracodawcę przedziale czasowym, ale aby naliczyć wynagrodzenie, oprócz tej informacji potrzebne są też inne: harmonogram pracownika, absencje oraz wnioski. 

Można więc podzielić zakres ewidencji na: uproszczony zawierający informację o czasie pracy oraz pełny uzupełniony o informacje o planie pracy, absencjach i wnioskach.

w jakiej formie i przez kogo może być prowadzona ewidencja czasu pracy?

Tradycyjne formy ewidencji polegają na zbieraniu informacji w wersji papierowej lub z wykorzystaniem arkusza kalkulacyjnego. Najczęściej czynności te wykonują przełożeni pracowników lub osoby odpowiedzialne za administrację pracowniczą. W przypadku pracy zdalnej lub w rozproszonych miejscach, ewidencję prowadzi sam pracownik, a na koniec okresu rozliczeniowego lub częściej, przedstawia ją do akceptacji przełożonego. 

Nowoczesne metody prowadzenia ewidencji wykorzystują aplikacje nierzadko wsparte systemem odbić wejść/wyjść pracowników na czytnikach zlokalizowanych w miejscu pracy oraz z wykorzystaniem aplikacji mobilnej, która umożliwia prowadzenie ewidencji przez pracownika do dalszej akceptacji przełożonego. Te rozwiązania  pozwalają na zebranie w jednym miejscu wszystkich informacji niezbędnych do naliczenia wynagrodzenia, zachowując jednocześnie ciągłość procesu - od pracownika poprzez przełożonego, kończąc na osobie naliczającej wynagrodzenie.

myRandstad WorkTime - nowoczesna aplikacja do ewidencji czasu pracy i nie tylko…

Od 2020 roku Randstad udostępniło swoim Klientom aplikację, która pozwala na kompleksowe gromadzenie w jednym miejscu danych niezbędnych do rozliczenia czasu pracy pracownika i klasyfikacji godzin pracy. Proces rozpoczyna się od zaplanowania czasu pracy pracowników, przy czym, dzięki możliwości importu harmonogramów i przypisaniu pracowników do konkretnych harmonogramów, ta czynność jest całkowicie zautomatyzowana. 

Prowadzenie ewidencji bazuje na akceptacji obecności pracownika w godzinach jego planu, korekcie godzin obecności, jeśli był w pracy w innych godzinach niż planowane lub wskazaniu absencji pracownika. Proces akceptacji obecności może być również zautomatyzowany dzięki integracji aplikacji z systemem rejestracji czasu pracy (RCP), który gromadzi dane na temat godzin wejścia/wyjścia pracownika. W procesie akceptacji czasu pracy uczestniczą przełożony, konsultant HR oraz specjalista ds. rozliczeń. Do prowadzenia ewidencji może być również włączony pracownik, który w aplikacji mobilnej potwierdza swoją obecność. Zaletą aplikacji jest podejście to-do, które domyślnie pokazuje użytkownikowi tylko zakres danych, za które odpowiada i które musi na końcu  zaakceptować.

Aplikacja myRandstad WorkTime pozwala finalnie sklasyfikować czas pracy zgodnie z okresem rozliczeniowym, w systemach czasu pracy podstawowym (dobowy wymiar czasu pracy - 8 godzin) oraz równoważnym (dobowy wymiar czasu - do 12 godzin). Ta funkcjonalność daje  także możliwość śledzenia w trakcie okresu rozliczeniowego, potencjalnych nadgodzin oraz niedopracowań, co stwarza szansę na podjęcie ewentualnych działań optymalizacyjnych. Aplikacja wyposażona jest w szereg raportów, które dostarczają  wielowymiarowe informacje o czasie pracy z perspektywy całej firmy, działu, centra kosztowego czy pracownika.

Dodatkowymi funkcjonalnościami aplikacji są dyski współdzielone, dzięki którym użytkownicy mogą bezpiecznie wymieniać się danymi wg zdefiniowanych wcześniej uprawnień.

Innym ciekawym rozwiązaniem jest formularz danych (myRandstad Onboard) niezbędnych do zatrudnienia pracownika. Rozwiązanie polega na udostępnieniu pracownikowi formularza online, który może wypełnić na dowolnym urządzeniu (smartfon, tablet, komputer). Przesłane dane pozwalają w szybki sposób zarejestrować pracownika w systemie HR, bez konieczności przepisywania danych z tradycyjnych kwestionariuszy osobowych.

W drugiej połowie 2022 roku aplikacja zostanie wzbogacona o moduł zapotrzebowania i planowania obsad pracowników zgodnie ze strukturą organizacyjną firmy. Aplikacja ta będzie zintegrowana z aplikacją mobilną, w której pracownicy będą mogli określać swoją preferowaną dostępność (funkcjonalność dla pracowników elastycznych) oraz podejrzeć swój grafik pracy. W ten sposób myRandstad WorkTime stanie się aplikacją end to end pokrywając swoimi funkcjonalnościami proces od zapotrzebowania na pracowników poprzez zaplanowanie obsad, po przygotowanie ewidencji i rozliczanie czasu pracy.

myRandstad WorkTime jest aplikacją, która wspiera klientów Randstad w transformacji cyfrowej poprzez odejście od tradycyjnych form papierowych oraz arkuszy kalkulacyjnych na rzecz kompleksowych rozwiązań angażujących wszystkie strony procesu: pracownika, przełożonego, konsultanta HR i specjalisty ds. rozliczeń. Dzięki takiemu podejściu każda ze stron jest beneficjentem korzyści jakie dostarcza nam technologia.

Sprawdź Randstad Relevate - intuicyjny i optymalny zestaw naszych technologii.