osiem błędów, jakich należy unikać, zarządzając pracownikami zdalnymi.

Pandemia COVID-19 niezwykle silnie wpłynęła na przedsiębiorstwa i to na wiele sposobów. Niektóre branże (przede wszystkim ochrona zdrowia i farmaceutyka) musiały zareagować na nagły i znaczny wzrost popytu na ich usługi, co przełożyło się też na większe zapotrzebowanie na personel. Inne, takie jak turystyka i obsługa klienta, były zmuszone zredukować liczbę zatrudnionych, szczególnie gdy w wielu krajach wstrzymano działalność o charakterze konsumenckim i sportowo-rekreacyjnym.

Częstsze korzystanie z pracy zdalnej - zalecanej przez rządy i ochronę zdrowia w celu zwalczania rozprzestrzeniania wirusa - stało się dla wielu firm w naturalny sposób jedną z najpowszechniejszych konsekwencji pandemii.

Przeprowadzone przez PwC badanie wykazało, że prawdopodobnie będzie to trwała zmiana w funkcjonowaniu przedsiębiorstw. Niemal ośmiu na dziesięciu ankietowanych (78%) w Badaniu panelowym dla dyrektorów wykonawczych oczekuje dalszej współpracy zdalnej nawet po tym, gdy sytuacja po pandemii się unormuje. Jako stałą tendencję wymieniono także miejsca pracy o niskim zagęszczeniu (61%) oraz gig economy (54%).

Jeśli zarządzanie pracownikami zdalnymi stanowi wyzwanie dla Twojej firmy, to warto, obok pozytywnych wskazówek, których już sporo jest na rynku, mieć również na uwadze doświadczeniach innych firm i przyjrzeć się najczęściej popełnianym błędom oraz sprawdzić. Wszystko po to, aby zawczasu ich uniknąć.

1. Niewspieranie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym

Pracownicy, którzy są przyzwyczajeni do tradycyjnego miejsca pracy, mogą napotkać wiele wyzwań podczas przejścia na tryb pracy zdalnej. Jednym z nich jest utrzymywanie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym. Niewątpliwy plus jest taki, że praca zdalna może umożliwić pracownikom poprawę tego aspektu, np. poprzez odzyskanie czasu, który wcześniej przeznaczali na dojazdy. Niestety jest i minus: może ona zatrzeć granice między życiem zawodowym a prywatnym.

Co w takim razie może zrobić pracodawca? Choćby zachęcać pracowników do rozdzielenia czasu przeznaczanego na pracę i na życie prywatne poprzez wydzielenie w domu specjalnej przestrzeni do pracy. Gdy potrzebują przerwy albo kończą pracę na dany dzień, mogą przejść do innego pomieszczenia, aby nie myśleć o bieżących zadaniach.

Kolejny element, który bardzo mocno wkracza w życie prywatne, to otrzymywanie wiadomości e-mail albo innych powiadomień związanych z pracą poza jej godzinami. Zalecenie pracownikom wyłączenia tych powiadomień/ wyciszenia może okazać się bardzo istotne. Natychmiastowy dostęp do komunikatorów na smartfonach niestety daje poczucie ciągłego bycia w pracy i stałego obowiązku myślenia o niej, co w konsekwencji może prowadzić do wypalenia zawodowego. Wprowadzenie zasady wysyłania wiadomości e-mailowych w godzinach pracy może pomóc pracownikom nie angażować się w swoje zadania po jej zakończeniu.

Wdrażanie konkretnych rozwiązań, mających na celu pomoc pracownikom w utrzymaniu równowagi między życiem zawodowym a prywatnym, może być kluczowe dla utrzymania dobrego samopoczucia i satysfakcji pracowników, nie tylko w czasie pandemii ale również po jej wygaszeniu.

Według ekspertów z Cedars-Sinai Medical Center pandemia prawdopodobnie będzie mieć długotrwałe konsekwencje dla zdrowia psychicznego. 

2. Brak tworzenia codziennej rutyny

Pracownicy, podczas przejścia na tryb pracy zdalnej, mogą napotkać wiele wyzwań, np. z utrzymywaniem rutyny. Mając to na uwadze, przełożeni powinni zmierzać do opracowania jasnej struktury dnia pracy.

Dobrym pomysłem jest wprowadzenie cyklicznych spotkań odbywanych regularnie w ciągu tygodnia. Są one okazją do nadrobienia zaległości w kontaktach, podzielenia się najnowszymi informacjami o postępach prac przy projektach czy informacjami o kluczowym znaczeniu.

Można również zorganizować harmonogram regularnych spotkań określonych pracowników, w szczególności tych, którzy są najbardziej produktywni, gdy współpracują z innymi i potrzebują częstego przedyskutowania swoich pomysłów w szerszym gronie.

Istnieje wiele narzędzi zarządzania projektami, z których można korzystać, aby tworzyć plany i harmonogramy pracy łatwo udostępniane wszystkim pracownikom. Platformy, takie jak: Asana, Trello, Basecamp i Liquid Planner, mogą okazać się szczególnie przydatne w przypadku projektów wymagających  stworzenia listy zadań do wykonania, nadawaniu priorytetu najważniejszym działaniom, przydzielaniu prac i monitorowaniu ich postępów.

Codzienne harmonogramy nie tylko zapewniają strukturę potrzebną pracownikom do wykonywania pracy, lecz także można w nich zawrzeć czas na przerwy, posiłki i ćwiczenia. Pracownicy zdalni, którzy odnoszą najwięcej sukcesów, są w stanie wyznaczać wyraźne granice między życiem zawodowym a prywatnym, a odpowiedzialni pracodawcy powinni być gotowi im w tym pomagać.

3. Problemy z komunikacją

Spędzając dużo czasu w miejscu pracy, członkowie zespołu w naturalny sposób często się ze sobą kontaktują, nawiązują relacje, omawiają kwestie zajmujące ich myśli. Pomaga im to łagodzić stres i dzielić się pomysłami, a praca staje się wydajniejsza.

W przypadku pracowników zdalnych utrzymywanie regularnego kontaktu i częstych rozmów jest jednak dużo trudniejsze. Bariery w komunikacji nie tylko sprawiają, że pracownicy czują się odizolowani i pozbawieni podstawowych korzyści płynących z kontaktu z drugim człowiekiem, lecz także mogą wpłynąć na wyniki całej firmy.

Dlatego wszystkie osoby zaangażowane w pracę nad tym samym projektem powinny pozostawać ze sobą w częstym kontakcie. Obniża to ryzyko popełnienia błędów lub przeoczenia priorytetów, w rezultacie – nieporozumień pomiędzy członkami zespołu.

Technologia ponownie odgrywa tutaj kluczową rolę – dzięki narzędziom do komunikacji i współpracy, takim jak Zoom, Microsoft Teams i G Suite od Google, pracownicy mogą utrzymywać ze sobą kontakt w łatwiejszy (i tańszy) sposób bez względu na ich lokalizację. Takie aplikacje są nieocenione w przypadku komunikacji formalnej, ale można je również wykorzystywać do rozmów nieformalnych czy wydarzeń zespołowych, takich jak wirtualne przerwy na kawę. Ma to często kluczowe znaczenie dla podniesienia morale i utrzymywania relacji między współpracownikami, którzy pracują zdalnie.

4. Zakładanie, że pracownicy, z którymi kontakt jest rzadki, nie potrzebują wsparcia

Różni ludzie reagują na pracę zdalną w różny sposób. Niektórzy rozwijają się dzięki interakcjom społecznym i współpracy, w związku z czym potrzebują regularnego kontaktu ze współpracownikami i kierownikami, aby utrzymać swoją produktywność.

Osoby, które są przyzwyczajone do pracy w samotności albo które są z natury ciche, mogą jednak - pracując w trybie pracy zdalnej - stać się jeszcze bardziej introwertyczne. Może to być związane z tym, że nie czują się wystarczająco pewnie, aby odezwać się w razie pytań albo napotkania problemu.

Managerowie powinni być czujni, aby nie zakładać, że pracownicy są w pełni zadowoleni ze swojej pracy tylko dlatego, że nie zgłaszają żadnych problemów. W rzeczywistości to najcichsi i powściągliwi pracownicy mogą najbardziej potrzebować uwagi przełożonych. W przypadku takich osób prawdopodobieństwo, że same się zgłoszą, jest najmniejsze.

Nawet najdrobniejsze działania i gesty – np. telefon od managera, aby skontaktować się z kimś, z kim nie rozmawiał od kilku dni – mogą wystarczyć, aby pracownik czuł wsparcie. Obniża to również ryzyko braku reakcji na pozornie nieistotne sprawy, które potencjalnie mogą przekształcić się w poważne problemy.

Przeczytaj: jak dbać o dobrostan zespołów pracujących w modelu hybrydowym?

Prezentowana w ten sposób proaktywna postawa jest sygnałem zaangażowania w dbanie o swoją kadrę, co jest korzystne dla marki pracodawcy.

5. Brak wsparcia technicznego

Jednym z najważniejszych priorytetów dla współczesnych przedsiębiorstw, w których znaczna część pracowników przechodzi na pracę zdalną – z wyboru albo z konieczności – powinno być również zadbanie o to, aby mieli dostęp do narzędzi i technologii niezbędnych do pracy.

Pojawia się tu ważne pytanie: jakie procesy i systemy warto wdrożyć, aby zapewnić stałe wsparcie techniczne i dobre rozwiązania?

Aby na nie odpowiedzieć, trzeba znaleźć odpowiedzi na dodatkowe pytania:

• Jak zareagować na problemy techniczne, które uniemożliwiają wykonywanie pracy – np. na awarię laptopa?
• Czy w Twojej firmie dostępne jest wsparcie techniczne dla pracowników, którzy mają problemy z oprogramowaniem albo systemami niezbędnymi do pracy zdalnej?
• Czy jesteś w stanie zapewnić ciągłe szkolenia, które mają pomóc pracownikom jak najlepiej korzystać z technologii przeznaczonych do pracy zdalnej?

6. Pomijanie kwestii bezpieczeństwa

Kluczowe jest to, aby pracownicy mogli właściwie wykonywać pracę z domu, ale istotne jest również to, aby współpraca z pracownikami zdalnymi nie niosła ze sobą ryzyka naruszenia bezpieczeństwa przedsiębiorstwa. Jeśli takie wyzwanie dotyczy Twojej firmy, możesz wdrożyć środki w celu zwiększenia poziomu ochrony i zapewnienia bezpieczeństwa informacji wrażliwych i zasobów.

Po pierwsze warto osoby, których praca jest związana z danymi objętymi ochroną, powinny korzystać jedynie z firmowych urządzeń: laptopów i telefonów. Daje to pewność, że sprzęt jest dobrze zabezpieczony i chroniony zaufanym oprogramowaniem antywirusowym.

Kolejną skuteczną opcją może być utworzenie dla swojego przedsiębiorstwa dedykowanej prywatnej sieci wirtualnej, która zwiększa poziom bezpieczeństwa, poprzez  zastosowanie VPN - wirtualnego, prywatnego „tunelu”, którym można bezpiecznie wysyłać i otrzymywać dane przy wykorzystaniu szyfrowania i narzędzi uwierzytelniania.

Pracowników należy również zaznajomić z najlepszymi praktykami w zakresie bezpieczeństwa, takimi jak:

• Znalezienie cichego miejsca do wykonywania połączeń, które mogą dotyczyć informacji wrażliwych, albo używanie słuchawek dla zachowania prywatności
• Unikanie drukowania danych, które muszą być bezpiecznie przechowywane
• Blokowanie ekranów laptopów, gdy się z nich nie korzysta, i zabezpieczanie hasłem wszystkich sprzętów

7. Mikrozarządzanie

Praca zdalna może zwiększyć ryzyko wystąpienia problemów przez nieregularny kontakt kierowników z pracownikami, dlatego ważne są dbanie o utrzymywanie kontaktu i regularne kontrole postępów w pracy. Ale nie należy popadać w odwrotną skrajność – mikrozarządzanie.

Istotne jest okazanie zaufania pracownikom w zakresie wykonywania przez nich pracy i utrzymywania produktywności bez (wirtualnego) nadzoru kierownika.

Według badań poza miejscem pracy można rzeczywiście lepiej wykonywać swoje obowiązki; 77% pracowników zdalnych twierdzi, że są bardziej produktywni, gdy pracują z domu, a 76% woli unikać biura, gdy muszą skoncentrować się na projekcie.

Ostatecznie przełożeni powinni szukać równowagi między nadzorowaniem pracowników zdalnych i zapewnianiem potrzebnego zespołom wsparcia a dawaniem pewnej swobody i kontroli nad pracą.

8. Brak ustalonych oczekiwań

Osoby, które dopiero zaczynają pracę  w formule zdalnej, powinny mieć jasno określone to, w jaki sposób mają wywiązywać się ze swoich obowiązków w domu (albo w dowolnym miejscu, z którego pracują) oraz wiedzieć, do jakiego poziomu produktywności powinny dążyć.

W przypadku niektórych stanowisk – np. tych, które wymagają tylko laptopa, połączenia z internetem oraz dostępu do danych biznesowych i systemów – różnica między typową pracą z biura a pracą z domu może być niewielka.

Stanowiska, które w większym stopniu polegają na współpracy i interakcjach między współpracownikami, nie będą jednak tak odpowiednie do pracy zdalnej. W takich przypadkach istotne jest utrzymywanie kontaktu z pracownikami i opracowanie planu, tak aby mogli w dalszym ciągu wykorzystywać swoje umiejętności i zachować produktywność, nawet podczas pracy w nowym środowisku.