dlaczego zmiany w firmie zaczynają się od procesu zatrudnienia?

Niewiele pomyłek w biznesie jest bardziej kosztownych niż zatrudnienie niewłaściwej osoby. Koszty te rosną z każdym dniem i mają wpływ na wyniki finansowe firmy. Jako, że innowacyjność ludzi ma kluczowe znaczenie dla powodzenia w biznesie, tak istotne jest, by działy HR mocno skupiały się na zatrudnianiu właściwych pracowników na właściwe miejsca.

Według towarzystwa SHRM rekrutacja i zatrudnienie jednego pracownika może kosztować nawet 4129 dolarów (3492 euro). Wybór właściwej osoby przyniesie znaczny zwrot z tej początkowej inwestycji; z kolei zatrudnienie niewłaściwej osoby będzie oznaczało dalsze straty. Co więcej, jak donosi Forbes, naprawienie pomyłki okazuje się wówczas znacznie kosztowniejsze.

Z drugiej strony dobrze przygotowany proces rekrutacji może przyczynić się do zwiększenia korzyści finansowych. Zespoły HR powinny stosować w swojej pracy takie same zasady, jakie stosują ich koleżanki i koledzy z innych działów do najważniejszych aspektów działalności operacyjnej: optymalizację kosztów, analizę wyników i ciągłe doskonalenie procesów.

W tym artykule omawiamy kwestię zaplanowania właściwego procesu rekrutacji w przedsiębiorstwie; procesu, który pozwoli ograniczyć ryzyko zatrudnienia niewłaściwej osoby do minimum. Udostępniamy tu również bezpłatny przewodnik tworzenia skutecznych opisów stanowisk i ofert pracy,  dzięki któremu wśród kandydatów, z którymi nawiążą Państwo kontakt, będą od samego początku tylko osoby spełniające wymagania dotyczące pracy na danym stanowisku.

jak dochodzi do zatrudnienia niewłaściwej osoby?

Stwierdzenie, że zatrudnienie odpowiedniego pracownika zwiększa wartość przedsiębiorstwa, a zatrudnienie pracownika o nieodpowiednich kompetencjach zmniejsza ją, wydaje się bezdyskusyjne. Dlaczego zatem tak wiele przedsiębiorstw prowadzi rekrutację w sposób nieefektywny?

Główną przyczyną jest brak komunikacji między pracownikami działu HR a managerami zajmującymi się kierowaniem zespołami. Wyłoniliśmy cztery najważniejsze czynniki, które sprawiają, że proces zatrudniania przebiega niewłaściwie, co prowadzi do decyzji o zatrudnieniu niewłaściwych osób:

• Nikt nie skupia się na analizie przyczyn zatrudnienia osoby o niewłaściwych kompetencjach. Managerowie, którzy zajmują się wdrożeniem nowych osób w pracę, z pewnością zdają sobie sprawę, ile czasu zajmuje onbording i jak frustrujące może być wielokrotne powtarzanie tego procesu, jeżeli nowo zatrudniony okaże się niewłaściwie dopasowany do kultury organizacyjnej zespołu, czy firmy. Zanim dział HR po raz kolejny rozpocznie proces rekrutacyjny, warto wspólnie zastanowić się, co sprawiło, że zatrudniony pracownik okazał się niewłaściwym wyborem. Bez analizy procesu rekrutacji, który nie spełnił oczekiwań, nie warto rozpoczynać go na nowo. W przeciwnym razie może się okazać, że zostaną popełnione te same błędy co poprzednio.
• Managerowie nie wiedzą, jak rozpoznać „właściwego kandydata”. Nieporozumieniem jest stwierdzenie, że manager to najlepsza osoba do rekrutowania członków własnego zespołu. „Brak szkoleń w zakresie prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych od dekad jest kulą u nogi najlepszych planów strategii biznesowych, a mimo to wciąż jest to kwestia lekceważona” – donosi spółka Hunt Scanlon.
   
• Managerowie czują presję, by szybko zapełnić wakat. Firmy zatrudniają nowych pracowników, gdy są w potrzebie; stąd wewnętrzna presja, by sfinalizować proces jak najszybciej. Przyczyną może być przeciążenie zespołu obowiązkami lub nagłe odejście jednego z pracowników, a w konsekwencji wakat na którymś z kluczowych stanowisk. Manager może wtedy podjąć pochopną decyzję o zatrudnieniu, lekceważąc braki kandydata, bądź znaczne niedopasowanie do stanowiska.
   

W każdym z tych przypadków manager zatrudnia niewłaściwą osobę; jednak w sytuacji, gdy dział HR w całości zarządzają procesem zatrudnienia i nie komunikują się z kierownikami zajmujący się rekrutacją pracowników, rezultat jest podobny. Dział HR powinien współpracować z managerami – szczególnie na etapie rozmów kwalifikacyjnych, gdy kluczowe są zarówno kompetencje w zakresie prowadzenia takich rozmów, jak i wiedza specjalistyczna w danej dziedzinie. W dalszej części omówimy, jak obie strony mogą osiągnąć te cele.

jak zagwarantować zatrudnienie właściwej osoby za każdym razem?

Pracownik niedopasowany kompetencyjnie może mieć niekorzystny wpływ na produktywność, obniżać morale oraz odstraszać zarówno klientów, jak i innych zatrudnionych pracowników. Najpierw jednak mnóstwo czasu i środków marnuje się na zatrudnienie niewłaściwej osoby zamiast skupić się na znalezieniu osób, na których naprawdę zależy organizacji. Chodzi między innymi o:

• przygotowywanie zasobów wewnętrznych i materiałów dotyczących marki;
• tworzenie opisu oferty pracy, ogłoszeń o pracy i innych pomocy;
• wstępną selekcję potencjalnych kandydatów i rozmowy kwalifikacyjne.

Randstad – jako zaufany partner i światowy lider w branży usług HR – wspiera ludzi i przedsiębiorstwa w urzeczywistnianiu ich prawdziwego potencjału. Rozumiemy, że pomyślny rezultat tych początkowych działań ma kluczowe znaczenie dla sukcesu Państwa firmy i jej pracowników w dłuższej perspektywie. Dlatego opracowaliśmy cztery sposoby, dzięki którym kierownicy zajmujący się zatrudnieniem będą za każdym razem docierać do właściwych pracowników, znajdować ich i wybierać:

1. Optymalizacja opisu oferty pracy i publikacji ogłoszeń. Opisy ofert pracy to drzwi do pozyskania nowych kandydatów, jest zatem bardzo ważne, aby rezultaty tych działań były dla pracodawcy korzystne. To z nich bierze się różnica między możliwością wyboru spomiędzy grona świetnych kandydatów a koniecznością wyboru spośród kandydatów słabych. Na początek należy całościowo pomyśleć o potrzebach zespołu i przedsiębiorstwa. Polecamy też nasz przewodnik dotyczący tworzenia skutecznych opisów stanowisk i ofert pracy, który zawiera bardziej szczegółowe porady.
    
2. Skuteczne kreowanie marki firmy i jej kultury organizacyjnej. Nowy pracownik będzie osiągał mizerne rezultaty, gdy kultura organizacyjna firmy okaże się inna niż zapowiadano. Według Forbesa dla 92% pracowników ważna jest zarówno ogólna kultura korporacyjna, jak i jakość pracy zespołowej w ich dziale.

   Kandydaci czytający ofertę pracy i biorący pod uwagę zatrudnienie się u danego pracodawcy muszą rozumieć kulturę organizacyjną firmy; kluczowe elementy tej kultury należy również przedstawić podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Ustalenie realistycznych oczekiwań dotyczących danego stanowiska zapobiegnie zatrudnieniu niedopasowanych kandydatów. Narzędzia w rodzaju Modern Hire, za pomocą którego kierownicy mogą wstępnie zarejestrować własne odpowiedzi na pytania zadawane podczas rozmów kwalifikacyjnych, pozwalają wyobrazić sobie sylwetkę właściwego kandydata i lepiej określić oczekiwania.
    

3. Nadanie rozmowom kwalifikacyjnym odpowiednich ram, aby obejmowały najważniejsze aspekty stanowiska. W bardzo wielu firmach brak jest standardów prowadzenia rozmów kwalifikacyjnych. Utrudnia to kierownikom zajmującym się zatrudnieniem przekazanie i uzyskanie najważniejszych informacji, na przykład o sposobie zachowania kandydatów, reakcji w określonych sytuacjach i zdolności technicznych. Dodatkowo managerowie zajmujący się zatrudnieniem nie są w stanie w sposób wiarygodny porównać wyników poszczególnych rozmów, jeżeli nie są one prowadzone według tego samego schematu. W 2019 roku spółka McKinsey zaleciła stosowanie standardów oceny rozmów w ramach uporządkowanego schematu gromadzenia informacji na temat kandydatów do zatrudnienia. „Jeżeli nie można w sposób bezpośredni i ścisły powiązać oceny pracy z jej wynikami lub z cechami potrzebnymi do jej wykonywania, nie należy się na takiej ocenie opierać” – wyjaśniają autorzy.
    
4. Znalezienie uniwersalnych cech pracowników, na których zależy organizacji. Oprócz tego, że managerowie zajmujący się zatrudnieniem powinni znajdować pracowników z odpowiednim doświadczeniem i właściwymi umiejętnościami, powinni także wiedzieć, jakich cech szukać u każdego nowo zatrudnianego pracownika – bez względu na stanowisko. Cechy te to między innymi naturalny talent, chęć uczenia się, empatia i wiara we własną umiejętność podejmowania decyzji. Managerowie zajmujący się zatrudnieniem powinni także wiedzieć, jakich cech nie chcą znaleźć u kandydata i dlaczego; należy je nazwać i określić zawczasu.

przyszłość skutecznego zatrudnienia w zasięgu ręki

Poprawa procesu zatrudniania to nie tylko dobry pomysł – to źródło wzrostu realnej wartości przedsiębiorstwa, w tym jego przychodów. W 2018 roku pewna sieć barów szybkiej obsługi przebudowała schemat całego procesu zatrudniania, aby ukierunkować go na konkretny cel i zwiększyć jego wydajność. Efektem był między innymi wzrost szybkości obsługi o 30% i wzrost przychodów o 5% w całej sieci.

Jednak 100% sukcesu związanego z zatrudnianiem nowych pracowników zaczyna się od dotarcia do właściwych kandydatów, a to z kolei zaczyna się od opisu oferty pracy i ogłoszenia o pracy. Zachęcamy do wykonania kolejnego kroku związanego z rekrutacją: pobrania naszego bezpłatnego przewodnika tworzenia skutecznych opisów ofert pracy i publikacji ogłoszeń.