Koszty pośrednie to ważne zagadnienie dla managerów HR, którzy chcą sprawnie zarządzać wydatkami dotyczącymi pracowników.

Kontrolowanie kosztów to główny priorytet dla większości managerów HR. Gdy Twoja praca polega na poszukiwaniu i zatrudnianiu pracowników, których potrzebuje firma, musisz mieć pewność, że odbywa się to w możliwie najbardziej opłacalny sposób.

W przypadku rekrutacji zadanie monitorowania kosztów bezpośrednich – takich jak wynagrodzenia pracowników i koszty związane z rekrutacjami na poszczególne stanowiska – jest względnie proste i oczywiste.

Aby prowadzić efektywne zarządzanie pracownikami i wszystkimi kosztami pracy w firmie, warto zwrócić także uwagę na koszty pośrednie, których przykładem może być spadek produktywności, wywołany chociażby absencją pracowników i koniecznością pracy przez dłuższy czas w niepełnej obsadzie. Z pewnością przeliczenie i oszacowanie kosztów pośrednich w budżecie jest trudne, jednak nie warto z tego rezygnować. Każdemu pracodawcy zależy na zwiększeniu poziomu wydajności pracy oraz wynikach finansowych firmy, a zatem zwracanie uwagi na wszystkie czynniki, które wpływają na czas wykonania zadania, produktywność i wydatki związane z zatrudnianiem pracowników, jest niezwykle istotne.

Innymi słowy, monitorowanie kosztów pośrednich pracy pozwala lepiej nimi zarządzać i szukać sposobów na ich redukcję. Poniżej przedstawiamy najbardziej powszechne koszty pośrednie wraz z sugestiami, co zrobić, aby lepiej je kontrolować.

absencja i rotacja pracowników

Wysoki wskaźnik absencji stanowi znaczne obciążenie finansowe dla firmy. W przypadku braków kadrowych pracodawcy mierzą się z koniecznością zatrudnienia dodatkowych pracowników w krótkim czasie, przeniesieniem pracowników z jednego stanowiska na inne, bądź zlecaniem pracy w godzinach nadliczbowych.

Każde z tych rozwiązań wiąże się z dodatkowymi kosztami. Co więcej, mogą skutkować obniżoną produktywnością. Nowo zatrudnieni pracownicy i ci, którzy zostali przesunięci ze swoich standardowych stanowisk, mogą nie mieć odpowiednich kompetencji do sprostania nowym obowiązkom w krótkim czasie. Należy również wziąć pod uwagę takie aspekty jak zwiększenie poziomu stresu pracowników.

Negatywne następstwa może także wywoływać zwiększona rotacja personelu. Jeśli liczba pracowników, którzy decydują się na odejście z pracy jest zbyt duża, konieczne jest przeznaczenie mnóstwa czasu, pieniędzy i energii na uzupełnianie niedoboru kadrowego. Poza oczywistymi konsekwencjami finansowymi może to przyczyniać się do przerwania ciągłości pracy, niedotrzymania terminów oraz niekorzystnie wpływać na atmosferę.

Koszty związane zarówno z absencją, jak i rotacją można zminimalizować stosując sprawdzone, efektywne podejście do procesu rekrutacji. Usprawnienie procedur i procesów kadrowych, wpłynie pozytywnie na relacje nowo zatrudnionych pracowników z pracodawcą. 

czas potrzebny na obsadzenie stanowisk

Eliminacja braków kadrowych nie tylko pochłania wiele czasu, ale wpływa także na zwiększenie kosztów pośrednich, które ponosi pracodawca. Im więcej czasu zajmuje proces zatrudnienia, tym mniej można go poświęcić na podstawową działalność biznesową i generowanie przychodów.

Aby zoptymalizować wyniki w tym zakresie, warto ustalić odpowiednie kryteria i kluczowe wskaźniki efektywności, które pomogą monitorować skuteczność procesu rekrutacji i sygnalizować, gdy przeznaczamy zbyt dużo czasu na ten etap.

Współcześnie pracodawcy z powodzeniem stosują technologię, aby kontrolować czas potrzebny na procesy rekrutacyjne i szybszą weryfikację aplikujących kandydatów. Narzędzie Checkster wykorzystuje możliwości automatyzacji w celu przyspieszenia sprawdzania referencji, podczas gdy AllyO zmniejsza obciążenie administracyjne osób zajmujących się rekrutacjami w firmach, dzięki zastosowaniu sztucznej inteligencji i uczenia maszynowego.

szkolenia i wprowadzenie nowego pracownika

Proces rekrutacji nie kończy się w momencie wybrania właściwych kandydatów i zaakceptowania przez nich oferty pracy. Z perspektywy pracownika i jego efektywności istotne jest to, jak pracodawca wspiera go od samego początku, kiedy zapoznaje się z nowym stanowiskiem i odnajduje swoje miejsce w organizacji.

Proces ten może także obejmować wprowadzenie albo wsparcie merytoryczne zapewnione przez innych, bardziej doświadczonych pracowników. Wdrożenie nowego pracownika w zadania z pewnością zabiera czas i może dezorganizować pracę innych członków zespołu, odpowiedzialnych za przekazanie obowiązków. Dlatego też warto wziąć to pod uwagę i uwzględnić jako koszt pośredni rekrutacji, niezbędny, aby nowo zatrudnieni rozpoczęli pracę w najbardziej efektywny sposób.

Ponadto nie należy zapominać o dodatkowych kosztach związanych z podnoszeniem kompetencji pracowników w ramach szkoleń i certyfikacji.

Na szczęście dzięki najnowszym technologiom, wdrażanie nowych pracowników może stać się bardzo efektywne, przy jednoczesnej oszczędności czasu i kosztów. Nowoczesne narzędzia mogą pomóc przyjąć całościowe podejście do procesu – od ogłoszeń rekrutacyjnych po wdrażanie pracowników. Wsparcie agencji zatrudnienia ułatwi znalezienie najbardziej dogodnych technologii i dostosowanie procesów tak, by osiągnąć najlepsze wyniki w obszarze HR.