jakie Twoje dane osobowe gromadzimy?

Jeśli jesteś pracownikiem tymczasowym oddelegowanym do pracy u jednego z naszych klientów, możemy przetwarzać Twoje dane osobowe, w tym:

  • Dane identyfikacyjne – Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe (w tym adres domowy, numer telefonu domowego i numer telefonu komórkowego), obywatelstwo i kraj zamieszkania, datę urodzenia, (w wyjątkowych przypadkach) płeć, podpis cyfrowy i języki, którymi się posługujesz.
  • Informacje zawodowe – możemy przetwarzać dane osobowe związane z Twoją pracą, takie jak (bez ograniczeń) stanowisko, opis i lokalizacja Twojej pracy, dział, w którym pracujesz, służbowy adres e-mail, poziomy raportowania i status zatrudnienia (pełny etat/niepełny etat/itd.).
  • Informacje finansowe – informacje finansowe obejmujące (bez ograniczeń) numer rachunku bankowego, dane banku, NIP.
  • Informacje o wynagrodzeniu – możemy przetwarzać informacje o wynagrodzeniu, takie jak (bez ograniczeń) okresowe wypłaty, świadczenia oraz premie.
  • Informacje związane z wynikami – informacje związane z wynikami, w tym (bez ograniczeń) informacje o ocenach Twoich wyników.
  • Informacje dyscyplinarne – informacje dotyczące środków dyscyplinarnych podjętych wobec Ciebie, jeśli zostały podjęte.
  • Informacje dotyczące skarg – aby pomóc w zgłaszaniu skarg i (podejrzeń) niewłaściwego postępowania, w ramach grupy spółek Randstad utworzyliśmy dedykowane kanały, za pomocą których interesariusze mogą zgłaszać obawy: albo za pośrednictwem lokalnych mechanizmów na poziomie miejscowych spółek grupy Randstad, albo, w przypadku poważnych naruszeń (w tym w celu informowania o nieprawidłowościach), za pośrednictwem naszej infolinii ds. zgłaszania nieprawidłwości, narzędzia grupy Randstad służącego zgłaszaniu naruszeń. Ilekroć otrzymamy zgłoszenie skargi lub (podejrzenia) niewłaściwego postępowania, możemy przetwarzać dane osoby składającej skargę, innych osób wymienionych w skardze oraz osób, których dotyczy skarga i/lub dochodzenie w sprawie skargi. 
  • Identyfikatory wydane przez instytucję rządową – możemy przetwarzać identyfikatory wydane przez instytucję rządową, w tym (bez ograniczeń) nr PESEL i nr NIP.
  • CV/życiorysy i inne informacje rekrutacyjne – Twoje CV/życiorys i inne istotne informacje (takie jak Twoje zdjęcie, notatki z rozmowy kwalifikacyjnej oraz informacje zawarte w liście motywacyjnym lub zebrane w ramach procesu aplikacyjnego).
  • Dane dotyczące podróży i wydatków – informacje i wydatki dotyczące podróży oraz zakwaterowania, w tym (bez ograniczeń) plany podróży, hotelowe i podróżne karty premiowe.
  • Informacje, które zdecydujesz się nam udostępnić – informacje, które zdecydujesz się nam udostępnić, w tym (bez ograniczeń) informacje, które udostępniasz podczas korzystania z pomocy technicznej lub dzwoniąc na infolinię, a także informacje o Tobie, które mogą być przekazywane podczas komunikacji z nami za pomocą kamery internetowej.
  • Informacje o pojeździe – informacje o Twoim samochodzie prywatnym lub służbowym, w tym (bez ograniczeń) numer rejestracyjny, bilety parkingowe i mandaty za prowadzenie pojazdu.
  • Zdjęcia i materiały wideo – gdy uczestniczysz w zewnętrznych lub wewnętrznych wydarzeniach, spotkaniach, konferencjach lub innych wydarzeniach, możemy przetwarzać zdjęcia lub filmy, na których się znajdujesz.
  • Przynależność do związków zawodowych – dane ujawniające Twoją przynależność do związków zawodowych.
  • Informacje o rodzinie i osobach pozostających na Twoim utrzymaniu – informacje dotyczące Twojej rodziny i osób pozostających na Twoim utrzymaniu, w tym (bez ograniczeń) szczegóły dotyczące składu rodziny (imiona, płeć, wiek), wszelkie „specjalne potrzeby” lub wymagania edukacyjne dzieci lub osób na Twoim utrzymaniu, informacje kontaktowe w razie nagłych wypadków.
  • Informacje związane z kartami identyfikacyjnymi/kontroli dostępu – karty identyfikacyjne pracowników i karty kontroli dostępu mogą zawierać Twoje imię i nazwisko, zdjęcie, numer pracownika i mogą być powiązane z innymi danymi w ewidencji (dział, numer telefonu, tablica rejestracyjna).
  • Nagrania z kamer monitoringu wizyjnego – możemy przetwarzać nagrania systemów monitoringu wizyjnego, na których się znajdujesz.
  • Wyniki ankiet – możemy przetwarzać Twoje odpowiedzi na pytania w ankietach pracowniczych.
  • Informacje związane z korzystaniem z urządzeń i oprogramowania Randstad oraz dostępem do sieci Randstad – możemy przetwarzać informacje związane z korzystaniem z naszych urządzeń, oprogramowania i dostępu do naszych sieci, w tym (bez ograniczeń) historię przeglądania, korzystanie z poczty e-mail, Internetu oraz mediów społecznościowych, zarówno w miejscu pracy, na naszym sprzęcie, jak i w inny sposób za pośrednictwem naszych sieci.
  • Informacje o odwiedzających – gdy wchodzisz do naszych budynków, możemy zbierać takie informacje jak Twoje imię i nazwisko, dane kontaktowe, numer rejestracyjny samochodu, szczegóły dokumentu tożsamości itp. ze względów bezpieczeństwa. W przypadkach, w których jesteśmy do tego prawnie zobowiązani, możemy również poprosić Cię o ujawnienie informacji o Twoim zdrowiu (w tym informacji związanych z infekcjami wirusowymi, grypą itp.) ze względów zdrowotnych i bezpieczeństwa.
  • Szczególne kategorie danych, w tym:
    • Informacje dotyczące zdrowia – informacje dotyczące zdrowia, w tym (bez ograniczeń) dotyczące urazów i narażenia na nie, zgłoszeń wypadków, niepełnosprawności, choroby i absencji, a także informacje o urlopach macierzyńskich zgodnie z wymogami prawnymi.

W zakresie, w jakim przetwarzamy te szczególne kategorie danych, będziemy chronić, zabezpieczać i wykorzystywać je w sposób zgodny z niniejszą informacją i obowiązującymi przepisami.

  • Informacje o sankcjach handlowych, którym podlegasz – możemy zweryfikować, czy jesteś osobą zajmującą eksponowane stanowisko polityczne, znajdujesz się na liście specjalnie wyznaczonych obywateli lub podlegasz innym sankcjom na mocy obowiązujących przepisów lub regulacji.

dlaczego potrzebujemy Twoich danych osobowych?

Randstad przetwarza Twoje dane osobowe wyłącznie w celach określonych poniżej:

  • Ogólne cele związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi i administracją (w tym zarządzanie personelem). Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych.

  • Wynagrodzenie, lista płac i zwrot kosztów (w tym raportowanie i rozliczanie klientów). Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych / zobowiązań podatkowych.
  • Ubezpieczenia, emerytury i inne świadczenia. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub Przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych.
  • Zarządzanie wynikami, rozwój kariery i szkolenia. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują rozwój i szkolenie pracowników.

  • Zarządzanie flotą. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów.
  • Zarządzanie sprawami dyscyplinarnymi i skargami, dochodzenia, odwołania (w tym zarządzanie skargami) i rozpatrywanie zgłoszeń w ramach procedury Randstad dotyczącej zgłaszania naruszeń. Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi.
  • Zarządzanie sporami i postępowanie sporne. Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi.
  • Zarządzanie BHP. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub przetwarzanie jest niezbędne w celu zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i ubezpieczeń społecznych. Jeśli nie wynika to z powyższych podstaw: przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę pracowników, aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi; lub do celów ochrony żywotnych interesów osób, których dotyczą dane.
  • Zarządzanie urlopami, zwolnieniami i innymi absencjami. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności.
  • Zgodność z przepisami prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych oraz innymi wymogami prawnymi lub regulacyjnymi (np. wymaganiami dotyczącymi równych szans i różnorodności w miejscu pracy). Przetwarzanie jest niezbędne do zapewnienia zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi zatrudnienia i realizacji naszych zobowiązań prawnych wynikających z prawa pracy, podatkowego, ubezpieczeń społecznych oraz innych przepisów i regulacji.
  • Wsparcie informatyczne. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów i zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

  • Cele dotyczące obiektów, bezpieczeństwa i planowania na wypadek sytuacji awaryjnej. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę i zabezpieczenie naszych aktywów, obiektów, systemów informatycznych i pracowników.

  • Optymalizacja wykorzystania sieci i urządzeń oraz powiązane środki kontroli bezpieczeństwa (w tym dostęp do sieci firmowej i uwierzytelnianie). Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów i zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.

  • Zapobieganie, wykrywanie i prowadzenie dochodzeń w sprawie oszustw i innych przestępstw oraz zapewnienie zgodności z systemami sankcji (w tym identyfikacja osób zajmujących eksponowane stanowiska polityczne, specjalnie wyznaczonych obywateli i sprawdzanie list podmiotów objętych sankcjami). Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia naszych zobowiązań prawnych (w tym dotyczących sytuacji, gdy władze lub organy administracyjne proszą o informacje o pracowniku tymczasowym).

  • Zarządzanie sytuacjami awaryjnymi i katastrofami. Na podstawie prawnie uzasadnionego interesu realizowanego przez Randstad, który obejmuje zapewnienie bezpieczeństwa pracowników; oraz

jeżeli powyższa podstawa nie znajduje zastosowania, ponieważ wymaga tego miejscowe, bezwzględnie obowiązujące prawo, tylko w tych ograniczonych przypadkach może to być oparte na zgodzie.

  • Zarządzanie relokacją, mobilnością i podróżami. Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy o pracę pracownika tymczasowego; i/lub

przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności. 

  • Monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania zasad i procedur Randstad. Prawnie uzasadnione interesy realizowane przez Randstad, które obejmują ochronę naszych aktywów i zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych.
  • Monitorowanie i egzekwowanie przestrzegania obowiązujących nas zobowiązań prawnych (w tym wymagań określonych w Twojej umowie z nami). Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują ochronę aktywów firmy, ochronę jej interesów prawnych oraz zarządzanie roszczeniami/sporami prawnymi.
  • Rekrutacja i obsada etatów. Podstawy prawne to: (a)(przed)umowna konieczność dotycząca świadczenia naszych usług podczas dopasowywania lub gdy zawieramy z Tobą umowę o pracę, potrzebujemy pewnych danych, aby móc sporządzić tę umowę, a następnie prawidłowo ją wykonać;

(b) wtedy i tylko wtedy, gdy lokalna procedura nie stanowiłaby prawnie wiążącego stosunku umownego zgodnie z (a) lub jeśli obowiązujące prawo stanowi inaczej, wyjątek może być oparty na naszym prawnie uzasadnionym interesie dotyczącym budowania i utrzymywania relacji;

(c) jeżeli (a) i (b) nie znajdują zastosowania lub wymaga tego miejscowe, bezwzględnie obowiązujące prawo, tylko w tych ograniczonych przypadkach może to być oparte na zgodzie.

  • Ankiety pracownicze, cele statystyczne. Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego przeprowadzania ankiet wśród naszych pracowników tymczasowych w celu lepszego zrozumienia ich potrzeb, ulepszania naszych usług oraz budowania i utrzymywania dobrych relacji z naszymi pracownikami tymczasowymi oraz klientami, dla których pracują nasi pracownicy tymczasowi.
  • Organizacja wydarzeń. Na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu dotyczącego organizowania wydarzeń w celu lepszego budowania i utrzymywania dobrych relacji ze społecznością naszych pracowników tymczasowych oraz z klientami, dla których pracują nasi pracownicy tymczasowi.
  • Zarządzanie przynależnością pracowników do stowarzyszeń zawodowych. przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności.
  • Audyty wewnętrzne i zewnętrzne. Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, które obejmują poprawę efektywności w miejscu pracy i prawidłowe prowadzenie działalności, w tym zapewnienie zgodności z przepisami i regulacjami.
  • Prowadzenie transakcji korporacyjnych (w tym fuzji, przejęć i zbycia udziałów). Przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Randstad, w tym interesu Randstad dotyczącego rozwijania działalności poprzez fuzje, przejęcia i zbycie udziałów.

Twoje dane osobowe będą przechowywane przez:

  • dane osobowe objęte dokumentacją pracowniczą, w tym umowami o pracę oraz dokumentami związanymi z ustaniem stosunku pracy – w celu realizacji ustawowego obowiązku przechowywania (archiwizacji) stosownej dokumentacji pracowniczej, na podstawie art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (okres wymaganego przechowywania wynosi w stosunku do osób zatrudnionych do dnia 31 grudnia 2018 r. – 50 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy, a w stosunku do osób zatrudnionych po 01.01.2019 - 10 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy);
  • dane osobowe objęte dokumentacją płacową, w tym listą płac – w celu realizacji ustawowego obowiązku przechowywania (archiwizacji) stosownej dokumentacji, na podstawie której następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, na podstawie art. 94 pkt 9b ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy oraz art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych w związku z art. 7 ust. 2 ustawy z dnia 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (okres wymaganego przechowywania wynosi w stosunku do osób zatrudnionych do dnia 31 grudnia 2018 r. – 50 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego płatnika, a w stosunku do osób zatrudnionych po 01.01.2019 - 10 lat licząc od dnia zakończenia przez pracownika pracy u danego pracodawcy).

Możemy przechowywać Twoje dane osobowe dłużej, jeśli to konieczne w związku z jakimikolwiek bieżącymi lub potencjalnymi sporami (np. potrzebujemy tych danych osobowych do zgłoszenia lub obrony roszczenia prawnego), w którym to przypadku będziemy przechowywać Twoje dane osobowe do zakończenia sporu; i/lub w celu zapewnienia zgodności z obowiązującymi nas przepisami lub regulacjami prawnymi (np. dla celów podatkowych lub emerytalnych), w którym to przypadku będziemy przechowywać Twoje dane osobowe tak długo, jak wymaga tego obowiązek prawny.