nasze usługi

wypełnij formularz

i porozmawiaj z nami o tym, jak możemy Ci pomóc z Twoimi wyzwaniami w obszarze kadr i płac.

pewność, bezpieczeństwo i elastyczność w zarządzaniu kadrami i płacami

Dynamiczne zmiany w polskim prawie pracy i podatkach, wyzwania związane z poufnością wynagrodzeń oraz wysokie koszty utrzymania wewnętrznych zespołów HR sprawiają, że zarządzanie procesami kadrowo-płacowymi staje się jednym z najbardziej wymagających obszarów w biznesie.

Outsourcing kadr i płac w Randstad Payroll Solutions to gwarancja pełnej zgodności z przepisami, ciągłości procesów oraz bezpieczeństwa danych. Przejmujemy obsługę kadr i naliczania wynagrodzeń, pozwalając Twojej firmie skoncentrować się na realizacji celów biznesowych.

skontaktuj się z nami

dlaczego firmy decydują się na zewnętrzną obsługę kadrowo-płacową?

Wybór zewnętrznego partnera HR to decyzja strategiczna, która przynosi twarde korzyści finansowe i operacyjne:

Główne korzyści biznesowe:

  • redukcja kosztów stałych

    Wyeliminowanie wydatków na specjalistyczne oprogramowanie kadrowo-płacowe, szkolenia prawne oraz rekrutację i zastępstwa pracowników kadrowych.

  • pełna poufność płac

    Utajnienie wysokości wynagrodzeń (w tym kadry zarządzającej) przed zespołem wewnątrz organizacji.

  • transfer ryzyka i odpowiedzialności

    Gwarancja zgodności z Kodeksem Pracy, ustawami podatkowymi i ZUS – odpowiedzialność spoczywa na doświadczonym partnerze.

  • ciągłość operacyjna

    Brak ryzyka przestojów w wypłatach z powodu zwolnień lekarskich czy urlopów wewnętrznych księgowych.

skontaktuj się z nami

1 2 3 4
Outsourcing Płac (Payroll) Naliczanie wynagrodzeń: Kompleksowa kalkulacja wypłat z uwzględnieniem umów o pracę, umów cywilnoprawnych (zlecenie, dzieło), premii, prowizji oraz nadgodzin Rozliczenia z instytucjami: Przygotowanie i przesyłanie deklaracji do ZUS, Urzędów Skarbowych, PFRON oraz GUS. Obsługa PPK i ZFŚS: Administracja Pracowniczymi Planami Kapitałowymi oraz Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych. Płace Menedżerskie (Executive Payroll): Dedykowany, poufny proces naliczania wynagrodzeń dla członków zarządu i kluczowej kadry menedżerskiej.
Outsourcing Kadr (Administracja Personelu) Prowadzenie dokumentacji pracowniczej: Kompleksowe zarządzanie aktami osobowymi w formie cyfrowej (e-teczka). Monitorowanie terminów: Nadzór nad ważnością badań lekarskich, szkoleń BHP oraz kończących się umów. Ewidencja czasu pracy i absencji: Rozliczanie urlopów, zwolnień lekarskich (e-ZLA), macierzyńskich i innych nieobecności. Rozliczanie płacowe cudzoziemców: Prawidłowe naliczanie wynagrodzeń, zaliczek na podatek (PIT) oraz składek ZUS dla pracowników z zagranicy, w oparciu o wytyczne prawne i podatkowe dostarczone przez dedykowane doradztwo podatkowe.

nowoczesne technologie w służbie HR

W ramach współpracy udostępniamy zaawansowane ekosystemy cyfrowe, które automatyzują komunikację między pracodawcą, pracownikiem a działem payrollu:

  • Portal Pracowniczy myRandstad WorkTime & myRandstad App: Dostępny na komputery i urządzenia mobilne. Pozwala pracownikom na pobieranie e-pasków i e-PIT-ów, składanie wniosków urlopowych online oraz samodzielną aktualizację danych przez pracowników Klienta.
  • Cyfrowa ewidencja czasu pracy (myRandstad WorkTime & myRandstad App): Intuicyjne narzędzie do ewidencji i rozliczania grafików, integracji z systemami RCP (Rejestracja Czasu Pracy) oraz automatycznego filtrowania nadgodzin i błędów.
skontaktuj się z nami

Jak wygląda wdrożenie usługi ?

Przejęcie procesów kadrowo-płacowych realizujemy w sposób płynny i niezauważalny dla Twoich pracowników:

  • Audyt zerowy i analiza potrzeb: Poznajemy specyfikę Twojej organizacji, zapoznajemy się z regulaminami pracy i wynagradzania a także poznajemy i mapujemy twoje składniki płacowe.
  • Harmonogram i migracja danych: Bezpiecznie importujemy przekazane nam dane kadrowo-płacowe do naszych systemów IT oraz ustalamy kalendarz rozliczeń.
  • Konfiguracja narzędzi i szkoleń: Uruchamiamy portale pracownicze i szkolimy Twój zespół z obsługi systemu.
  • Rozruch i stała obsługa: Przejmujemy pełną odpowiedzialność za terminowe naliczanie wypłat i prowadzenie kadr z dedykowanym opiekunem.
skontaktuj się z nami

często zadawane pytania (FAQ)

  • jak zapewniacie bezpieczeństwo danych osobowych i finansowych?

    Stosujemy najwyższe standardy ochrony danych zgodne z RODO oraz wymogami bezpieczeństwa informacji. Dostęp do danych płacowych posiadają wyłącznie wyznaczeni specjaliści Randstad, a infrastruktura IT zabezpieczona jest zaawansowanym szyfrowaniem i ciągłym monitoringiem. Posiadamy Certyfikat ISO 27001 który jest oficjalnym potwierdzeniem, że stosujemy System Zarządzania Bezpieczeństwem Informacji (SZBI), którego głównym celem jest wysoki standard pod kątem poufności,integralności oraz dostępności danych.

  • czy obsługa kadrowo-płacowa obejmuje reprezentację przed ZUS i PIP?

    Tak. W ramach umowy reprezentujemy naszych klientów podczas kontroli przeprowadzanych przez Państwową Inspekcję Pracy (PIP), ZUS czy Urząd Skarbowy, przygotowując niezbędną dokumentację i wyjaśnienia.

  • co w przypadku, gdy w naszej firmie dochodzi do częstych zmian zatrudnienia?

    Rozliczenia opieramy na elastycznym modelu cenowym. Koszt usługi dostosowuje się do aktualnej liczby obsługiwanych pracowników w danym miesiącu, co pozwala zachować pełną kontrolę nad budżetem.

  • porozmawiajmy o potrzebach Twojej firmy

    Skontaktuj się z naszymi ekspertami, aby otrzymać bezpłatną ofertę cenową wraz z opisem działań jakie podejmujemy w trakcie współpracy.

  • jakie są zadania dodatkowe w ramach usługi kadrowo-płacowej?

    Oprócz podstawowego naliczania wypłat i prowadzenia akt osobowych, usługi kadrowo-płacowe mogą obejmować wsparcie w obszarach takich jak:

    • Obsługa Płaca Menedżerskich (Executive Payroll): dedykowany, najwyższy poziom poufności dla zarządu i kluczowych dyrektorów,
    • Audyty kadrowo-płacowe: weryfikacja poprawności dotychczas prowadzonej dokumentacji pod kątem zgodności z prawem pracy,
    • Wdrożenie i obsługa Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) oraz Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS),
    • Obsługa benefitów takich jak: - ubezpieczenie, centrum, medyczne, karta sportowa
    • Rozliczanie czasu pracy

  • czy outsourcing kadr i płac jest opłacalny dla małych firm?

    Tak, dla małych firm outsourcing jest często najbardziej opłacalnym rozwiązaniem. Utrzymanie chociażby jednego pełnego etatu wykwalifikowanego specjalisty ds. kadr i płac generuje wysokie koszty stałe (pensja, koszty rekrutacji, szkolenia prawne, oprogramowanie kadrowe, licencje). W przypadku firmy zewnętrznej płacisz wyłącznie za realną liczbę obsłużonych pracowników, redukując znacznie koszty operacyjne.

  • od czego zależy koszt usług kadrowo-płacowych?

    Cena usługi jest ustalana indywidualnie i zależy głównie od:

    1. Liczby pracowników i zleceniobiorców: im większy zespół, tym niższy koszt jednostkowy za pasek/teczkę,
    2. Zakresu wybranych usług: sam payroll (płace) jest tańszy niż pełna obsługa łącznie z ewidencją czasu pracy i e-teczkami.
    3. Ilości składników płacowych na liście płac i ich skomplikowania.

  • kto odpowiada za błędy w rozliczeniach przy outsourcingu?

    Odpowiedzialność za poprawność naliczeń podatkowych, składek ZUS oraz prowadzenia dokumentacji spoczywa na firmie outsourcingowej. Profesjonalni dostawcy biorą na siebie pełną odpowiedzialność cywilną za ewentualne pomyłki i posiadają wysokie polisy ubezpieczeniowe OC.

  • czy po przekazaniu kadr i płac na zewnątrz firma nadal ma kontrolę nad procesami?

    Tak, firma zachowuje pełną kontrolę i wgląd w procesy. Poprzez cyfrowe portale dla menedżerów masz dostęp do danych kadrowo-płacowych. Firma zewnętrzna wykonuje procesy operacyjne, natomiast decyzje zarządcze (np. o przyznaniu podwyżki, premii czy rozwiązaniu umowy) pozostają w rękach Twojej firmy.

  • jak wygląda współpraca z firmą outsourcingową na co dzień?

    Współpraca opiera się na stałym harmonogramie miesięcznym:

    1. W wyznaczonym dniu przesyłasz dane zmienne (np. przepracowane godziny, wnioski o premie).
    2. Zespół dostawcy nalicza listy płac, przygotowuje paski wypłat oraz generuje pakiety przelewów dla banku.
    3. Po Twojej akceptacji płace są wypłacane, a wygenerowane deklaracje trafiają automatycznie do ZUS, PFRON.
    4. Przez cały czas masz dedykowanego opiekuna, z którym konsultujesz bieżące sprawy.

  • czy outsourcing kadr i rozwiązań można dostosować do indywidualnych potrzeb firmy?

    Tak, usługa jest w pełni elastyczna i modułowa. Zewnętrzny dostawca może przejąć 100% procesów kadrowo-płacowych lub jedynie wybrany fragment – np. same płace, same kadry, same umowy cywilnoprawne, czy  wyłącznie obsługę kadry menedżerskiej.

  • czy zewnętrzna obsługa obejmuje kontakt z urzędami i instytucjami?

    Tak. Firma outsourcingowa przejmuje na siebie reprezentowanie Twojej firmy przed ZUS, Urzędem Skarbowym, Państwową Inspekcją Pracy (PIP), GUS czy PFRON. Eksperci przygotowują dokumenty i uczestniczą w ewentualnych kontrolach.

  • jak szybko można wdrożyć outsourcing kadr i płac?

    Czas wdrożenia zależy od wielkości firmy i złożoności jej struktur, jednak najczęściej trwa od 2 do 3 miesięcy. W tym czasie uzgadniamy z Klientem format przekazywanych danych, raporty, zakres konkretnych działań migracja danych do nowych systemów, konfiguracja oprogramowania oraz szkolenie zespołu z obsługi portali pracowniczych.

  • czy pracownicy nadal mają łatwy dostęp do swoich dokumentów i informacji?

    Tak, a w nowocześnie zorganizowanym outsourcingu dostęp ten jest nawet szybszy. Pracownicy korzystają z samoobsługowego Portalu Pracowniczego (aplikacji na telefon lub WWW), gdzie w dowolnym momencie mogą:

    • pobrać e-paski wynagrodzeń i e-PIT-y,
    • sprawdzić dostępny limit urlopowy i złożyć wniosek online,
    • pobrać zaświadczenia o zatrudnieniu czy zarobkach.
    • zmienić swoje dane takie jak np.numer konta bankowego, czy inne dane mające wpływ na rozliczenie wynagrodzenia, oraz prowadzenie kadr.  

  • jakie firmy najczęściej korzystają z outsourcingu kadr i płac?

    Z zewnętrznej obsługi kadrowo-płacowej korzystają firmy z niemal każdego sektora. Są różne potrzeby korzystania z outsourcingu kadrowo-płacowego zależy to od sytuacji w jakiej jest dane przedsiębiorstwo, od strategii jaką obrała firma, możemy wymienić np.:
     

    • Firmy które chcą skupić się na rozwoju działalności a nie na działaniach supportowych,
    • Firmy które mają rotację w wewnętrznym dziale HR
    • Firmy które mają osoby w dziale HR te osoby planują urlopy macierzyńskie czy dłuższe nieobecności - tymczasowe projekty outsourcingowe
    • firmy które mają własne systemy płacowe a nie mają możliwości zatrudnić u siebie osób na umowę o pracę - wtedy praca opiera się na systemie kadrowo-płacowym Klienta
    • Firmy z sektoru produkcyjny i logistyczny: charakteryzujący się dużą rotacją, pracą zmianową i złożoną ewidencją czasu pracy - nie chcą inwestować w systemy a firma outsourcingowa może te narzędzia zapewnić
    • Firmy Międzynarodowe korporacje i inwestycje typu greenfield: szukają lokalnego partnera znającego polskie, skomplikowane prawo pracy outsourcer pełni funkcję doradczą i “układa” procesy
    • Fizyczne sieci handlowe i e-commerce: posiadające rozproszone struktury i wielu pracowników w różnych lokalizacjach - narzędzia które firmy outsourcingowe mogą zapewnić a Klient nie inwestuje w nie.
    • MŚP oraz dynamiczne start-upy: które nie chcą inwestować w budowanie własnego działu HR od zera