jak braki kadrowe mogą wpływać na utratę dużych kontraktów obronnych.

Znasz ten scenariusz. Twój zespół sprzedażowy dopracował techniczną stronę oferty do perfekcji. Macie sprawdzone rozwiązania, zaufanych partnerów i konkurencyjną cenę. Jednak sekcja dotycząca kluczowego personelu przedstawia zupełnie inny obraz. Na rynkach zamówień publicznych w sektorze obronnym oceniający przywiązują coraz większą wagę do dostępności i gotowości kluczowej kadry, co może stanowić przeszkodę nawet dla najlepiej wykwalifikowanych zespołów.  

W miejscu, gdzie powinno widnieć nazwisko kierownika programu lub głównego architekta, widnieje lakoniczne "Do ustalenia". Dla Ciebie to drobny szczegół do uzupełnienia po wygranej. Dla oceniającego po stronie rządowej? To sygnał alarmowy, który może przekreślić miesiące pracy całego zespołu. W dzisiejszym świecie zamówień publicznych w sektorze obronnym, dostępność i gotowość kluczowego personelu to waluta tak samo twarda, jak specyfikacja techniczna. Agencje rządowe traktują wakat w kluczowej roli jako wskaźnik wysokiego ryzyka. A w ocenie typu "best value", ryzyko często waży więcej niż techniczna doskonałość.

dlaczego CV ma tak duże znaczenie.

Oceniając oferty, strona rządowa nie ogranicza się do sprawdzania umiejętności na papierze. Chce dowodów na to, że proponowani pracownicy nie tylko istnieją, ale są dostępni i mają odpowiednie kwalifikacje.

Przepisy dotyczące przygotowywania ofert zawarte w Commerce Acquisition Regulation są w tej kwestii bezlitosne. Wymagają one od oferentów podania:

• Nazwisk, a nie anonimowych profili
• Szczegółowych CV, które udowadniają doświadczenie i sukcesy
• Deklaracji dostępności, czyli ile czasu dana osoba realnie poświęci projektowi
• Jasnego uzasadnienia, dlaczego ten człowiek jest właściwy do tej roli

Wpis „do ustalenia” nie spełnia żadnego z tych kryteriów. Podanie konkretnych nazwisk to dla zamawiającego sygnał, że rozumiesz wymagania projektu w praktyce, a nie tylko w teorii.  Oferta bez prawdziwych nazwisk i życiorysów jest niekompletna i niezgodna z wymogami.

Dlatego doświadczeni urzędnicy ds. zamówień publicznych często powtarzają niezaprzeczalną prawdę: to życiorysy wygrywają przetargi.

ryzyko prawne: gra o wysoką stawkę

Oprócz utraty przetargów, proponowanie "personelu widmo" może również narazić wykonawców na ryzyko prawne. Na przykład w Stanach Zjednoczonych decyzja Urzędu ds. Odpowiedzialności Rządowej (GAO) w sprawie niezgodności przetargowych jasno stwierdza, że nieprzedłożenie listów intencyjnych dotyczących proponowanego personelu stanowi podstawę do unieważnienia przyznania zamówienia.

W Europie, zgodnie z dyrektywą 2009/81/WE, zamawiający również wymagają twardych dowodów zdolności technicznej. Mogą zażądać dokumentacji potwierdzającej nie tylko kwalifikacje, ale i realną dostępność zespołu.

Przekaz jest prosty: proponowanie niedostępnego personelu nie tylko osłabia ofertę, ale może również zagrozić pozycji organizacji w przyszłych konkursach. Dla wykonawców z sektora obronnego, gdzie kontrakty mogą trwać wiele lat i przynosić miliardy potencjalnych przychodów, utrata reputacji to koszt, na który nie można sobie pozwolić.

dylemat wykonawcy: jak zatrudnić, zanim wygrasz?

Każdy specjalista ds. pozyskiwania klientów zna ten ból. Nie można zatrudnić drogich inżynierów z poświadczeniami bezpieczeństwa, dopóki nie wygra się kontraktu, ale nie można wygrać kontraktu bez wykazania, że się ich posiada.

Ten „paradoks” jest szczególnie dotkliwy w sektorze zbrojeniowym. Projekty często wymagają niszowej wiedzy i aktywnych poświadczeń, na które czeka się miesiącami. Rekrutacja tych specjalistów przed przyznaniem kontraktu jest ryzykowna finansowo, ale proponowanie pustych stanowisk prawie zawsze gwarantuje porażkę.

W efekcie zespoły ofertowe często działają w trybie "gaszenia pożaru", w ostatniej chwili szukając kandydatów i polegając na warunkowych zobowiązaniach kandydatów, którzy mogą już mieć konkurencyjne oferty. Nawet jeśli takie reaktywne podejście wynika z najlepszych intencji, pozostawia ono pole do błędów.

rynek nie pomaga: strukturalny niedobór talentów

Niedobór sprawdzonych i wyspecjalizowanych talentów nie jest tylko tymczasowym problemem, ma charakter strukturalny.

Według analizy przeprowadzonej przez PwC, organizacje w sektorze obronnym stoją przed trzema powiązanymi ze sobą wyzwaniami: przyciąganiem i zarządzaniem pracownikami tymczasowymi, szybkim budowaniem nowych kompetencji oraz dostosowaniem się do zmieniających się kandydatów.

Ponadto, programy obronne wymagają głębokiej specjalizacji w takich obszarach, jak integracja systemów, inżynieria oprogramowania i cyberbezpieczeństwo. Problem w tym, że eksperci z tych dziedzin są rozchwytywani również przez sektor komercyjny, który kusi elastycznością i wyższymi stawkami.

Jak zauważa PwC, propozycja wartości w obronności ewoluuje zbyt wolno, aby sprostać nowym oczekiwaniom pracowników. Niedobór talentów pogłębiają dodatkowo długotrwałe procesy weryfikacyjne i wymogi dotyczące poświadczeń bezpieczeństwa, które utrudniają wykwalifikowanym kandydatom podjęcie pracy w branży lub powrót do zawodu. 

W tym środowisku zdolność rekrutacyjna staje się kluczowym wyróżnikiem. Wygrywają ci, którzy potrafią wiarygodnie obsadzić kluczowe role, zanim jeszcze złożą ofertę.

rozwiązanie

Istnieje tylko jeden sposób na przerwanie tego cyklu i wyeliminowanie ryzyka związanego z brakami kluczowego personelu: zbudowanie rezerwowej puli talentów.

Liderzy rynku nie czekają na zapytanie ofertowe. Inwestują w relacje z kandydatami znacznie wcześniej. Tworzą bazę wstępnie zweryfikowanych specjalistów z poświadczeniami bezpieczeństwa, którzy są zainteresowani projektem i gotowi do działania, jeśli kontrakt zostanie wygrany.

Dzięki temu zespoły odpowiedzialne za przygotowanie ofert mogą z pełnym przekonaniem dołączać listy intencyjne, spełniając wymagania dotyczące zgodności i pokazując oceniającym, że zespół jest gotowy do natychmiastowego rozpoczęcia pracy.

Zmienia to narrację z „możemy znaleźć tych ludzi” na „oni już są w naszym zespole” oraz buduje zaufanie i pozycjonuje Twoją firmę jako partnera niskiego ryzyka.

partner HR jako as w rękawie

Budowanie i utrzymywanie rezerwowej kadry jest strategiczną inwestycją. Wymaga czasu, wiedzy o procedurach bezpieczeństwa i sieci kontaktów.

W tym miejscu podejście Randstad robi różnicę.

Przyszłościowo myślący wykonawcy traktują partnera HR jako integralną część zespołu ofertowego. Współpracują z nami, aby przewidywać potrzeby, zarządzać pulą talentów i przygotować dokumentację jeszcze przed pojawieniem się przetargu.

Model ten łączy siły działu sprzedaży, HR i operacyjnego, zapewniając, że w momencie składania oferty wszystkie kluczowe stanowiska będą obsadzone wykwalifikowanymi, zaangażowanymi i gotowymi do podpisania umowy profesjonalistami. W rezultacie powstaje oferta, która budzi zaufanie i sygnalizuje oceniającym, że Twój zespół jest gotowy do działania od pierwszego dnia.

gotowość sposobem na sukces

W dzisiejszym sektorze obronnym o wygranej w przetargach często nie decyduje sama innowacja, ale gotowość. Gotowość do działania. Gotowość do spełnienia wymogów compliance. Gotowość do realizacji zadań od pierwszego dnia.

To zaufanie buduje się na długo przed złożeniem oferty, zaczynając od możliwości podania konkretnych nazwisk w sekcji "kluczowy personel".