Każde przedsiębiorstwo cieszy się z pozytywnych momentów w trakcie prowadzenia swojej działalności. Jednak podstawą sukcesu są nie tylko dobre osiągnięcia, ale także umiejętność wychodzenia z opresji. Na sukces firmy składa się bowiem wiele czynników, a jednym z nich jest odpowiednia komunikacja z pracownikami. Kiedy osoby zatrudnione w firmie otrzymują jasne komunikaty, działają efektywniej.

992.jpg
992.jpg

wpływ na to, jak jesteś postrzegany ma też to, w jaki sposób się komunikujesz

Odpowiedni sposób komunikacji z pracownikami (i nie tylko z nimi) odgrywa ogromną rolę w sytuacjach trudnych i kryzysowych. Takie chwile mogą pojawić się przecież w każdym momencie działalności. Zakłócają one funkcjonowanie firmy i wymagają natychmiastowej reakcji. To, w jaki sposób będziesz komunikował się z pracownikami w tym wymagającym czasie, może wpłynąć na to, czy będą oni identyfikować się z firmą i z takim samym zaangażowaniem wspierać ją w realizacji celów biznesowych.

To, jak kluczowym aspektem w momencie pojawienia się nieprzewidywalnych okoliczności jest komunikacja wewnętrzna, pokazała pandemia Covid-19. Żeby ograniczyć negatywny wpływ koronawirusa na prowadzoną działalność, przedsiębiorstwa musiały szybko wdrażać procedury bezpieczeństwa i podejmować szereg innych działań mających na celu zapewnienie ciągłości funkcjonowania biznesu. Bez odpowiednio poinformowanej załogi osiągnięcie założonych celów było jeszcze bardziej wymagające.

A to do zadań komunikacji wewnętrznej należy właśnie przekazywanie pracownikom informacji o nadchodzących zmianach oraz wyjaśnianie ich przyczyn i potencjalnych następstw. Dzięki temu załoga firmy jest na bieżąco z działaniami, które podejmuje organizacja. Każdy przedsiębiorca powinien jednak zdawać sobie sprawę, że praca nad wizerunkiem jest złożona i niełatwa.

Mając świadomość tego, że w firmie mogą pojawić się trudności, warto zawczasu określić przyczyny, które mogą do nich doprowadzić. Cenne w takiej sytuacji jest stworzenie listy możliwych zagrożeń. Pozwoli ona:

  • ustalić, jakie problemy pojawiały się w organizacji w ostatnich latach (w oparciu o doświadczenia z przeszłości),
  • zdefiniować, z jakimi trudnościami borykały się przedsiębiorstwa o podobnej specyfice działania i z tej samej branży,
  • określić plan działania firmy na najbliższe lata.

Te trzy czynniki pomogą Ci zweryfikować postać, pod jaką może wystąpić kryzys, i określić najlepsza formę komunikacji wewnętrznej. Zastanów się także nad tym, jakich elementów zabrakło w obiegu informacji w przeszłości – to właśnie brak zastosowania odpowiedniej komunikacji z pracownikami przyczynia się do eskalacji aktualnie panującego niepokoju. Podstawą tworzenia zaufania na linii pracodawca-pracownik jest bowiem dostarczanie aktualnych informacji personelowi. Dzięki temu pracownicy czują się uspokojeni, nawet jeśli sytuacja jest dynamiczna i zmienia się z dnia na dzień.

stwórz grupę projektową

Dlatego tak ważne jest, aby w sytuacjach kryzysowych zadbać o dobry i przemyślany plan działania. Warto również stworzyć odrębny zespół, który będzie odpowiedzialny za wdrożenie planu w życie.

Postaraj się pamiętać o tym, aby określić:

  • osoby, które będą reprezentacją w kierunku otoczenia. Dzięki temu pracownicy zyskają poczucie, że otrzymują wiarygodne informacje, gdyż ich źródłem będzie osoba oddelegowana właśnie do przekazywania im na bieżąco informacji o aktualnej sytuacji,
  • grupy, które będą zainteresowane odbiorem tych przekazów,
  • media i środki, które zostaną wykorzystane w procesie komunikacji. W tym wypadku należy również oszacować, która forma komunikacji sprawdzi się najlepiej dla danej grupy odbiorców.

dobierz odpowiednią formę komunikacji

Istnieje wiele narzędzi, które mogą wspierać komunikację z pracownikami. Najczęściej wykorzystywanym sposobem przekazywania informacji jest Internet, w tym zwłaszcza mailing i Intranet. Jest to prosta i niewymagająca forma komunikacji, dlatego tak popularna.

Najwcześniejszym, i wciąż praktykowanym, sposobem komunikacji jest gazetka ścienna w postaci tablicy korkowej lub materiałowej. Lokuje się ją w najbardziej widocznym miejscu firmy, które jest dostępne dla wszystkich. Jednak w XXI wieku gazetki coraz częściej przyjmują formę newsletterów przesyłanych drogą mailową. Forma ta jest elastyczna, gdyż pracownik może do niej powrócić w każdym momencie i o każdej porze.

Kolejną metodą komunikacji z załogą firmy jest radiowęzeł. Jego wielką zaletą jest to, że podawane informacje trafiają do wszystkich odbiorców w tym samym czasie. Dzięki temu nie występuje podział na wcześniej poinformowanych pracowników i tych, którzy o nowościach dowiedzieli się w późniejszym czasie.

Nie należy również zapominać o tradycyjnej metodzie przekazywania informacji, czyli rozmowie. W przedsiębiorstwach przybiera ona najczęściej formę zebrania lub spotkania, na których załoga ma okazję posłuchać, co szefostwo ma do zakomunikowania, oraz może zadawać pytania. Rozmowa „twarzą w twarz” może kojarzyć się natomiast ze zdarzeniem oficjalnym i urzędowym. Dlatego każdy pracodawca powinien pamiętać, że powinna ona przebiegać w atmosferze swobody i zrozumienia dla pracownika. W końcu wszyscy jesteśmy tylko ludźmi.

Tym, co pozytywnie może wpłynąć na kreowanie wizerunku przedsiębiorstwa w okresie niepowodzeń, jest przedstawianie wyjaśnień i przekazywanie uspakajających informacji przez najwyższy szczebel firmy. Słuchacze czują się wtedy zaspokojeni i nie domniemają, że przedsiębiorstwo bagatelizuje sytuację.

Najmniej odpowiednią formą rozwiązania problemu jest milczenie przedsiębiorstwa oraz przekazywanie zdawkowych informacji, pod którymi nic się nie kryje. W takich przypadkach opinia publiczna zazwyczaj sama kreuje osąd o danej sytuacji i tak się też dzieje w zakładzie pracy. Dlatego należy pamiętać, że otwarta komunikacja zawsze przybliży firmę do osiągnięcia pozytywnego rezultatu.

Please use these images in the context of inclusion projects
Please use these images in the context of inclusion projects

Istnieje wiele strategii, które można by zastosować w komunikacji z pracownikami. Strategie łagodzące wiążą się z okazaniem odpowiedzialności i wiarygodności, jak również budowaniem zaufania. Dzięki temu firma stwarza pracownikowi bezpieczną strefę i udowadnia, że to on jest najważniejszy. Język to główne narzędzie komunikacji. Pozwala zjednywać i uspokajać. Odpowiednio dobrany zapewni, że firma jest w stałym kontakcie z pracownikiem. Celem tych działań jest stworzenie w pracownikach świadomości, że są na bieżąco informowani o poczynaniach, jakie mają miejsce w organizacji. Dzięki temu buduje się w nich wrażenie, że za te zmiany odpowiedzialni są także oni, gdyż firma nie ma przed nimi żadnych tajemnic.

Skuteczna, dobrze zaplanowana komunikacja wewnętrzna stanowi również doskonałe narzędzie employer brandingu. Z jednej strony pozwala zatrzymać najbardziej utalentowanych pracowników – dobrze poinformowany personel czuje się częścią organizacji, dzięki czemu nie chce z niej odchodzić. Z drugiej strony zachęca osoby poszukujące pracy do aplikowania na stanowiska oferowane przez daną firmę. W dobie Internetu wieści rozchodzą w tempie błyskawicy. Jeśli przedsiębiorstwu, pomimo trudnej sytuacji, udało się zadbać o odpowiednią komunikację wewnętrzną, pracownicy na pewno to docenią i podzielą się tym ze swoimi znajomymi. Nie omieszkają również skrytykować organizacji, jeśli nie zadba ona o właściwy obieg informacji, przez co przez cały okres niepewności będą odczuwać strach, np. przed zwolnieniem.

Skuteczna komunikacja wewnętrzna w firmie to czynnik, który znacząco wpływa na postrzeganie marki pracodawców. Kandydaci coraz częściej poszukują informacji o pracodawcach w sieci. Co piąty bacznie przygląda się w tej kwestii postom w mediach społecznościowych. W raporcie Randstad Employer Brand Research 2020 sprawdzamy, skąd Polacy czerpią informację o pracodawcach.

friends

raport: randstad employer brand research

pobierz

wyciągnij wnioski

Trudno nazwać kryzys dobrym zdarzeniem w firmie, ale jeśli już miało miejsce, warto wyciągnąć wnioski na przyszłość i spróbować zapobiec jego powstaniu w kolejnych latach. Jak wszystkie działania w firmie, tak i konflikty mają swoje pozytywne oraz negatywne strony. Należy jednak przemyśleć aspekt komunikacji z pracownikami. Na jakim poziomie aktualnie się znajduje? A na jakim powinien się znajdować? Istnieje szansa, że dobra komunikacja z pracownikami pomoże nam w rozwiązaniu aktualnej skomplikowanej sytuacji w firmie. Przedsiębiorstwo na co dzień napotyka różne trudności, jednak to, jak sobie z nimi radzi, wzbogaca je o kolejne doświadczenia i pozwala wyciągnąć wnioski na przyszłość.

o autorze
Agnieszka Lasota
Agnieszka Lasota

Agnieszka Lasota

process manager

Agnieszka Lasota posiada ponad 7 letnie doświadczenie w obszarze Pracy Tymczasowej. Jako process manager w linii biznesowej randstad inhouse services, zajmuje się przede wszystkim projektowaniem i ciągłym doskonaleniem procesów pracy oraz jakości obsługi Klienta, przeprowadzaniem szczegółowych analiz oraz tworzeniem i przedstawianiem rekomendacji dotyczących obszaru Pracy Tymczasowej w przedsiębiorstwie Klienta. Chętnie dzielę się wiedzą i najlepszymi praktykami - pozostańmy w kontakcie, zapraszam na moje konto na LinkedIn.

bądź na bieżąco z najnowszymi wiadomościami, trendami i raportami dotyczącymi rekrutacji i rynku pracy.

zapisz się