w jaki sposób radzić sobie z nieobecnością pracowników w pracy?

Nieobecność w pracy to problem znany i nieunikniony we wszystkich branżach. Pracownicy nie pojawiają się w pracy z różnych przyczyn – głównie z powodu lżejszych chorób, urazów, wizyt lekarskich, ale także ze względu na inne czynniki, takie jak stres, konieczność sprawowania opieki nad najbliższymi czy niezadowolenie z pracy.

Pracodawca, który chce zapobiec poważnym konsekwencjom absencji dla działalności firmy, powinien dobrze zaplanować i dokładnie rozważyć swoje podejście do tej kwestii. Jednym z najbardziej skutecznych sposobów jest aktywna postawa i poznanie powodów absencji. Dzięki temu firma może łatwiej i skuteczniej przeciwdziałać skutkom niewystarczającej liczby pracowników.

koszty i przyczyny nieobecności w pracy

Gdy nieobecności w pracy zaczynają wykraczać poza normy, następstwa dla firmy mogą być bardzo poważne. Wśród takich konsekwencji można wymienić:

• niedotrzymywanie terminów;
• niezadowolenie klientów;
• obniżenie produktywności pracowników nadmiernie obciążonych zadaniami i obowiązkami nieobecnych pracowników.

Trudności, z jakimi firmy mierzą się w obliczu znacznego wzrostu poziomu nieobecności, można było wyraźnie zaobserwować w roku 2020. Według analiz rynku pracy przeprowadzonych przez USA Today z powodu chorób, urazów lub problemów zdrowotnych w ciągu całego roku nieobecnych było średnio 1,5 miliona pracowników miesięcznie. To 45-procentowy wzrost względem średniej z poprzednich dwóch dekad.

Do tego wzrostu przyczyniła się pandemia COVID-19, która spowodowała także wzrost nieobecności wynikający z konieczności sprawowania opieki nad dziećmi. W USA ten poziom był o 250% wyższy od średniej 20-letniej.

W Unii Europejskiej liczba nieobecności spowodowanych chorobą lub niepełnosprawnością wzrosła z 3,9 mln w I kwartale 2020 roku do 4,4 mln w II kwartale; wiele krajów odczuwało wówczas skutki pierwszej fali zakażeń wirusem wywołującym COVID-19.

Także w Polsce rok 2020 (według: Raport o absencjach chorobowych ZUS) przyniósł wzrost liczby dni absencji chorobowej o 4,4% w porównaniu z rokiem 2019.

Choroby fizyczne to jednak tylko jeden z powodów, dla których ludzie nie są w stanie przyjść do pracy. Pracodawca powinien wziąć pod uwagę również zdrowie psychiczne pracowników. Szacuje się, że w USA depresja przyczynia się do utraty 200 milionów dni roboczych rocznie, co dla pracodawców stanowi koszt między 17 a 44 mld dolarów – według obliczeń Centers for Disease Control and Prevention. Niemal 7% populacji UE twierdzi, że doświadczyło przewlekłej depresji. Liczba ta przyjmuje wartości dwucyfrowe między innymi w Irlandii, Portugalii, Niemczech i Finlandii.

Zdrowie i dobre samopoczucie pracowników to jedna sprawa, ale potrzeba skorzystania z nieplanowanych dni wolnych od pracy może wynikać z konieczności sprawowania opieki nad starszymi osobami w rodzinie lub po prostu wiązać się z niezadowoleniem z pracy i chęcią znalezienia nowej posady.

Niezależnie od przyczyn, jeżeli pracownicy często są nieobecni i obserwujemy skutki ich absencji w postaci obniżonej produktywności, opóźnień w dostarczaniu produktów czy świadczeniu usług klientom oraz wzrost kosztów nadgodzin bądź zwolnień lekarskich, to znak, że nieobecności w pracy stały się problemem i najwyższy czas zacząć działać.

inicjatywa i planowanie

Pracodawca, który chce skutecznie radzić sobie z nieobecnościami w pracy i ograniczać ich konsekwencje dla firmy, musi wykazać się inicjatywą, a nie tylko reagować na niedobory personelu i mozolnie łatać dziury kadrowe.

Analiza poziomu zatrudnienia oraz działania w rodzaju matrycy kompetencji pomogą uzyskać jasny obraz bieżącej sytuacji pod względem wydajności i możliwości kadrowych. Pozwolą także dostrzec, w jakim obszarze można spodziewać się największych trudności w przypadku wysokiego wskaźnika nieobecności. Taka wiedza pozwoli pracodawcy przewidzieć, z jakimi wyzwaniami przyjdzie mu się zmierzyć w przypadku zmniejszenia liczby pracowników i odpowiednio się na nie przygotować.

Na początku bardzo ważne jest ustalenie, jakie zadania i działania są kluczowe dla funkcjonowania firmy. Następnie można sporządzić szczegółowy spis zakresu wiedzy i umiejętności wymaganych do wykonania tych zadań. Dzięki temu łatwiej określić, które działania należy traktować priorytetowo, a które – pod nieobecność kluczowych pracowników – mogą przejąć inne osoby.

To dobra praktyka także z perspektywy ogólnego zarządzania kadrami i tworzenia harmonogramów. Daje pewność, że zawsze najlepiej wykorzystujemy umiejętności obecnych pracowników i kierujemy ich tam, gdzie ich wydajność będzie największa.

Dokładne określenie kompetencji niezbędnych do realizacji kluczowych zadań i jasny obraz umiejętności, jakimi dysponuje personel, umożliwi także bardziej świadome opracowanie programu szkoleń. Organizując szkolenia nakierowane w szczególności na podnoszenie kompetencji w tych kluczowych obszarach, zyskujemy pewność, że działalność firmy w podstawowym zakresie pozostanie niezagrożona nawet w przypadku braków kadrowych.

ustalenie pierwotnej przyczyny nieobecności w pracy

Aby aktywnie przeciwdziałać absencjom, warto poznać najczęstsze przyczyny, dla których ludzie nie przychodzą do pracy. Może to stanowić podstawę do wprowadzenia długoterminowych, trwałych rozwiązań, które pozwolą ograniczyć ogólny wskaźnik nieobecności do minimum.

Powodów wysokiego wskaźnika nieobecności w pracy może być wiele. Istotnymi czynnikami są długotrwałe problemy zdrowotne i choroby przewlekłe, możliwe jednak, że ludzie biorą dużo wolnego ze względu na:

• mobbing lub złe zarządzanie pracownikami;
• problemy w życiu osobistym pracowników, odbijające się na ich zdrowiu psychicznym lub zdolności do wykonywania pracy;
• niezadowalającą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym;
• ogólny brak zaangażowania i niezadowolenie z pracy.

Aby rozpoznać tego rodzaju problemy, trzeba mieć bliski kontakt z pracownikami i wiedzieć, co ludzie myślą o swojej pracy.

W ramach rozwiązania Randstad Inhouse Services oferujemy program opieki, który pomaga pracodawcy mierzyć satysfakcję pracowników i rozpoznawać, które obszary wykonywanej pracy sobie cenią, a które uważają za trudne. Możemy także udzielić wsparcia w ogólnym dążeniu pracodawcy do optymalizacji zatrudniania i działań kadrowych. Takie wsparcie może mieć kluczowe znaczenie w przypadku niedoborów kadrowych czy potrzeby szybkiego zatrudnienia pracowników, na których można będzie polegać.