teczki osobowe pracowników – co powinny zawierać i jak je prawidłowo prowadzić?

Teczki osobowe to jeden z podstawowych elementów dokumentacji pracowniczej, za który odpowiada pracodawca. Ich prawidłowe prowadzenie ma znaczenie nie tylko organizacyjne, ale także prawne – zwłaszcza w kontekście kontroli czy ewentualnych sporów pracowniczych. Co dokładnie powinna zawierać teczka osobowa pracownika i jak długo powinna być przechowywana? Podpowiadamy!

podstawa prawna i obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej to jeden z podstawowych obowiązków każdego pracodawcy. Zgodnie z art. 94 pkt 9a Kodeksu pracy musi on prowadzić i przechowywać dokumenty związane ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Dokumentacja ta może mieć formę papierową lub elektroniczną, ale powinna być prowadzona osobno dla każdego zatrudnionego.

Przepisy nakładają także obowiązek odpowiedniego przechowywania dokumentów – przez określony czas i w sposób, który zapewnia ich poufność, kompletność oraz ochronę przed zniszczeniem czy nieuprawnionym dostępem. Ma to szczególne znaczenie m.in. podczas kontroli, sporów pracowniczych czy przy ustalaniu uprawnień pracownika.

Szczegółowe zasady prowadzenia akt osobowych oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej zostały określone w rozporządzeniu obowiązującym od 1 stycznia 2019 roku. Wprowadziło ono m.in. nową strukturę teczek osobowych oraz zmiany w okresach przechowywania dokumentów pracowniczych. 

teczka osobowa – czym jest i z jakich części się składa?

Teczka osobowa pracownika (czyli akta osobowe) to komplet dokumentów dotyczących danej osoby – od momentu rekrutacji, przez cały okres zatrudnienia, aż do jego zakończenia. Przepisy wymagają, aby każdy pracownik miał swoją własną, odrębną teczkę osobową. Od 2019 roku akta osobowe mają czteroczęściową strukturę: A, B, C i D:

1. Część A – obejmuje dokumenty związane z rekrutacją, takie jak CV, podanie o pracę, kopie świadectw czy wyniki badań wstępnych.
2. Część B – to dokumenty dotyczące samego zatrudnienia i jego przebiegu – m.in. umowa o pracę, aneksy, zakres obowiązków, potwierdzenia szkoleń BHP, informacje o awansach, zmianach wynagrodzenia czy umowach o zakazie konkurencji w trakcie pracy.
3. Część C – zawiera dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, np. wypowiedzenie, porozumienie stron czy kopię świadectwa pracy.
4. Część D – dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika – trafiają tu dokumenty związane z karami porządkowymi (np. upomnienie czy nagana). Każdą karę przechowuje się osobno, co ułatwia usunięcie dokumentów po jej zatarciu.

Dokumenty w każdej części powinny być uporządkowane chronologicznie, ponumerowane i opisane w spisie treści. Przepisy dopuszczają także dzielenie części na mniejsze podsekcje (np. B1, B2), co pomaga zachować porządek w obszernych aktach.

Uwaga: czteroczęściowy podział akt osobowych obowiązuje formalnie dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnionych wcześniej nie ma obowiązku przebudowy teczek, choć wielu pracodawców decyduje się na to dobrowolnie, aby ujednolicić dokumentację i ułatwić jej prowadzenie.

Przeczytaj także: wyrównywanie szans w rekrutacji – jak przełamać uprzedzenia dotyczące wieku, płci i wyglądu?

jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą – 10 czy 50 lat?

Od 2019 roku zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej są znacznie prostsze niż kiedyś. Wcześniej akta osobowe trzeba było archiwizować nawet 50 lat, co dla wielu firm oznaczało ogromne koszty i problemy organizacyjne. Dziś podstawową zasadą jest 10-letni okres przechowywania dokumentów, liczony od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Po tym czasie dokumentację należy zniszczyć (chyba że wcześniej odbierze ją pracownik).

Nie oznacza to jednak, że zawsze obowiązuje jeden termin. Wszystko zależy od tego, kiedy pracownik rozpoczął zatrudnienie:

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – ich dokumentację nadal trzeba przechowywać 50 lat. Wynika to z tego, że ZUS nie ma pełnych danych o przebiegu ich pracy w systemach elektronicznych.
• Pracownicy zatrudnieni w latach 1999–2018 – tu pracodawca ma wybór: może przechowywać akta 50 lat albo skrócić ten czas do 10 lat. Skrócenie jest możliwe pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich danych (raport informacyjny). Jeśli pracodawca tego nie zrobi, obowiązuje go nadal 50-letni okres archiwizacji.
• Pracownicy zatrudnieni od 2019 roku – w ich przypadku obowiązuje już wyłącznie 10-letni okres przechowywania dokumentacji. Uznano, że to wystarczające, ponieważ wszystkie potrzebne dane emerytalne są zapisywane w systemach ZUS.

Warto pamiętać, że zarówno 10, jak i 50 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Po upływie tego czasu dokumentów nie wolno przechowywać „na wszelki wypadek” – należy je zniszczyć w sposób bezpieczny, tak aby nie dało się odtworzyć ich treści.

Przeczytaj też: digitalizacja kadr i płac – koniec z papierem, błędami i opóźnieniamiteczka osobowa – czym jest i z jakich części się składa?

Teczka osobowa pracownika (czyli akta osobowe) to komplet dokumentów dotyczących danej osoby – od momentu rekrutacji, przez cały okres zatrudnienia, aż do jego zakończenia. Przepisy wymagają, aby każdy pracownik miał swoją własną, odrębną teczkę osobową. Od 2019 roku akta osobowe mają czteroczęściową strukturę: A, B, C i D:

1. Część A – obejmuje dokumenty związane z rekrutacją, takie jak CV, podanie o pracę, kopie świadectw czy wyniki badań wstępnych.
2. Część B – to dokumenty dotyczące samego zatrudnienia i jego przebiegu – m.in. umowa o pracę, aneksy, zakres obowiązków, potwierdzenia szkoleń BHP, informacje o awansach, zmianach wynagrodzenia czy umowach o zakazie konkurencji w trakcie pracy.
3. Część C – zawiera dokumenty związane z zakończeniem zatrudnienia, np. wypowiedzenie, porozumienie stron czy kopię świadectwa pracy.
4. Część D – dotyczy odpowiedzialności porządkowej pracownika – trafiają tu dokumenty związane z karami porządkowymi (np. upomnienie czy nagana). Każdą karę przechowuje się osobno, co ułatwia usunięcie dokumentów po jej zatarciu.

Dokumenty w każdej części powinny być uporządkowane chronologicznie, ponumerowane i opisane w spisie treści. Przepisy dopuszczają także dzielenie części na mniejsze podsekcje (np. B1, B2), co pomaga zachować porządek w obszernych aktach.

Uwaga: czteroczęściowy podział akt osobowych obowiązuje formalnie dla pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 roku. W przypadku osób zatrudnionych wcześniej nie ma obowiązku przebudowy teczek, choć wielu pracodawców decyduje się na to dobrowolnie, aby ujednolicić dokumentację i ułatwić jej prowadzenie.

Przeczytaj także: wyrównywanie szans w rekrutacji – jak przełamać uprzedzenia dotyczące wieku, płci i wyglądu?

jak długo trzeba przechowywać dokumentację pracowniczą – 10 czy 50 lat?

Od 2019 roku zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej są znacznie prostsze niż kiedyś. Wcześniej akta osobowe trzeba było archiwizować nawet 50 lat, co dla wielu firm oznaczało ogromne koszty i problemy organizacyjne. Dziś podstawową zasadą jest 10-letni okres przechowywania dokumentów, liczony od końca roku, w którym ustał stosunek pracy. Po tym czasie dokumentację należy zniszczyć (chyba że wcześniej odbierze ją pracownik).

Nie oznacza to jednak, że zawsze obowiązuje jeden termin. Wszystko zależy od tego, kiedy pracownik rozpoczął zatrudnienie:

• Pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 1999 r. – ich dokumentację nadal trzeba przechowywać 50 lat. Wynika to z tego, że ZUS nie ma pełnych danych o przebiegu ich pracy w systemach elektronicznych.
• Pracownicy zatrudnieni w latach 1999–2018 – tu pracodawca ma wybór: może przechowywać akta 50 lat albo skrócić ten czas do 10 lat. Skrócenie jest możliwe pod warunkiem przekazania do ZUS odpowiednich danych (raport informacyjny). Jeśli pracodawca tego nie zrobi, obowiązuje go nadal 50-letni okres archiwizacji.
• Pracownicy zatrudnieni od 2019 roku – w ich przypadku obowiązuje już wyłącznie 10-letni okres przechowywania dokumentacji. Uznano, że to wystarczające, ponieważ wszystkie potrzebne dane emerytalne są zapisywane w systemach ZUS.

Warto pamiętać, że zarówno 10, jak i 50 lat liczy się od końca roku kalendarzowego, w którym zakończyło się zatrudnienie. Po upływie tego czasu dokumentów nie wolno przechowywać „na wszelki wypadek” – należy je zniszczyć w sposób bezpieczny, tak aby nie dało się odtworzyć ich treści.

Przeczytaj też: digitalizacja kadr i płac – koniec z papierem, błędami i opóźnieniami

forma prowadzenia dokumentacji: papierowa czy elektroniczna?

Od 2019 roku pracodawcy mają wybór – dokumentację pracowniczą można prowadzić zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Obie są równoważne pod względem prawnym, a decyzja zależy wyłącznie od organizacji pracy w firmie. To duża zmiana, bo jeszcze do niedawna papier był jedyną oficjalną formą, a systemy elektroniczne pełniły jedynie funkcję pomocniczą.

Elektroniczną formę mogą mieć nie tylko teczki osobowe, lecz także inne dokumenty kadrowe, takie jak listy płac, ewidencja czasu pracy czy karty urlopowe. Co ważne, na e-dokumentację można przejść w dowolnym momencie – również wtedy, gdy w grę wchodzą akta byłych pracowników. Możliwy jest też powrót do dokumentacji papierowej, jeśli firma uzna, że to lepsze rozwiązanie.

Zmiana sposobu przechowywania wiąże się jednak z kilkoma obowiązkami. Przy przejściu z papieru na wersję elektroniczną dokumenty trzeba zeskanować i odpowiednio potwierdzić ich zgodność z oryginałem. Pracodawca ma także obowiązek poinformować pracowników o zmianie i umożliwić im odbiór dotychczasowej postaci dokumentów. 

kopie i odpisy dokumentów – udostępnianie akt pracownikom

Obecne przepisy pozwalają na przechowywanie w aktach osobowych kopii lub odpisów dokumentów zamiast oryginałów, o ile zostały one potwierdzone za zgodność z oryginałem przez upoważnioną osobę (np. pracownika działu kadr). Dzięki temu pracodawca może oddać pracownikowi oryginały ważnych dokumentów, takich jak dyplomy czy certyfikaty, zachowując w teczce ich kopie.

Pracownik – zarówno obecny, jak i były – ma prawo w każdej chwili złożyć wniosek o wydanie kopii całości lub części swojej dokumentacji pracowniczej. Kopie należy wydać bezpłatnie i w formie wskazanej przez pracownika – papierowej lub elektronicznej.

Od 2019 roku na pracodawcy spoczywa także obowiązek informacyjny przy zakończeniu zatrudnienia. Wraz ze świadectwem pracy pracownik powinien otrzymać informację o tym, jak długo jego dokumentacja będzie przechowywana, że ma prawo ją odebrać po upływie tego okresu oraz że nieodebrane akta zostaną zniszczone. 

Prawo do wglądu i otrzymania odpisów dokumentów przysługuje także członkom rodziny zmarłego pracownika, co bywa istotne przy załatwianiu spraw urzędowych lub świadczeń.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy przy ponownym zatrudnieniu pracownika trzeba zakładać nową teczkę osobową?

Tak. Każdy nowy stosunek pracy wymaga założenia odrębnej teczki osobowej. Przepisy nie zabraniają jednak wykorzystania aktualnych dokumentów z poprzednich akt (np. dyplomów czy świadectw), pod warunkiem że do nowej teczki trafią ich poświadczone kopie i dane nie wymagają aktualizacji.

Czy można prowadzić jednocześnie papierowe i elektroniczne akta osobowe?

Docelowo nie. Dokumentacja pracownicza powinna być prowadzona w jednolitej formie: papierowej albo elektronicznej. Czasowe „podwójne” istnienie akt jest dopuszczalne wyłącznie w trakcie digitalizacji. Po jej zakończeniu należy pozostać przy jednej wersji.

Jakie dokumenty nie powinny trafiać do teczki osobowej pracownika?

Do akt osobowych nie włącza się m.in. list płac, kart ewidencji czasu pracy, wniosków urlopowych czy dokumentów dotyczących wynagrodzeń. Stanowią one odrębny zbiór dokumentacji pracowniczej i powinny być przechowywane osobno.

Co zrobić z dokumentami o ukaraniu pracownika po zatarciu kary?

Po spełnieniu warunków zatarcia kary (np. po roku nienagannej pracy) wszystkie dokumenty dotyczące ukarania należy usunąć z części D akt osobowych. Nie powinien pozostać po nich żaden ślad.

Jakie są konsekwencje nieprawidłowego prowadzenia akt osobowych?

Nieprawidłowe lub nierzetelne prowadzenie dokumentacji może skutkować karą grzywny od 1 000 do 30 000 zł. Dodatkowo może utrudnić obronę pracodawcy w sporze z pracownikiem i zostać zakwestionowane podczas kontroli PIP.