dyrektywa o jawności wynagrodzeń – co oznacza dla pracodawców?

Dyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2023/970, potocznie nazywana dyrektywą o jawności wynagrodzeń, jest w ostatnim czasie tematem numer jeden w dyskusjach z naszymi klientami. Celem nowych przepisów jest zwiększenie przejrzystości płac i walka z luką płacową między kobietami a mężczyznami. Zmiany, jakie wprowadza unijna dyrektywa, można podzielić na dwa obszary. Pierwszym są regulacje dotyczące procesu rekrutacji. Drugim – wytyczne dla pracowników już zatrudnionych w organizacji. Co w praktyce te nowe przepisy oznaczają dla pracodawców? Kiedy wejdzie w życie dyrektywa o jawności wynagrodzeń? Czym właściwie jest równa płaca za tę samą pracę? O tym w artykule. Zapraszamy do lektury. 

jawność wynagrodzeń a zmiany w procesie rekrutacji

Od 24 grudnia 2025 roku w polskim prawie pracy (w ramach nowelizacji Kodeksu pracy wdrażającej dyrektywę UE 2023/970) zaszły fundamentalne zmiany. W związku z nowymi regulacjami pracodawca musi przekazać kandydatom informację o początkowej stawce wynagrodzenia lub jego przedziale (tzw. widełki płacowe).

Co ważne, informacja ta musi trafić do kandydatów z wyprzedzeniem. Tak, aby umożliwić im świadome negocjacje płacowe. Kandydat ma prawo wiedzieć, na jakiej podstawie ustalono proponowane warunki (wynagrodzenie zasadnicze oraz wszelkie dodatki, premie, prowizje, nagrody itp.).

Warto również pamiętać, że wszystkie oferty pracy oraz nazwy stanowisk muszą być sformułowane w sposób neutralny pod względem płci. Wymusza to na pracodawcach:

• stosowanie feminatywów lub form bezosobowych (np. „specjalista/specjalistka” zamiast samego „specjalista”).
• unikanie sformułowań sugerujących preferencję konkretnej płci.

obowiązek podawania widełek wynagrodzenia kandydatom

Wydawać by się mogło, że w tej kwestii właściwie nic się nie zmieniło, bo przecież każdy pracodawca informował kandydata o zarobkach. Jednak zapis „z wyprzedzeniem, tak, aby umożliwić świadome negocjacje” radykalnie zmienia moment przekazywania tej wiedzy.

Ustawa przewiduje 3 dopuszczalne momenty przekazania informacji o wysokości wynagrodzenia kandydatowi:

1. w ogłoszeniu o pracę (jawne widełki w ofercie).
2. przed rozmową rekrutacyjną.
3. przed podpisaniem umowy.

Ale uwaga: ten trzeci punkt jest zarezerwowany wyłącznie do bardzo szybkich, tzw. natychmiastowych procesów rekrutacyjnych. W pozostałych przypadkach pracodawca ma obowiązek podawania widełek wynagrodzenia przed rozmową rekrutacyjną. Informacja ta musi być potwierdzona w formie pisemnej.

jawność wynagrodzeń – jakie są główne obawy pracodawców?

W związku z tymi zmianami pracodawcy mają silne obawy. Zapraszając bowiem potencjalnych kandydatów na rozmowy, ryzykują wypłynięcie na rynek informacji o siatkach wynagrodzeń w ich przedsiębiorstwie.

Dzieląc się informacją o wynagrodzeniach, firmy muszą poinformować o niej nie tylko osoby, które przeszły do ostatniej fazy rekrutacji, ale również kandydatów zaproszonych do pierwszego etapu, którzy niekoniecznie spełniają wszystkie oczekiwania. Ważne zatem będzie przyjrzenie się obecnemu procesowi selekcji i weryfikacji kandydatów, aby do rekrutacji zapraszać już tylko ściśle wyselekcjonowane osoby.

Dodatkową trudnością dla wielu pracodawców jest także zachowanie elastyczności w rekrutacji i w dopasowaniu kandydata do odpowiedniego poziomu stanowiska. Przy kilku otwartych wakatach na różnych poziomach (np. Junior/Mid/Senior), czasem dopiero na rozmowie wstępnej pracodawca jest w stanie ocenić, jaki poziom może zaproponować kandydatowi. Trudno w takich sytuacjach, a więc przed weryfikacją kompetencji, informować kandydatów o konkretnych widełkach wynagrodzeń.

kiedy ostatecznie wejdzie w życie dyrektywa o jawności wynagrodzeń dotycząca osób zatrudnionych u pracodawców?

Ponieważ dyrektywa UE 2023/970 jest bardzo obszerna, polski rząd zdecydował, że jej pozostałe wymogi zostaną ujęte w osobnej ustawie, a nie tylko w Kodeksie pracy. Rządowy projekt ustawy został opublikowany i skierowany do konsultacji społecznych w grudniu 2025 roku. Jej planowane wejście w życie to 7 czerwca 2026 r. – jest to ostatni moment na wdrożenie nowych przepisów w krajach członkowskich. Czy to się uda w tym terminie, zobaczymy.

raportowanie luki płacowej

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej planuje stworzenie specjalnego systemu, przez który firmy będą składać raporty o luce płacowej. Ma to maksymalnie uprościć proces dla pracodawców.

Tak wygląda harmonogram raportowania w zależności od wielkości firmy:

• firmy powyżej 250 pracowników: pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r. (za rok 2026), kolejne co rok.
• firmy od 150 do 249 pracowników: pierwszy raport do 7 czerwca 2027 r. (za rok 2026), kolejne co 3 lata.
• firmy od 100 do 149 pracowników: pierwszy raport do 7 czerwca 2031 r. (za rok 2030), kolejne co 3 lata.
• firmy poniżej 100 pracowników: dyrektywa nie nakłada obowiązku publicznego raportowania (choć przepisy krajowe mogą to zmienić).

Pracodawcy w raportach będą musieli udostępnić następujące wskaźniki (z podziałem na płeć) :

• ogólna luka płacowa: różnica między średnim wynagrodzeniem wszystkich kobiet i mężczyzn.
• luka w składnikach zmiennych: różnica w średniej wysokości premii i dodatków.
• mediana wynagrodzeń: różnica między medianą zarobków kobiet i mężczyzn.
• kwartyle płacowe: odsetek kobiet i mężczyzn w czterech grupach płacowych (od najniższych do najwyższych zarobków w firmie).
• luka płacowa w grupach zawodowych: różnica w wynagrodzeniach osób wykonujących tę samą pracę lub pracę o tej samej wartości.

Dane będą przekazywane do wyznaczonego organu. Jeśli raport wykaże, że średnia luka płacowa przekracza 5% i nie ma dla niej obiektywnego uzasadnienia, pracodawca będzie musiał przeprowadzić wspólną ocenę wynagrodzeń we współpracy z przedstawicielami pracowników. Brak działań naprawczych narazi firmę na kary finansowe i odszkodowania dla pracowników.

prawo do informacji i komunikacja wynagrodzeń

Pracodawca będzie miał obowiązek raz w roku przypomnieć pracownikom, że mają możliwość pozyskania informacji o obecnym poziomie wynagrodzeń oraz o średnim wynagrodzeniu w podziale na płeć. Będzie to dotyczyło kategorii pracowników wykonujących taką samą pracę lub pracę o tej samej wartości (tzw. bliźniak statystyczny).

A to oznacza, że pracownik zyska prawo, by zapytać pracodawcę o kryteria wpływające na płace i dowiedzieć się, od czego zależy wysokość jego pensji.

wartościowanie stanowisk i praca o tej samej wartości

By spełnić wymogi dyrektywy, pracodawca będzie musiał także przeprowadzić proces wartościowania stanowisk. Dzięki temu będzie można ustalić, które role są dla siebie „statystycznymi bliźniakami” oraz co w firmie oznacza równa płaca za tę samą pracę.

Projekt ustawy zawiera cztery obowiązkowe kryteria wartościowania i oceny stanowisk:

1. umiejętności.
2. wysiłek.
3. odpowiedzialność.
4. warunki pracy.

Pracodawcy mogą przyjąć dodatkowe kryteria, pomocne w ocenie pracy o tej samej wartości w ich organizacjach. 

Musimy pamiętać, że dyrektywa UE nie nakazuje jednakowego wynagradzania wszystkich pracowników, którzy pracują na takim samym lub podobnym stanowisku, ale zakłada, że różnice muszą być uzasadnione obiektywnymi kryteriami. Te kryteria powinny znaleźć się w opisach stanowisk i być powiązane z siatkami wynagrodzeń oraz wartościowaniem stanowisk. Wpłyną również częściowo na ścieżki awansów (progresję zatrudnienia), proces oceny pracowników i ostatecznie – na decyzje o podwyżkach. 

Właśnie dlatego, by zdążyć przed wejściem w życie wszystkich przepisów o jawności wynagrodzeń, obecnie wielu pracodawców przeprowadza już audyty siatek wynagrodzeń, wprowadza wartościowanie stanowisk i ustala kryteria oceny.

jak przygotować managerów na jawność płac?

Przed pracodawcami wiele zmian. Zarówno tych związanych z wypracowaniem kryteriów wartościowania stanowisk, wprowadzeniem jawności płac, a także – co równie ważne – przygotowanie managerów do tego, jak rozmawiać z pracownikami na temat wynagrodzeń w erze jawności płac.

To bardzo ważny etap. Ponieważ to właśnie bezpośredni przełożeni będą pierwszym punktem kontaktu dla pracowników pytających o średnie wynagrodzenia. Na nich spocznie też ciężar uzasadnienia oceny pracy pracownika, wyjaśnienia zasad wynagradzania w organizacji oraz wskazania kryteriów oceny. Warto więc zadbać nie tylko o przejrzyste zasady, ale również o szkolenia dla managerów i przestrzeń do przećwiczenia komunikacji trudnych zagadnień.

Przed nami wymagający okres i wiele pracy po stronie pracodawców. To także szansa na zmianę kulturową, w której zacznie się w sposób przejrzysty rozmawiać o pieniądzach. Być może, dzięki dyrektywie o jawności płac, wynagrodzenie przestanie być tematem tabu.