czym jest lista płac? Elementy składowe dokumentu

Lista płac to podstawowy dokument w dziale kadr i płac, ułatwiający prawidłowe naliczanie wynagrodzeń oraz rozliczenia z urzędami. W tym poradniku wyjaśniamy, czym dokładnie jest lista płac, jakie elementy zawiera i jak ją sporządzić krok po kroku.

co to jest lista płac?

Lista płac to dokument księgowy, który wykorzystuje się w rachunkowości do prawidłowego naliczenia wynagrodzeń pracowników oraz związanych z nimi obowiązkowych obciążeń – podatków i składek. Choć stworzenie takiego dokumentu nie jest wyraźnie wymagane przepisami, jego stosowanie w znaczący sposób ułatwia dopełnienie formalności związanych z wypłatą pensji. Lista płac stanowi dowód księgowy potwierdzający naliczenie i odbiór wynagrodzenia przez pracownika, a dla pracodawcy jest jedną z podstaw ewidencji wynagrodzeń w dokumentacji (np. w księdze przychodów i rozchodów). Innymi słowy, dzięki liście płac prowadzenie firmowej księgowości, zwłaszcza rozliczeń z ZUS i urzędem skarbowym, staje się łatwiejsze i bardziej przejrzyste. W zależności od potrzeb firma może sporządzić indywidualną listę płac dla każdego pracownika lub jedną listę zbiorczą obejmującą wszystkich zatrudnionych w danym okresie.

sprawdź: czym są usługi payroll?

co powinna zawierać lista płac?

Nie istnieje jeden obowiązkowy wzór listy płac określony przepisami, jednak w praktyce dokument ten zawiera pewne stałe informacje. Poniżej wymieniamy podstawowe elementy, które zwykle znajdują się na liście płac.

• Dane identyfikacyjne pracodawcy (nazwa firmy lub instytucji) oraz tytuł/numer listy płac.
• Okres (miesiąc lub inny okres rozliczeniowy), za który lista płac została sporządzona.
• Data sporządzenia listy i data wypłaty wynagrodzenia (data wypłaty jest istotna, ponieważ według niej rozliczane są składki ZUS i zaliczka PIT za dany okres).
• Wynagrodzenie brutto i jego składniki dla każdego pracownika – m.in. płaca zasadnicza, dodatki (np. za nadgodziny, pracę w nocy), premie, wynagrodzenie za czas choroby, zasiłki itp.
• Składki na ubezpieczenia – czyli wszystkie obowiązkowe składki ZUS finansowane przez pracownika (emerytalna 9,76%, rentowa 1,5%, chorobowa 2,45%) i przez pracodawcę (emerytalna 9,76%, rentowa 6,5%, wypadkowa ok. 1,67%, Fundusz Pracy 2,45%, FGŚP 0,1%), a także składka na ubezpieczenie zdrowotne (9% podstawy wymiaru).
• Zaliczka na podatek dochodowy (PIT) – kwota podatku należna urzędowi skarbowemu, obliczona od dochodu pracownika (z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodu i obowiązującej kwoty wolnej).
• Kwota netto do wypłaty – czyli wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje „na rękę” po odliczeniu wszystkich wymaganych składek i podatków.

Oprócz wyszczególnienia powyższych pozycji, ważne jest także prawidłowe wyliczenie wszystkich kwot na liście płac – podstawą są aktualne dane kadrowe (np. stawki wynagrodzeń, ewidencja czasu pracy, zwolnienia lekarskie) oraz obowiązujące przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe.

jak obliczyć listę płac krok po kroku?

Sporządzanie listy płac polega na poprawnym wyliczeniu wszystkich składników wynagrodzenia brutto i dokonaniu wymaganych potrąceń, aby ustalić kwotę netto do wypłaty. Schemat obliczeń jest podobny w każdym przypadku – należy uwzględnić pełne wynagrodzenie pracownika oraz obowiązujące stawki danin publicznych (składek ZUS i podatków). Oto kolejne kroki potrzebne do obliczenia listy płac.

1. Ustalenie kwoty brutto – na początku ustalamy wynagrodzenie brutto pracownika za dany okres. Uwzględniamy przy tym wynagrodzenie zasadnicze oraz wszelkie dodatki, premie, wynagrodzenia za nadgodziny, chorobowe, urlopowe itp., zgodnie z dokumentacją kadrową (np. listą obecności, zwolnieniami lekarskimi, wnioskami urlopowymi).
2. Odliczenie składek społecznych – od kwoty brutto naliczamy obowiązkowe składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika: emerytalną (9,76%), rentową (1,5%) i chorobową (2,45%). Te potrącenia pomniejszają wynagrodzenie brutto i tworzą podstawę do naliczenia kolejnych obciążeń.
3. Obliczenie składki zdrowotnej – podstawę wymiaru tej składki stanowi kwota brutto pomniejszona o składki społeczne pracownika. Od tak wyliczonej podstawy naliczamy 9% składki na ubezpieczenie zdrowotne. Składka zdrowotna w całości obciąża pracownika (nie podlega odliczeniu od podatku dochodowego od 2022 r.) i również pomniejsza kwotę netto do wypłaty.
4. Obliczenie zaliczki na podatek dochodowy (PIT) – kolejnym krokiem jest ustalenie dochodu do opodatkowania. Obliczamy go, odejmując od brutto sumę składek społecznych finansowanych przez pracownika oraz przysługujące koszty uzyskania przychodu (zwykle 250 zł miesięcznie, a 300 zł gdy dojazdy). Tak wyliczony dochód zaokrąglamy do pełnych złotych i stosujemy obowiązującą stawkę podatku. W 2025 roku podstawowa stawka PIT wynosi 12% (dla dochodów do 120 tys. zł rocznie). Od obliczonej zaliczki odejmujemy miesięczną kwotę wolną (300 zł) – o ile pracownik złożył u pracodawcy formularz PIT-2 uprawniający do jej stosowania. Osoby uprawnione do preferencji (np. PIT-0 dla młodych do 26 lat, dla seniorów, dla rodzin 4+) mogą być w ogóle zwolnione z PIT do określonego limitu – wtedy zaliczka PIT wyniesie 0 zł.
5. Uwzględnienie pozostałych potrąceń – na tym etapie od wynagrodzenia odejmujemy inne potrącenia przewidziane dla danego pracownika. Mogą to być np. dobrowolne składki na ubezpieczenie grupowe, raty pożyczek zakładowych, zajęcia komornicze czy składka na Pracownicze Plany Kapitałowe. Jeśli pracownik należy do PPK, z jego pensji potrącane jest dodatkowo 2% brutto (wpłata podstawowa do PPK), co pomniejsza kwotę netto do wypłaty.
6. Ustalenie kwoty netto – po dokonaniu wszystkich powyższych obliczeń otrzymujemy wynagrodzenie netto, czyli kwotę, którą pracownik faktycznie dostanie „na rękę”. Jest to kwota brutto pomniejszona o składki ZUS pracownika, składkę zdrowotną oraz zaliczkę na podatek.

dowiedz się: czym jest PIT-8AR?

najważniejsze zmiany w przepisach w 2025 roku

• Wzrost płacy minimalnej – od 1 stycznia 2025 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4 666 zł brutto. Dla porównania, pod koniec 2024 r. wynosiło 4 300 zł brutto.
• Nowe progi podatkowe i kwota wolna – obecnie stawka PIT wynosi 12% dla dochodów do 120 000 zł rocznie i 32% powyżej tej kwoty, a kwota wolna od podatku to 30 000 zł rocznie (300 zł miesięcznie). Od 2022 r. składka zdrowotna nie podlega już odliczeniu od podatku, co nieznacznie zwiększa obciążenie pracownika.
• Pracownicze Plany Kapitałowe – jeśli firma wdrożyła PPK, pracownik uczestniczący w planie odkłada z pensji 2% swojego wynagrodzenia brutto, a pracodawca finansuje dodatkowo wpłatę 1,5%. Sporządzając listę płac, należy uwzględnić te potrącenia (chyba że pracownik złożył deklarację rezygnacji z PPK).
• Zmiany w dokumentacji i technologii – dokumentację pracowniczą dla osób zatrudnionych od 2019 r. archiwizuje się przez 10 lat. Obecnie obowiązują elektroniczne zwolnienia lekarskie (e-ZLA) i dostępne są roczne rozliczenia podatkowe online (e-PIT). Coraz powszechniejsze jest używanie internetowych systemów kadrowo-płacowych, a pracownicy często otrzymują elektroniczne paski wynagrodzeń zamiast papierowych. Deklaracje do ZUS i urzędu skarbowego składa się elektronicznie, a nowoczesne oprogramowanie na bieżąco aktualizuje stawki i progi zgodnie z przepisami.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania

czy lista płac jest obowiązkowa?

Nie, przepisy nie nakładają bezpośredniego obowiązku sporządzania listy płac. Formalnie wystarczy prawidłowo obliczyć i wypłacić pracownikom wynagrodzenia wraz z należnymi podatkami i składkami. Mimo to większość firm prowadzi listy płac, ponieważ to ułatwia rozliczenia płacowe i stanowi dowód na dokonanie wypłat.

czym różni się lista płac od pasku wynagrodzenia?

Lista płac jest wewnętrznym dokumentem pracodawcy zawierającym zestawienie wynagrodzeń (często wielu pracowników jednocześnie) wraz z wszystkimi potrąceniami. Służy ona celom księgowym i ewidencyjnym. Pasek wynagrodzeń to indywidualna informacja dla pracownika o wyliczeniu jego pensji (brutto, składki, podatek, netto). Pasek ten otrzymuje każdy pracownik (np. w formie papierowej lub elektronicznej), natomiast pełna lista płac pozostaje w dokumentacji firmy.

jak obliczyć kwotę netto z brutto?

Aby obliczyć wynagrodzenie netto z kwoty brutto, od pensji brutto odejmuje się najpierw składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika, następnie składkę zdrowotną (9% podstawy) oraz zaliczkę na podatek dochodowy według obowiązującej skali podatkowej (przy uwzględnieniu kosztów uzyskania przychodu i kwoty wolnej). W praktyce pomocne są dostępne online kalkulatory wynagrodzeń – pozwalają one szybko sprawdzić, ile wyniesie pensja „na rękę” po odliczeniu wszystkich składek i podatku. Należy pamiętać, że ostateczna kwota netto zależy też od indywidualnych czynników, takich jak prawo do ulg podatkowych czy uczestnictwo w PPK.

kiedy pracodawca musi opłacić podatek i składki od wypłat?

Pracodawca (płatnik) ma obowiązek przekazywać potrącone należności do urzędów w określonych terminach. Składki ZUS od wypłat (część pracownika i część pracodawcy) należy wpłacić do ZUS do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu wypłaty. Zaliczki na podatek dochodowy odprowadzane są do 20. dnia następnego miesiąca. Co roku do końca stycznia pracodawca musi też przygotować i wysłać do urzędu skarbowego oraz pracowników imienne informacje podatkowe PIT-11 za miniony rok.

jak długo przechowuje się dokumentację płacową?

Dokumenty płacowe (listy płac, kartoteki wynagrodzeń) stanowią część dokumentacji pracowniczej. Dla osób zatrudnionych od 2019 roku okres archiwizacji dokumentacji został skrócony do 10 lat. W przypadku pracowników zatrudnionych przed 2019 r. nadal obowiązuje dłuższy okres – dokumentację płacową należy przechowywać 50 lat. Warto przechowywać listy płac co najmniej przez czas przedawnienia ewentualnych roszczeń i zobowiązań (kilka lat), aby móc w razie potrzeby udowodnić prawidłowe rozliczenia.