kto to jest pracownik administracyjny?
Zawód pracownika administracyjnego spodoba się osobom wyróżniającym się dobrą organizacją czasu i pracy własnej. Taki specjalista odpowiada m.in. za zadania związane z koordynacją działania biura, odgrywa więc kluczową rolę. Oprócz tego pracownik administracyjny zajmuje się takimi kwestiami jak prowadzenie ewidencji, ustalanie harmonogramu spotkań czy witanie klientów i kontrahentów firmy. Profesja ta wymaga więc zarówno odpowiednich umiejętności twardych, jak i miękkich. Jako że to potrzebny zawód, warto wiedzieć, co należy zrobić, aby móc go wykonywać.
Pracownik administracyjny to profesja o charakterze biurowym. Stanowi niezwykle ważne stanowisko w praktycznie każdej firmie. Tego typu specjalista odpowiada za organizowanie i wspieranie prac biurowych. Należy do niego wiele zadań związanych z administrowaniem. W swojej codziennej pracy zarządza on kalendarzem spotkań, w tym planuje spotkania współpracowników (m.in. managerów i przełożonych) oraz ustala ich terminarz, organizuje podróże służbowe itp. Ponadto jest odpowiedzialny za przygotowywanie raportów, sprawozdań, prezentacji i innych ważnych dokumentów. W codziennej pracy odbiera też telefony, wita klientów i kontrahentów przedsiębiorstwa, pilnuje odpowiedniego obiegu korespondencji wewnętrznej i zewnętrznej oraz dba o logistykę zaopatrzenia biura, na bieżąco uzupełniając brakujące materiały. Może również uczestniczyć w spotkaniach – wówczas robi na nich notatki, którymi dzieli się później z przełożonymi.
Część obowiązków pracownika administracyjnego może przypominać zadania wykonywane przez sekretarkę. Stanowisko to jest jednak o wiele bardziej złożone, ponieważ wiąże się też m.in. z pracą nad projektami i podejmowaniem ważnych decyzji. Ponadto w dużych firmach o złożonej strukturze organizacyjnej pracownicy administracyjni mogą mieć pod sobą podwładnych. Wówczas zarządzają pracą sekretarek, asystentów itp.
Osoby obejmujące stanowisko pracownika administracyjnego są też niejako twarzą przedsiębiorstwa. Reprezentują je i muszą dbać o jak najlepszy wizerunek firmy. Ponadto w sytuacji, gdy zostają zatrudnieni nowi pracownicy, specjalista ds. administracji może pomagać w ich wdrażaniu w tajniki działania danego podmiotu, przygotowywaniu miejsc pracy takich osób czy szkoleniu.
Kogo zaliczamy do pracowników administracyjnych? Przykładowe rodzaje stanowisk
Stanowisko pracownika administracyjnego może mieć różny charakter. Wiele zależy tu od miejsca zatrudnienia. Specjaliści z tego zakresu zazwyczaj pracują w prywatnych firmach – zarówno dużych koncernach, jak i małych, rodzinnych przedsiębiorstwach. Obejmują w nich posadę średniego stopnia. Można wyróżnić jednak także inne typy stanowisk, takie jak m.in.:
● pracownik administracyjny w kancelarii prawnej – specjalista pomaga wówczas prawnikom w sprawach organizacyjno-administracyjnych. Dba m.in. o korespondencję wychodzącą i przychodzącą, przygotowuje dokumenty, robi notatki w trakcie konsultacji z klientami kancelarii itp. Ze względu na charakter miejsca pracy posada ta wymaga od niego nieco szerszej wiedzy niż w przypadku zatrudnienia w zwykłym biurze;
● pracownik administracyjny pełniący funkcję asystenta wykonawczego – specjalista zajmuje się wówczas pomaganiem pracownikom najwyższego szczebla, a więc managerom, kierownikom, dyrektorom itp. Dba o takie kwestie jak ustalanie ich harmonogramu pracy, sporządzanie protokołów ze spotkań, a niekiedy prowadzi także księgowość i dba o zatrudnianie nowych podwładnych;
● pracownik administracji publicznej – specjalista jest wówczas zatrudniony, np. w urzędzie lub jednostce samorządowej. Jego obowiązki dotyczą wypełniania zadań o charakterze publicznym i dbania o środki publiczne. Wykonując swoją pracę, musi uwzględniać zarówno indywidualne interesy obywateli, jak i interes publiczny.
Bez względu na charakter danego stanowiska praca pracownika administracyjnego wymaga od niego odpowiednich umiejętności twardych i miękkich. Zawsze wiąże się też ze sporą odpowiedzialnością.
Jakie obowiązki ma pracownik administracyjny?
Zadania zawodowe pracownika administracyjnego są niezwykle kompleksowe. Ich konkretny zakres uwarunkowany jest wymaganiami pracodawcy. Mogą one się różnić w zależności od wielkości czy profilu przedsiębiorstwa. Podstawowe obowiązki w pracy pracownika administracyjnego obejmują jednak takie zagadnienia jak m.in.:
● przygotowywanie i zarządzanie dokumentacją firmową – specjalista tworzy, edytuje i archiwizuje ważne dokumenty związane z działaniem różnych działów przedsiębiorstwa. Dba również o terminowe wykonywanie procedur administracyjnych;
● wykonywanie prac o charakterze biurowym – pracownik administracyjny musi łączyć na swoim stanowisku zadania sekretarki i urzędnika, dlatego odpowiada m.in. za odbieranie i wykonywanie połączeń telefonicznych, prawidłowy obieg korespondencji i dokumentacji wewnątrz i na zewnątrz firmy, organizowanie spotkań i podróży służbowych, ustalanie harmonogramów, zarządzanie kalendarzami przełożonych itp.;
● dbałość o wypełnianie zadań z zakresu księgowości – specjalista może odpowiadać za prowadzenie ewidencji, fakturowanie sprzedaży i zakupów, współpracowanie z biurem rachunkowym, a także przygotowywanie sprawozdań finansowych oraz innej dokumentacji księgowej;
● zadania związane z zarządzaniem zasobami ludzkimi – pracownik administracyjny może pomagać we wdrażaniu nowo zatrudnionych osób, udzielać im wsparcia w tzw. papierologii, a także uzupełniać ważne bazy danych, które ułatwiają m.in. proces rozliczania płac.
Jak widać, obowiązki pracownika administracyjnego dotyczą wielu kluczowych elementów funkcjonowania firmy. Ich prawidłowe wypełnianie ma niebagatelny wpływ na całe przedsiębiorstwo.
aktualne oferty pracyjak wygląda praca jako pracownik administracyjny?
Pracownik administracyjny zazwyczaj pracuje w biurze zlokalizowanym w siedzibie przedsiębiorstwa, w którym jest zatrudniony. Do wykonywania codziennych obowiązków używa typowego sprzętu biurowego, w tym komputera z dostępem do internetu i wyposażonego w odpowiednie oprogramowanie, drukarki, faksu, skanera, kserokopiarki, niszczarki itp.
Stanowisko pracownika administracyjnego wymaga niekiedy uczestnictwa w konferencjach oraz spotkaniach odbywających się poza siedzibą firmy. Czasami konieczne są też dalsze i dłuższe podróże służbowe, związane np. z pomocą w organizowaniu eventów firmowych w innym mieście lub województwie.
W codziennej pracy specjalista ds. administracji kontaktuje się zarówno z zewnętrznymi klientami oraz kontrahentami firmy, jak i z pracownikami innych działów. Współpracuje z dyrektorami, managerami, kierownikami ds. sprzedaży i finansów oraz innymi członkami kadry wyższego szczebla, a także z sekretarkami, recepcjonistami, asystentami itp. Jako że pełni m.in. funkcję reprezentacyjną, oczekuje się od niego schludnego wyglądu oraz przestrzegania dress code’u.
Zadania związane z tym stanowiskiem są zazwyczaj wykonywane w trybie stacjonarnym. Czasami możliwa jest jednak praca zdalna pracownika administracyjnego lub przynajmniej hybrydowa. Współcześnie taką możliwość daje coraz więcej firm. Można też pracować jako w pełni wirtualny asystent.
Warunki zatrudnienia pracownika administracyjnego
Pracownik administracyjny najczęściej jest zatrudniony na podstawie umowy o pracę. Ma to dla niego wiele zalet. Dzięki temu jest chroniony przez przepisy prawa, a pracodawca odprowadza za niego wszystkie składki (nie tylko na ubezpieczenia społeczne, lecz także na FGŚP). Pracownikowi przysługują też konkretne przywileje, np. 20 lub 26 dni urlopu wypoczynkowego rocznie.
Przedsiębiorstwa proponują czasami współpracę na mocy umowy zlecenia lub kontraktu B2B. Zapewnia to większą dozę swobody i elastyczności. W tej drugiej sytuacji specjalista ds. administracji musi być jednak samozatrudniony. Warto przy tym wiedzieć, że niektóre firmy umożliwiają pracownikom wybór dogodnej dla nich formy zatrudnienia.
Pracownik biurowo-administracyjny zazwyczaj pracuje w pełnym wymiarze godzin, czyli średnio 8 godzin dziennie i 40 tygodniowo. Swoje obowiązki wypełnia wówczas np. między 8.00 a 16.00, 9.00 a 17.00 lub 10.00 a 18.00. Praca odbywa się więc w systemie jednozmianowym. Czasami musi być jednak gotowy na nadgodziny, zwłaszcza w przypadku realizowania złożonych i wymagających projektów.
Niektóre firmy oferują też zatrudnienie w niepełnym wymiarze godzin, zazwyczaj na ½ lub ¾ etatu. Niekiedy możliwy jest także elastyczny czas pracy. Warunki zatrudnienia zawsze zależą od potrzeb i wymagań konkretnej firmy.
Gdzie może pracować pracownik administracyjny?
Stanowisko pracownika administracyjnego jest dostępne w wielu przedsiębiorstwach z różnych branż. Znalezienie zatrudnienia w zawodzie zazwyczaj nie sprawia dużych problemów, zwłaszcza w dużych miastach oraz w regionach, w których stanowi profesję deficytową. Praca czeka w prywatnych firmach (zarówno dużych korporacjach, jak i małych podmiotach) z sektorów takich jak m.in. IT, finanse, księgowość, kadry i płace lub marketing. Możliwe jest także zatrudnienie w kancelariach prawnych, bankach czy podmiotach państwowych (przykładem mogą być urzędy administracji państwowej).
Przeczytaj również: Jak zarejestrować się w urzędzie pracy przez internet lub w tradycyjny sposób?
Kariera na stanowisku pracownika administracyjnego
Stanowisko pracownika administracyjnego może być rozwojowe. Zanim obejmie się posadę samodzielnego specjalisty, często najpierw zostaje się juniorem. Początkowo ma się wówczas nieco mniejszy zakres obowiązków. Dopiero dzięki zdobywaniu wiedzy, umiejętności i doświadczenia można awansować na stanowisko pełnoprawnego pracownika administracyjnego. Ucząc i rozwijając się dalej, specjalista jest w stanie osiągnąć kolejny szczebel kariery, czyli posadę starszego specjalisty ds. administracji.
To jednak nie koniec możliwości zawodowych. Odpowiednie zaangażowanie i uczestnictwo w dodatkowych kursach i szkoleniach może doprowadzić do awansu na kolejne stanowiska, tym razem należące do kadry kierowniczej. Pracownik administracyjno-biurowy jest więc w stanie w przyszłości zdobyć posadę kierownika działu, kadr lub biura, managera albo dyrektora administracyjnego.
Istnieje także możliwość rozwijania się w kierunku wykonywania profesji pokrewnych. Ciekawe i dochodowe stanowisko to np. administrator bezpieczeństwa informacji. Wymaga ono wiedzy dotyczącej przetwarzania danych osobowych.
ile zarabia pracownik administracyjny?
Zarobki pracownika administracyjnego zależą od wielu czynników. Wpływ na nie ma profil działalności przedsiębiorstwa, jego wielkość, liczba zatrudnianych pracowników oraz miejsce, w którym jest ono zlokalizowane. Duże firmy w większych ośrodkach miejskich zapewniają zazwyczaj lepsze wynagrodzenia. Na wyższe pensje można też liczyć tam, gdzie profesja pracownika biurowo-administracyjnego należy do zawodów deficytowych. Aby przyciągnąć specjalistów, pracodawcy są wówczas gotowi zaoferować większe pieniądze.
To, ile zarabia pracownik administracyjny, zależy też od samego specjalisty. Liczy się poziom jego stanowiska, a także wiedza i umiejętności.
Dostępne dane dotyczące wynagrodzeń pokazują medianę zarobków pracowników administracyjnych na różnych etapach kariery. Według nich pensje prezentują się następująco:
● młodszy pracownik administracyjny może liczyć na 3850 zł brutto miesięcznie (najlepiej opłacani dostają co najmniej 4500 zł brutto);
● samodzielny pracownik administracyjny otrzymuje 4120 zł brutto miesięcznie (najlepiej opłacani dostają 4880 zł brutto lub więcej);
● starszy pracownik administracyjny zarabia 4670 zł brutto miesięcznie (najlepiej opłacani dostają minimum 5790 zł brutto).*
Jak widać, zarobki pracowników administracyjnych są zróżnicowane. Zawsze jednak rosną wraz ze zdobywanym doświadczeniem.
* Wszystkie dane pochodzą ze stycznia 2022 roku, z serwisu wynagrodzenia.pl.
Benefity pozapłacowe w pracy pracownika administracyjnego
Zarówno większe, jak i mniejsze firmy oferują pracownikom administracyjnym pozapłacowe bonusy do wynagrodzenia. Współcześnie stanowi to standardową praktykę w prywatnych przedsiębiorstwach. Typowymi benefitami, które można otrzymać na tym stanowisku, są: pakiet prywatnej opieki medycznej pozwalający na skorzystanie z usług lekarzy wielu specjalizacji, dodatkowe ubezpieczenie na życie oraz dofinansowanie karnetów sportowych. Niektóre firmy umożliwiają też udział w przydatnych kursach i szkoleniach zawodowych.
jak zostać pracownikiem administracyjnym?
Wymagania pracodawców wobec pracowników administracyjnych bywają różne. W niektórych firmach wystarczy legitymować się wykształceniem średnim. Zawsze jednak mile widziane (a często wręcz oczekiwane) jest ukończenie studiów wyższych I lub II stopnia. Preferowane kierunki to przede wszystkim administracja, prawo, zarządzanie lub ekonomia. Warto również mieć certyfikat potwierdzający ukończenie dodatkowych kursów i szkoleń z zakresu administracji biurowej, obsługi programów biurowych itp.
Jeśli chce się objąć stanowisko pracownika administracyjnego, istotne jest także, aby mieć wcześniejsze doświadczenie zawodowe. Najlepiej, by było ono wyniesione z pracy biurowej, np. jako sekretarka, recepcjonista, asystent. Karierę pracownika administracyjnego można również rozpocząć od stażu – myśląc o karierze w tym zawodzie, warto się o niego starać jeszcze na studiach lub tuż po ich ukończeniu.
Zobacz także: Co robić po studiach i jak rozpocząć karierę zawodową?
Ważne umiejętności na stanowisku pracownika administracyjnego
Praca jako pracownik administracyjny jest złożona, dlatego wymaga konkretnych umiejętności i predyspozycji. Dobry specjalista z tego zakresu wyróżnia się przede wszystkim:
● umiejętnościami technicznymi – są one pomocne podczas wypełniania takich zadań jak tworzenie i modyfikowanie baz danych, zarządzanie kalendarzami, przygotowywanie raportów i innych dokumentów itd. Ponadto pracownik administracyjny musi doskonale potrafić obsługiwać biurowe programy komputerowe, w tym arkusze kalkulacyjne czy programy do zarządzania projektami itp.;
● zdolnościami komunikacyjnymi – osoby zatrudnione na tym stanowisku mają stały kontakt (bezpośredni lub np. mailowy czy telefoniczny) zarówno z klientami przedsiębiorstwa, jak i ze współpracownikami. Muszą zatem mieć umiejętność jasnego formułowania myśli w mowie i w piśmie oraz wyróżniać się dużym poziomem profesjonalizmu. Oczekuje się też od nich pozytywnego nastawienia i wysokiej kultury osobistej;
● umiejętnościami organizacyjnymi – są one niezbędne do poprawnego koordynowania pracy biura, tworzenia harmonogramów, zarządzania kalendarzami, dbania o obieg dokumentacji i korespondencji itd.
● kompetencjami z zakresu zarządzania czasem – to kolejna, kluczowa umiejętność, która pozwala na poprawne wykonywanie codziennych obowiązków i bycie jak najbardziej wydajnym oraz produktywnym. Ważne jest odpowiednie zarządzanie swoim czasem, jak również pomoc w tym zakresie współpracownikom.
Od pracownika administracyjnego oczekuje się też często bardzo dobrej znajomości języka obcego. Najlepiej, by taki specjalista wyróżniał się pracowitością, odpowiedzialnością, rzetelnością oraz lojalnością wobec przedsiębiorstwa. Mile widziana jest także punktualność, odporność na stres i ukierunkowanie na osiąganie założonych celów.
ważne umiejętności na stanowisku pracownika administracyjnego
Praca jako pracownik administracyjny jest złożona, dlatego wymaga konkretnych umiejętności i predyspozycji. Dobry specjalista z tego zakresu wyróżnia się przede wszystkim:
● umiejętnościami technicznymi – są one pomocne podczas wypełniania takich zadań jak tworzenie i modyfikowanie baz danych, zarządzanie kalendarzami, przygotowywanie raportów i innych dokumentów itd. Ponadto pracownik administracyjny musi doskonale potrafić obsługiwać biurowe programy komputerowe, w tym arkusze kalkulacyjne czy programy do zarządzania projektami itp.;
● zdolnościami komunikacyjnymi – osoby zatrudnione na tym stanowisku mają stały kontakt (bezpośredni lub np. mailowy czy telefoniczny) zarówno z klientami przedsiębiorstwa, jak i ze współpracownikami. Muszą zatem mieć umiejętność jasnego formułowania myśli w mowie i w piśmie oraz wyróżniać się dużym poziomem profesjonalizmu. Oczekuje się też od nich pozytywnego nastawienia i wysokiej kultury osobistej;
● umiejętnościami organizacyjnymi – są one niezbędne do poprawnego koordynowania pracy biura, tworzenia harmonogramów, zarządzania kalendarzami, dbania o obieg dokumentacji i korespondencji itd.
● kompetencjami z zakresu zarządzania czasem – to kolejna, kluczowa umiejętność, która pozwala na poprawne wykonywanie codziennych obowiązków i bycie jak najbardziej wydajnym oraz produktywnym. Ważne jest odpowiednie zarządzanie swoim czasem, jak również pomoc w tym zakresie współpracownikom.
Od pracownika administracyjnego oczekuje się też często bardzo dobrej znajomości języka obcego. Najlepiej, by taki specjalista wyróżniał się pracowitością, odpowiedzialnością, rzetelnością oraz lojalnością wobec przedsiębiorstwa. Mile widziana jest także punktualność, odporność na stres i ukierunkowanie na osiąganie założonych celów.
