deficyt kompetencji w kadrach i płacach – jak outsourcing rozwiązuje problem?

Specjaliści ds. kadr i płac należą dziś do deficytowych grup zawodowych. Doświadczenia firm rekrutacyjnych, takich jak Randstad, wskazują, że wielu pracodawców mierzy się z trudnościami w obsadzeniu stanowisk HR, szczególnie w mniejszych miejscowościach, ale też w metropoliach, w których działają globalne firmy silnie konkurujące o najlepsze talenty. Ten trend jest potwierdzany przez różnego rodzaju raporty rynkowe, np. Barometr Zawodów, który regularnie wskazuje kadrowców jako zawód w deficycie.

wyzwania rynku pracy i ich wpływ na działy kadr.

Brak specjalistów w dziale kadr i płac to nie tylko kwestia trudności w znalezieniu pracownika. To cały szereg problemów, które dotykają firmę na różnych poziomach.

trudna rekrutacja i wysoka rotacja

Wysoka rotacja pogłębia problem niedoboru specjalistów. Jeśli odejście pracownika przypada na okres rocznych rozliczeń, składania PIT-ów czy wdrażania zmian prawnych (np. związanych z nowymi regulacjami, takimi jak kolejne zmiany w prawie pracy), skutki mogą być poważne: opóźnienia, błędy, kary finansowe, stres i przeciążenie reszty zespołu.

W kontekście płac, średni progres płac w Polsce wahał się w ostatnich latach między 9% a 14% rok do roku. Ta wysoka dynamika dotyczyła także wynagrodzeń specjalistów zatrudnionych w obszarze kadr i płac. Na stanowiskach specjalistycznych i managerskich wynagrodzenia wahają się w zależności od regionu i doświadczenia, a na konkurencyjnych rynkach pracy mogą sięgać nawet 10 tys. zł brutto miesięcznie dla specjalistów i 19 tys. zł dla managerów. To pokazuje, jak duża jest presja na kompetencje i jak kosztowne może być ich pozyskanie oraz utrzymanie.

kadrowa sinusoida – kiedy pracy jest za dużo, a kiedy za mało

Praca działów kadr i płac nie rozkłada się równomiernie w czasie. Fale intensywnej pracy przypadają na zamknięcie roku, wprowadzanie zmian w prawie (np. w Kodeksie Pracy, ustawach podatkowych), zmiany strukturalne w organizacji, aktualizacje systemów czy audyty (np. ZUS, PIP). W takich momentach zespoły często pracują po godzinach, co generuje dodatkowe koszty (nadgodziny) i prowadzi do wypalenia zawodowego. Z kolei w spokojniejszych miesiącach potencjał zespołu może być niewykorzystywany, co generuje nieefektywność.

brak siły na rozwój

Wiele osób pracujących w działach kadr i płac wykonuje powtarzalne, obciążające obowiązki: wyliczenia, kontrole zgodności, przygotowanie dokumentów. To nie tylko demotywujące, ale także oznacza tracenie potencjału. Wewnętrzny zespół mógłby skupić się na działaniach, które realnie wspierają rozwój firmy i dobrostan pracowników: projektach z zakresu Learning & Development (L&D), dobrostanu, analityce HR, czy budowaniu zaangażowania pracowników. Aby to było możliwe, niezbędne jest odciążenie kadrowców z prac techniczno-prawnych.

stres, odpowiedzialność, niepewność

Wynagrodzenia, urlopy, zasiłki, zmiany podatkowe (np. „Polski Ład” i jego liczne nowelizacje), kontrola ZUS i PIP, ulgi, zmiany przepisów – specjaliści kadrowo-płacowi odpowiadają za dziesiątki regulacji, a błędy mogą być kosztowne, prowadząc do kar finansowych i utraty reputacji. Jednocześnie prawo zmienia się dynamicznie, a nadążenie za zmianami wymaga ciągłych szkoleń. To stresujące środowisko pracy, w którym coraz trudniej utrzymać ludzi na dłużej. Firmy inwestują czas i pieniądze w szkolenia, a i tak często tracą przeszkolonych pracowników.

outsourcing kadr i płac jako odpowiedź na deficyt kompetencji.

Rozwiązaniem, które zyskuje na znaczeniu, jest outsourcing kadr i płac. I to nie z powodów oszczędności (choć te mogą być efektem dodatkowym), lecz przede wszystkim z uwagi na dostępność zasobów i specjalistycznej wiedzy. Decydując się na outsourcing, przekazujemy odpowiedzialność wyspecjalizowanemu partnerowi, który gwarantuje aktualność wiedzy i ciągłość obsługi – niezależnie od zmian w zespole klienta.

korzyści z outsourcingu kadr i płac:

• Stały dostęp do wyspecjalizowanego zespołu: Firma zyskuje stały dostęp do wyspecjalizowanego zespołu specjalistów – bez ryzyka wakatów, rotacji czy urlopów. Zewnętrzny dostawca dysponuje szeroką pulą ekspertów.
• Skalowalność obsługi: Outsourcing pozwala dostosować skalę obsługi do aktualnych potrzeb firmy, bez kosztów zatrudniania na zapas. Większe wsparcie jest dostępne w okresach wzmożonego zapotrzebowania (np. rozliczenia roczne, fuzje, restrukturyzacje), bez konieczności zatrudniania dodatkowych osób.
• Aktualna wiedza i zgodność z przepisami: Firma nie musi finansować szkoleń i aktualizacji kompetencji swoich pracowników, ponieważ aktualna wiedza i zgodność z przepisami (m.in. najnowszymi regulacjami prawnymi) są po stronie dostawcy usługi. To on odpowiada za śledzenie zmian i ich prawidłowe wdrożenie.
• Redukcja stresu i odpowiedzialności: Obowiązki i ryzyka związane z poprawnością rozliczeń i zgodnością z prawem są po stronie dostawcy usług outsourcingowych, co znacząco redukuje stres i odpowiedzialność po stronie firmy. To dostawca ponosi odpowiedzialność za ewentualne błędy i kary.
• Odciążenie wewnętrznych zespołów HR: Zespoły HR mogą skupić się na projektach strategicznych, takich jak rozwój talentów, budowanie kultury organizacyjnej, employer branding czy programy wellbeingowe, a nie na bieżących, powtarzalnych procesach. To realnie wspiera rozwój przedsiębiorstwa i zwiększa wartość działu HR.
• Uniknięcie kosztów alternatywnych: Zatrudnienie, wyszkolenie i utrzymanie kadrowca kosztuje, ale jeszcze więcej może kosztować luka kadrowa w kluczowym momencie. Koszty nadgodzin, błędów, kar finansowych, utraconych możliwości rozwojowych, przeciążenia zespołu – trudno je zmierzyć, ale odczuwa je każda firma, która miała wakaty w kadrach pod koniec roku. Outsourcing to nie tylko przewidywalny koszt usługi – to także eliminacja ryzyk, które są nieodłączną częścią wewnętrznego modelu.

Outsourcing nie musi oznaczać rezygnacji z własnego zespołu. Często jest to model hybrydowy, w którym firma zachowuje wewnętrzne kompetencje w wybranych obszarach (np. opieki nad pracownikami, onboardingu czy komunikacji HR), a powtarzalne i obciążające procesy przekazuje zewnętrznemu partnerowi. W czasach rosnącej niepewności, trudności rekrutacyjnych i zwiększonych wymagań wobec działów kadr – to rozwiązanie, które po prostu się opłaca.