Wiele firm – bez względu na branżę – mierzy się dziś z rosnącą złożonością procesów kadrowo-płacowych. Zmiany przepisów, oczekiwania pracowników, nowe modele zatrudnienia i coraz większe znaczenie danych stawiają przed działami HR zupełnie nowe wyzwania. Tymczasem rozwiązania, z których korzystają firmy, często nie nadążają za rzeczywistością. W efekcie zamiast wspierać – potrafią spowalniać pracę i narażać firmy na błędy czy ryzyko prawne. Odpowiedzią może być technologia, ale tylko wtedy, gdy jest naprawdę dobrze dopasowana do potrzeb i specyfiki organizacji.
pobierz przewodniktrzymanie ręki na pulsie dzięki technologii.
Trudno znaleźć obszar działalności firmy, który zmieniałby się równie dynamicznie jak prawo pracy. Nowe obowiązki związane z dokumentacją pracowniczą, ewidencją czasu pracy, zasadami naliczania składek czy przepisami RODO wciąż zaskakują pracodawców, i to niezależnie od wielkości firmy. Dla ponad połowy pracodawców to właśnie konieczność bieżącego dostosowywania się do przepisów jest dziś największym wyzwaniem w obszarze kadr i płac. W dużych firmach mówi o tym aż 66% respondentów. Im bardziej skomplikowane procesy, tym większe ryzyko błędów wynikających z nieustannych zmian przepisów. Nieprawidłowo zaklasyfikowany czas pracy, niewłaściwie wystawione świadectwo pracy czy opóźnione złożenie dokumentów do ZUS – każde z tych uchybień może pociągać za sobą konkretne konsekwencje: finansowe, wizerunkowe, a nawet prawne.
Wdrożenie nowoczesnych narzędzi cyfrowych może pomóc ograniczyć ryzyko takich konsekwencji. Wiodące rozwiązania na rynku są stale aktualizowane i wspierane przez specjalistyczne zespoły śledzące zmiany prawne, ich interpretacje i skutki dla rozliczeń czy dokumentacji pracowniczej. We właściwie zaprojektowanych rozwiązaniach to dzieje się automatycznie – jak w dobrze naoliwionej maszynie. Dostawca aplikacji lub partner z zakresu kadr i płac informują tylko pracodawcę o wdrożonych zmianach i instruują odpowiednio członków zespołu klienta. Przykładem takiego rozwiązania jest aplikacja myRandstad Work Time – platforma wspierająca onboarding oraz zarządzanie absencjami, planowanie, ewidencjonowanie oraz klasyfikację czasu pracy
koniec z ręcznymi procesami, które pochłaniają czas i energię.
W wielu organizacjach procesy kadrowo-płacowe wciąż, przynajmniej w części, opierają się na ręcznym wprowadzaniu danych. To praca żmudna, obarczona ryzykiem błędu i mocno angażująca zasoby. Nowoczesne systemy umożliwiają pełną digitalizację i automatyzację wielu z tych zadań. Informacje o zwolnieniach lekarskich importowane są bezpośrednio z PUE do systemu kadrowo-płacowego. Dane o czasie pracy trafiają do aplikacji bezpośrednio z systemu rejestracji czasu pracy (RCP), a następnie są przetwarzane i klasyfikowane w czasie rzeczywistym. Nie ma potrzeby ręcznego przeliczania godzin, nadgodzin czy nieobecności. Całość można połączyć z innymi systemami kadrowo-płacowymi, co eliminuje konieczność duplikowania danych i minimalizuje ryzyko pomyłek.
zarządzanie czasem pracy – nie tylko obecności i urlopy.
W firmach produkcyjnych, handlowych, logistycznych czy usługowych planowanie i rozliczanie czasu pracy to temat dużo bardziej złożony niż tylko prosta rejestracja tego, kto był obecny w pracy, a kto akurat jest na urlopie. Grafiki muszą uwzględniać zmiany, nadgodziny, dyżury, limity prawne, a często także preferencje pracowników. Bez odpowiednich narzędzi to niemal niewykonalne. Tymczasem, dla przykładu, moduł harmonogramowania czasu pracy w myRandstad Work Time umożliwia tworzenie grafików z uwzględnieniem wymagań ustawowych i wewnętrznych zasad firmy, a także monitorowanie ich realizacji i reagowanie na nieprawidłowości. Dzięki temu możliwe jest nie tylko bieżące planowanie, ale także analiza kosztów i efektywności pracy.
papierowa dokumentacja, czyli biurowy labirynt – rozwiązaniem e-teczka.
Choć wiele firm deklaruje cyfryzację procesów, w praktyce dokumentacja pracownicza wciąż często jest prowadzona w formie papierowej. Oznacza to nie tylko konieczność drukowania, segregowania i archiwizacji dokumentów, ale też realne problemy: zagubione umowy, trudności z dostępem do akt, brak historii zmian czy ryzyko naruszenia RODO. E-teczki pozwalają te problemy wyeliminować. Wszystkie dokumenty są skanowane, klasyfikowane i przechowywane w jednym miejscu z pełną zgodnością z przepisami. System umożliwia nadawanie uprawnień, kontrolę dostępu, śledzenie historii zmian, a nawet automatyczne przypomnienia o terminach (np. badań lekarskich czy szkoleń BHP). Co więcej, pozwala też na zarządzanie dokumentami zewnętrznymi, tworząc pełny obraz sytuacji pracownika w firmie. I wszystko w zgodzie z przepisami, bo od 1 stycznia 2019 r. nowelizacja Kodeksu pracy umożliwiła prowadzenie dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej.
RODO, dostępność i bezpieczeństwo danych.
Przechowywanie i udostępnianie dokumentów pracowniczych wiąże się z dużą odpowiedzialnością. Wyciek danych, nieautoryzowany dostęp, brak możliwości anonimizacji czy niewłaściwa archiwizacja mogą skutkować nie tylko utratą zaufania pracowników, ale także poważnymi sankcjami prawnymi. E-teczka i inne systemy informatyczne powinny być w pełni zgodne z przepisami RODO i spełniać najwyższe standardy bezpieczeństwa danych - tak jest w przypadku rozwiązań dostarczanych przez Randstad Payroll Solutions. W naszych systemach wdrożyliśmy na przykład proces trwałej anonimizacji dokumentów po zakończeniu okresu przechowywania. Ponadto dostęp do dokumentów może być nadawany na poziomie jednostki organizacyjnej, grupy czy indywidualnego użytkownika – z pełną rejestracją wszystkich aktywności.
nowe role HR – technologia nie odbiera pracy, tylko ją ułatwia.
Wiele osób obawia się, że cyfryzacja i automatyzacja zastąpią człowieka w procesach kadrowo-płacowych. Tymczasem rzeczywistość pokazuje coś innego – technologia nie eliminuje roli HR, ale zmienia jej charakter. Zamiast wykonywać setki powtarzalnych czynności, zespoły HR mogą skupić się na działaniach strategicznych: wspieraniu doświadczeń kandydatów i pracowników (employee experience), budowaniu zaangażowania, rozwijaniu kultury organizacyjnej, wzmacnianiu liderów, tworzeniu ścieżek rozwoju pracowników. Rozwiązania Randstad to nie tylko systemy IT – to kompleksowe wsparcie, które obejmuje wdrożenie, doradztwo, rozwój funkcjonalności i integrację z istniejącymi procesami.
case study: Getinge i Randstad – rewolucja procesów HR.
Przykładem udanej transformacji cyfrowej jest współpraca firmy Getinge, globalnego lidera w technologii medycznej, z Randstad. Getinge mierzyło się z wyzwaniami digitalizacji ewidencji czasu pracy i usprawnieniem procesu naliczania wynagrodzeń, które generowały ryzyko błędów i wymagały znacznych nakładów czasu. Dzięki wdrożeniu autorskiego narzędzia myRandstad WorkTime i specjalnej aplikacji mobilnej, Getinge zrewolucjonizowało proces ewidencji czasu pracy, eliminując potrzebę prowadzenia ewidencji w formie papierowej czy w plikach Excel. Wdrożenie kompleksowych rozwiązań Randstad przyniosło Getinge szereg wymiernych korzyści, takich jak digitalizacja i przyspieszenie procesów HR, minimalizacja zużycia papieru, poprawa komunikacji, zwiększenie dokładności i bezpieczeństwa danych, a także oszczędności finansowe.
Obszar kadr i płac to dziś nie tylko obowiązek administracyjny, ale też przestrzeń strategiczna – z punktu widzenia prawa, finansów, kultury organizacyjnej i doświadczeń pracowników. By dobrze nim zarządzać, nie wystarczą już dobre chęci i znajomość przepisów. Potrzebne są narzędzia, które upraszczają to, co z natury rzeczy skomplikowane. Randstad Payroll Solutions oferuje spójne, zintegrowane środowisko, które łączy zgodność z przepisami, bezpieczeństwo, efektywność i nowoczesne podejście do zarządzania personelem.