karuzela zmian prawnych w kadrach i płacach – jak firmy radzą sobie z kosztami i ryzykiem?

Analiza rynku pokazuje jednoznacznie, że największą trudnością dla pracodawców jest ogromna zmienność przepisów prawa i krótki czas na ich wdrożenie. Aż 78% firm zatrudniających powyżej 10 osób boryka się z tym wyzwaniem, co czyni je problemem o uniwersalnym zasięgu. Brak stabilności legislacyjnej, często związany z wprowadzaniem tzw. „polskiego ładu” czy kolejnych zmian w Kodeksie Pracy (np. dotyczących pracy zdalnej, kontroli trzeźwości czy nowych zasad urlopów), generuje niepewność i wymaga ciągłego monitorowania. Aby lepiej zrozumieć skalę problemu, warto zapoznać się z aktualnymi zmianami w przepisach, które wpływają na działy kadr i płac. Można je śledzić na portalach takich jak Infor.pl lub na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej. Nasi eksperci przybliżają je też na co dzień na blogu Randstad.

Do tego dochodzi jeszcze jedno zjawisko – kadry i płace to dziś jeden z najczęściej digitalizowanych obszarów działalności firm. Jednocześnie jednak część firm deklaruje, że efekty tych działań nie w pełni odpowiadają założeniom i spodziewanym korzyściom. Automatyzacja i cyfryzacja mogą więc nie tylko ułatwiać, ale też potęgować ryzyka w okresie zmian legislacyjnych – szczególnie jeśli systemy nie są dostosowane do lokalnych realiów prawnych lub wymagają dodatkowych nakładów konfiguracyjnych.

koszty karuzeli zmian prawnych – co się na nie składa?

Na wyzwania związane ze zmiennością przepisów i otoczenia prawnego można spojrzeć jak na bariery, które trzeba pokonać w ramach prowadzenia działalności gospodarczej. Warto jednak przeanalizować je także pod kątem kosztów, które mogą generować. Nie dotyczy to wyłącznie środków, które trzeba zabezpieczyć w ramach zarządzania ryzykiem, na przykład na wypadek kar administracyjnych. Bezpośrednie koszty, które pojawiają się w takich sytuacjach, związane są z konsultacjami prawnymi, których może wymagać skuteczne wdrożenie, szczególnie gdy firma nie ma wyspecjalizowanego zespołu prawnego. Nawet jeśli firma posiada wewnętrznych prawników, mogą oni specjalizować się w obszarze działalności firmy, a niekoniecznie w kwestiach związanych z implementacją przepisów dotyczących zatrudnienia.

Zewnętrzne szkolenia dla zespołu HR czy dodatkowe godziny pracy, które generowane są w okresie wdrażania przepisów, to również istotne koszty. Są to jedynie podstawowe koszty bezpośrednie. Wycenić można także optymalizację rozwiązań informatycznych, w tym zaangażowanie zespołu IT i aktualizacje systemów, jeśli nie są one zapewnione przez dostawcę. W dużej organizacji ważnym aspektem są również działania komunikacyjne – współcześnie firmy, choć nie odpowiadają za zmiany, biorą na siebie objaśnianie ich pracownikom, szczególnie w przypadku niedostatku działań ze strony ustawodawców. Przykładem mogą być zmiany w podatkach, które bezpośrednio wpływają na wysokość wynagrodzeń, a ich brak zrozumienia może prowadzić do frustracji pracowników i dodatkowych zapytań do działu HR. Na koniec doliczyć należy koszty roboczogodzin, które pracownicy działów kadr i HR, ale także zarządzający firmą, przeznaczyliby na działania istotniejsze z punktu widzenia rozwoju przedsiębiorstwa. Według szacunków Randstad, w firmie zatrudniającej do 50 osób, koszty wdrożenia niewielkich zmian prawnych mogą przekraczać 20 tys. zł. To pokazuje, że nawet pozornie małe modyfikacje potrafią generować znaczne obciążenia finansowe i operacyjne.

jak unikać bezpośrednich i ukrytych kosztów wdrażania zmian kadrowo-płacowych?

W świecie, w którym zmiany legislacyjne pojawiają się z zaskoczenia, a każda nowelizacja oznacza lawinę modyfikacji w systemach, dokumentach i procedurach, stabilność w obszarze kadr i płac staje się luksusem, na który mało która firma może sobie pozwolić. Kluczem jest działanie z wyprzedzeniem i inwestycja w kapitał wewnętrzny – ludzi, procesy i umowy.

Pierwszą linią obrony są działania wewnętrzne:

• Umowy z dostawcami systemów kadrowo-płacowych: Warto wynegocjować zapisy o bezpłatnej aktualizacji aplikacji w przypadku zmian przepisów. Taki prosty zapis może uchronić firmę przed dodatkowymi kosztami w przyszłości. Przed podpisaniem umowy warto szczegółowo analizować warunki dotyczące aktualizacji i wsparcia technicznego, ponieważ nie wszyscy dostawcy oferują takie same pakiety.
• Stałe i systemowe podnoszenie kompetencji kadrowców: Aż 97% firm deklaruje, że specjaliści ds. kadr i płac muszą stale aktualizować wiedzę, jednak tylko 28% z nich realnie inwestuje w szkolenia. Tymczasem to właśnie kompetencje zespołu są często największym buforem ochronnym przed kosztami wynikającymi z błędnej interpretacji przepisów. Regularne, zaplanowane szkolenia, zarówno z prawa pracy, jak i obsługi nowoczesnych narzędzi IT, nie muszą być kosztowne. Warto też budować kulturę dzielenia się wiedzą. W kontekście digitalizacji coraz większe znaczenie zyskuje również znajomość narzędzi opartych na AI, które wspierają automatyzację zadań kadrowych, jak np. generowanie umów czy analiza danych kadrowych.
• Ograniczenie rotacji i zachowanie ciągłości kompetencji: Koszty wdrożenia nowej osoby do działu kadr i płac są nieporównywalnie wyższe niż w innych działach, nie tylko finansowo, ale też z punktu widzenia ryzyka błędów. Wysoka rotacja oznacza utratę wiedzy organizacyjnej, np. znajomości nietypowych zapisów w umowach czy specyfiki danej branży. Przeciwdziałanie rotacji to również zapewnienie rozwoju, odpowiedzialności, elastyczności i poczucia wpływu. Cennych informacji na temat poziomy rotacji w firmach i skłonności pracowników do zmiany miejsca zatrudnienia dostarczają opracowania Instytutu Badawczego Randstad, m.in. Monitor Rynku Pracy. Jednym z kluczowych elementów przyczyniających się do rotacji jest niedostosowanie poziomu płac - nasi eksperci co roku przygotowują analizy, w których pokazują średnie wynagrodzenia oferowane specjalistom i managerom w obszarze kadr i płac.
• Efektywna komunikacja wewnętrzna: Czytelny system komunikacji między działem kadrowo-płacowym a managerami i pracownikami operacyjnymi (np. poprzez portale pracownicze, newslettery, kalendarze zmian) znacząco redukuje liczbę błędów, opóźnień i nieporozumień. Nowoczesne narzędzia do komunikacji wewnętrznej, takie jak platformy intranetowe czy specjalne aplikacje, mogą znacząco usprawnić ten proces.

outsourcing jako stabilizator i motor efektywności.

Gdy wewnętrzne zasoby to za mało, outsourcing staje się strategicznym partnerstwem. W dynamicznie zmieniającym się otoczeniu prawnym, podatkowym i technologicznym, wiele firm napotyka barierę własnych zasobów. Utrzymanie wewnętrznego zespołu, który byłby w stanie na bieżąco śledzić każdą nowelizację, wdrażać zmiany systemowe czy reagować na kontrole i sytuacje kryzysowe, bywa po prostu zbyt kosztowne.

Współpraca z partnerem takim jak Randstad Payroll Solutions to coś więcej niż tylko oddanie części zadań. To przede wszystkim zyskanie stabilności, bezpieczeństwa i skalowalności procesów:

• Stały dostęp do zespołu wyspecjalizowanych ekspertów, którzy nie tylko śledzą zmiany prawne, ale też potrafią błyskawicznie zinterpretować je i przełożyć na praktykę w firmie klienta. Dostawcy usług outsourcingowych, tacy jak Randstad, często dysponują rozbudowanymi działami prawnymi i merytorycznymi, które na bieżąco analizują zmiany w prawie pracy, podatkach i ubezpieczeniach społecznych.
• Nowoczesne, zawsze aktualne systemy informatyczne – bez potrzeby inwestowania w licencje czy czasochłonne wdrożenia. Partner outsourcingowy odpowiada za utrzymanie i rozwój systemów, zapewniając ich zgodność z najnowszymi przepisami.
• Wsparcie prawne, merytoryczne i operacyjne w sytuacjach nietypowych, spornych lub kryzysowych. To kluczowe w przypadku kontroli urzędowych (np. PIP, ZUS), sporów z pracownikami czy skomplikowanych restrukturyzacji.
• Elastyczność współpracy – możliwość skalowania usług w zależności od sezonowości, zmian organizacyjnych, urlopów czy rotacji w zespole. To pozwala firmom płacić tylko za faktycznie wykorzystane zasoby, co jest szczególnie korzystne dla przedsiębiorstw o zmiennym zapotrzebowaniu na usługi kadrowo-płacowe.

Wsparcie wyspecjalizowanego partnera to także konkretne oszczędności kosztowe i czasowe – eliminacja wydatków związanych z rekrutacją, szkoleniami, zakupem systemów, a także kosztów wynikających z błędów, opóźnień czy sankcji po kontrolach ZUS czy PIP, ponieważ to partner ponosi odpowiedzialność za poprawność rozliczeń i kontakt z instytucjami publicznymi. Uwolnione z obowiązków operacyjnych działy HR mogą wreszcie skupić się na tym, co buduje wartość firmy – rozwoju talentów, tworzeniu angażującego środowiska pracy czy wdrażaniu działań na rzecz dobrostanu.

Skuteczne zarządzanie kadrami i płacami w obliczu dynamicznych zmian wymaga zarówno wewnętrznej gotowości, jak i otwartości na wsparcie zewnętrzne. Outsourcing staje się coraz bardziej popularnym rozwiązaniem, które zapewnia stabilność, bezpieczeństwo i elastyczność w niepewnym otoczeniu rynkowym, pozwalając firmom koncentrować się na strategicznych celach biznesowych.