kompleksowy outsourcing kadr i płac – na co zwrócić uwagę przy wyborze partnera?

Prowadzenie wewnętrznej administracji związanej z zatrudnieniem, choć na pozór proste, wymaga ogromnej skrupulatności, specjalistycznej wiedzy prawno-podatkowej oraz znacznego nakładu czasu i zasobów. Z tego powodu coraz więcej przedsiębiorstw, niezależnie od ich wielkości i branży, decyduje się na wsparcie zewnętrznych ekspertów. Firmy specjalizujące się w outsourcingu kadr i płac zyskują unikalne kompetencje i doświadczenie, co minimalizuje ryzyko pomyłek, zapewnia zgodność z dynamicznie zmieniającymi się przepisami i pozwala wewnętrznym działom HR skoncentrować się na strategicznych aspektach zarządzania zasobami ludzkimi.

dlaczego outsourcing kadr i płac zyskuje na popularności?

Poza oczywistymi korzyściami, takimi jak redukcja kosztów operacyjnych czy dostęp do specjalistycznej wiedzy, outsourcing kadr i płac oferuje szereg dodatkowych atutów. Przede wszystkim, specjalistyczne firmy outsourcingowe często wykorzystują zaawansowane systemy i oprogramowanie, które automatyzują wiele procesów, skracając czas ich realizacji i minimalizując ryzyko błędów. Zmieniające się przepisy prawa pracy, podatkowego i ubezpieczeń społecznych stanowią wyzwanie dla każdej firmy, dlatego outsourcerzy na bieżąco monitorują te zmiany, zapewniając zgodność działań z aktualnymi wymogami, co chroni firmę przed karami i sporami. Ponadto, firmy outsourcingowe obsługują wielu klientów z różnych branż, co pozwala im gromadzić i wdrażać najlepsze praktyki w obszarze HR i płac. Kluczowa jest również skalowalność – outsourcing pozwala na elastyczne dostosowanie zakresu usług do aktualnych potrzeb firmy, niezależnie od tego, czy zatrudnia ona kilku pracowników, czy setki, co jest szczególnie ważne w okresach dynamicznego wzrostu lub spadku zatrudnienia. W efekcie, przekazanie zadań kadrowo-płacowych na zewnątrz pozwala firmie skupić się na swojej podstawowej działalności, co przekłada się na lepsze wyniki biznesowe.

kluczowe kryteria wyboru partnera outsourcingowego – na co zwrócić uwagę?

doświadczenie dostawcy

Decydując się na outsourcing funkcji kadrowo-płacowych, należy wziąć pod uwagę szereg czynników, które zapewnią firmie maksymalne korzyści i bezpieczeństwo. Przede wszystkim, doświadczenie dostawcy jest kluczowe – warto sprawdzić, czy firma ma udokumentowane doświadczenie w obsłudze organizacji o podobnej skali i z podobnej branży, a także czy dysponuje wyspecjalizowanymi zespołami z obszaru prawa, IT i komunikacji. Długoletnie relacje z klientami są tu sygnałem zaufania i wysokiej jakości usług, dlatego warto sprawdzić referencje.

znajomość przepisów i zgodność z prawem

Znajomość przepisów i zgodność z prawem to kolejny priorytet. Należy upewnić się, czy partner zapewnia ciągły monitoring zmian w przepisach prawa pracy, ubezpieczeń społecznych i podatków, oraz jakie ma procedury aktualizacji wiedzy i systemów. Aktualność i zgodność gwarantują uniknięcie kar i sporów, a profesjonalizm outsourcerów w tym zakresie, w tym zgodność z RODO, jest absolutną podstawą. Warto również zapytać o polisy ubezpieczeniowe, które chronią klienta przed ewentualnymi błędami.

bezpieczeństwo danych

Bezpieczeństwo danych jest niezwykle istotne, ponieważ kadry i płace to jedno z najbardziej wrażliwych źródeł danych w firmie. Partner musi spełniać wszystkie wymagania RODO i mieć wdrożone rygorystyczne procedury ochrony danych osobowych. Należy zapytać o zabezpieczenia systemu IT, takie jak szyfrowanie, backupy, dostępność i certyfikaty. Najlepsi dostawcy usług kadrowo-płacowych stosują rygorystyczne środki ochrony danych, od szyfrowania po zasady dostępu „need-to-know” (zasada wiedzy koniecznej).

zakres usług i elastyczność

Istotny jest także zakres usług i elastyczność – możliwość dopasowania wsparcia do specyficznych potrzeb firmy, czy to tylko płace, tylko kadry, czy kompleksowo, a także szybkie zwiększanie lub zmniejszanie zakresu usług w zależności od zmieniających się potrzeb firmy. Elastyczność to gwarancja, że dostawca nadąży za rozwojem organizacji.

nowoczesne technologie i integracja systemów

Nowoczesne technologie i integracja systemów to podstawa. Należy zweryfikować, czy firma korzysta z aktualnych i intuicyjnych systemów kadrowo-płacowych oraz czy można je zintegrować z istniejącymi systemami klienta, np. ERP czy systemem do zarządzania czasem pracy. Cyfryzacja procesów, wykorzystanie narzędzi OCR i automatycznych reguł przetwarzania minimalizują ryzyko błędów i oszczędzają czas.

transparentność działań

Transparentność i dostęp do danych są kluczowe dla budowania zaufania. Klient powinien mieć wgląd do danych, raportów i dokumentacji w czasie rzeczywistym, a raportowanie powinno być dostosowane do potrzeb działu finansowego, zarządu czy HR. Przejrzystość procesu ułatwia kontrolę i zarządzanie.

model współpracy i opieka klienta

Wreszcie, model współpracy i opieka klienta to nie tylko techniczna obsługa, ale prawdziwe partnerstwo. Ważne jest, czy firma zapewnia opiekuna, który zna specyfikę przedsiębiorstwa i jest w bieżącym kontakcie, a także jak wygląda komunikacja w sytuacjach pilnych czy kryzysowych. Spersonalizowany kontakt i płynna komunikacja są kluczowe dla efektywnej współpracy, a Randstad zapewnia takiego opiekuna dla każdego klienta.

relacja ceny do wartości

Analizując cenę w relacji do wartości, należy pamiętać, że niska cena nie zawsze oznacza opłacalność. Ważne jest, aby model rozliczeń był jasny i dopasowany do skali firmy, a także aby dokładnie wiedzieć, co zawiera się w cenie – czy są tam: wsparcie prawne, aktualizacje systemów, rozwiązania informatyczne czy raportowanie. Warto patrzeć na wartość całego pakietu wsparcia i oszczędności, które firma zyskuje dzięki outsourcingowi.

kompleksowe spektrum usług randstad payroll solutions.

Randstad jest ekspertem w kompleksowej obsłudze w zakresie kadr i płac, oferując szeroki wachlarz usług dostosowanych do potrzeb różnorodnych przedsiębiorstw – od MŚP, przez startupy, po firmy z wieloma oddziałami, zarówno polskie, jak i zagraniczne.

• W ramach precyzyjnej obsługi płac Randstad zapewnia naliczanie płac uwzględniając zmienne składniki, takie jak premie,  nadgodziny oraz inne składniki płacowe wynikające z regulaminu wynagradzania obowiązującego u danego Klienta. Po naliczeniu list płac Randstad realizuje terminowo  przelewy wynagrodzeń dla pracowników Klienta. Klienci otrzymują także generowanie i udostępnianie elektronicznych pasków płacowych oraz e-PITów, co zwiększa wygodę i minimalizuje zużycie papieru. Firma dba o kompletną obsługę deklaracji do ZUS i Urzędu Skarbowego, a także przygotowuje szczegółowe raporty dotyczące kosztów pracy i wynagrodzeń.
• Kompleksowa administracja kadrowa obejmuje prowadzenie i zarządzanie pełną dokumentacją pracowniczą, w tym aktami osobowymi. Randstad zajmuje się rejestracją i wyrejestrowaniem pracowników w ZUS, precyzyjnym ewidencjonowaniem urlopów, zwolnień lekarskich i innych absencji. Aktywnie śledzone są kluczowe daty, takie jak terminy badań lekarskich czy wygasające umowy o pracę. Firma obsługuje również deklaracje do PFRON i GUS.
• Randstad oferuje również nowoczesną ewidencję czasu pracy, wspierając planowanie czasu pracy z zaawansowanymi mechanizmami weryfikacji. Zapewnia szczegółową ewidencję i rozliczanie nadgodzin oraz nieobecności, automatyzację funkcji masowej akceptacji i zmian godzin, działów oraz centrów kosztów, a także integrację z systemami Rejestracji Czasu Pracy (RCP).
• Dla wygody pracowników dostępny jest intuicyjny portal pracowniczy, platforma umożliwiająca składanie wniosków urlopowych, dostęp do pasków płacowych i e-PITów oraz aktualizację danych osobowych. Portal wspiera także proces wdrażania nowych pracowników (onboarding) i jest dostępny mobilnie, w języku polskim i angielskim.
• W ofercie Randstad znajduje się również outsourcing Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK), obejmujący pełne zarządzanie i obsługę PPK wraz ze specjalną aplikacją do zarządzania uczestnictwem, co odciąża firmę od skomplikowanych obowiązków związanych z tym programem.

To tylko część zapewnianych rozwiązań. Aby poznać je w szczegółach, warto porozmawiać z naszymi przedstawicielami.

gwarancja randstad: bezpieczeństwo i profesjonalizm.

Wybierając Randstad, zyskujesz nie tylko dostęp do specjalistycznej wiedzy i doświadczenia, ale także gwarancję bezpieczeństwa i poufności danych. Randstad Payroll Solutions to idealne rozwiązanie dla firm, które pragną zoptymalizować procesy kadrowo-płacowe, zminimalizować ryzyko błędów i w pełni wykorzystać potencjał swojego wewnętrznego działu HR, pozwalając mu skupić się na strategicznych inicjatywach rozwoju talentów i kultury organizacyjnej.