Czym jest urlop szkoleniowy?

Urlop szkoleniowy to przywilej pracowniczy, który pozwala pogodzić pracę z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Dzięki niemu pracownik może otrzymać dodatkowe wolne dni na naukę i egzaminy związane z edukacją. Poniżej wyjaśniamy, komu i kiedy przysługuje urlop szkoleniowy, w jakim wymiarze (ile dni wolnego można dostać) oraz jak się o niego ubiegać.

komu przysługuje urlop szkoleniowy?

Urlop szkoleniowy przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na podstawie umowy o pracę, którzy dokształcają się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Innymi słowy, pracodawca musi wiedzieć o podjęciu nauki i wyrazić na nią zgodę (ewentualnie sam skierować pracownika na dokształcanie). Takie kształcenie z inicjatywy lub za zgodą pracodawcy nazywamy w przepisach podnoszeniem kwalifikacji zawodowych. Zgodnie z Kodeksem pracy pracodawca ma ogólny obowiązek ułatwiania pracownikom podnoszenia kwalifikacji. Jednak urlop szkoleniowy jako płatne wolne jest przewidziany tylko dla tych osób, które uczą się w porozumieniu z pracodawcą.

kiedy przysługuje urlop szkoleniowy?

Przede wszystkim wtedy, gdy podnoszenie kwalifikacji kończy się określonym egzaminem lub pracą dyplomową – katalog takich sytuacji podaje Kodeks pracy. Jeśli pracownik rozwija się edukacyjnie bez wiedzy lub zgody pracodawcy, nie nabywa prawa do urlopu szkoleniowego. W takiej sytuacji może skorzystać jedynie z regularnego urlopu wypoczynkowego albo spróbować negocjować urlop bezpłatny na czas nauki. Dopiero gdy pracodawca oficjalnie wyrazi zgodę w trakcie trwania nauki (lub sam skieruje na szkolenie), pracownik staje się osobą podnoszącą kwalifikacje w rozumieniu przepisów – i od tego momentu może korzystać z przywilejów, jakie dają przepisy (czyli m.in. urlopu szkoleniowego).

pamiętaj: urlop i odpoczynek ważny dla pracownika i… pracodawcy

ile dni urlopu szkoleniowego przewidują przepisy?

Wymiar urlopu szkoleniowego zależy od rodzaju egzaminu kończącego dane kształcenie. Kodeks pracy precyzuje, ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje w poszczególnych przypadkach. Są to maksymalne limity wolnego na naukę – pracodawca nie może ich zmniejszyć ani ograniczyć na niekorzyść pracownika. Obecnie (2025 r.) obowiązują następujące wymiary urlopu szkoleniowego:

6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminów eksternistycznych (egzaminy eksternistyczne pozwalają uzyskać świadectwa ukończenia szkół ponadpodstawowych poza trybem formalnym).
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu maturalnego (tzw. matury, czyli egzaminu dojrzałości).
6 dni – dla pracownika przystępującego do egzaminu potwierdzającego kwalifikacje zawodowe lub innego egzaminu zawodowego (np. egzamin zawodowy po szkole branżowej lub technikum).
21 dni – w ostatnim roku studiów wyższych – na przygotowanie pracy dyplomowej oraz przygotowanie się i przystąpienie do egzaminu dyplomowego (obrony pracy dyplomowej na studiach licencjackich/inżynierskich lub magisterskich).

Urlop szkoleniowy należy wykorzystać w dniach, które są dla pracownika normalnymi dniami pracy zgodnie z grafikiem. Przykładowo, jeśli pracownik pracuje od poniedziałku do piątku, to urlop szkoleniowy może obejmować te dni (weekendy poza rozkładem pracy nie wliczają się do urlopu szkoleniowego). Co ważne, urlop szkoleniowy powinien być wykorzystany w czasie powiązanym z wydarzeniem, które do niego uprawnia. Oznacza to, że dni wolne na naukę należy zaplanować bezpośrednio przed egzaminem lub obroną pracy – tak aby służyły faktycznie przygotowaniu się do tego egzaminu. Urlop szkoleniowy nie może być „odkładany” na zapas; jeśli pracownik nie złoży wniosku i nie wykorzysta go we właściwym czasie, prawo do tego urlopu przepada (nie przechodzi na kolejny rok jako zaległy). Nie ma również możliwości wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop szkoleniowy – jest to uprawnienie celu konkretnego, które wygasa po zakończeniu danego toku nauki.

przeczytaj też: urlop na żądanie – wymiar, zasady, jak skorzystać?

studia podyplomowe a urlop szkoleniowy

Wiele osób zastanawia się, czy urlop szkoleniowy (studia podyplomowe) również im przysługuje. Niestety, zgodnie z przepisami studia podyplomowe nie zostały ujęte w powyższym katalogu uprawniającym do urlopu szkoleniowego. Egzaminy kończące studia podyplomowe nie są egzaminami dyplomowymi w rozumieniu Kodeksu pracy (kończą się świadectwem, a nie tytułem zawodowym). Dlatego uczestnikom studiów podyplomowych urlop szkoleniowy z mocy prawa nie przysługuje. Oczywiście pracodawca może dobrowolnie wesprzeć pracownika w takiej sytuacji – np. udzielić dodatkowych dni wolnych na naukę na podstawie wewnętrznego porozumienia lub po prostu zgodzić się na urlop wypoczynkowy w terminach zjazdów/egzaminów. Może też zostać zawarta tzw. umowa szkoleniowa między pracodawcą a pracownikiem, rozszerzająca uprawnienia na inne formy kształcenia (jak studia podyplomowe), ale nie jest to obowiązkowe ani narzucone przepisami.

jak uzyskać urlop szkoleniowy? (wniosek o urlop szkoleniowy)

Aby skorzystać z urlopu szkoleniowego, pracownik powinien złożyć do pracodawcy wniosek o udzielenie takiego urlopu. Przepisy wskazują, że urlopu szkoleniowego udziela się na wniosek pracownika. W praktyce oznacza to konieczność przygotowania podania o urlop szkoleniowy – najlepiej w formie pisemnej (tradycyjnie lub mailowo, zgodnie z przyjętą w firmie formą składania wniosków urlopowych). Taki wniosek powinien zawierać m.in.: proponowany termin/urlopy szkoleniowego, liczbę dni, oraz informację o okoliczności uzasadniającej urlop (np. rodzaj egzaminu, data egzaminu dyplomowego itp.). Warto złożyć wniosek z wyprzedzeniem – tak aby pracodawca miał czas na organizację zastępstwa lub zmianę grafiku. Wniosek najlepiej powiązać bezpośrednio z terminami egzaminów czy obrony pracy, ponieważ – jak wspomniano – urlop przysługuje tylko w związku z tymi wydarzeniami.

Pracodawca nie ma obowiązku sam z siebie przypominać pracownikowi o prawie do urlopu szkoleniowego. Jeśli pracownik nie złoży wniosku, urlop szkoleniowy po prostu przepada (nie kumuluje się na przyszłość). Dlatego warto pamiętać o swoim uprawnieniu i w odpowiednim momencie wystąpić z podaniem. Dobrą praktyką jest dołączenie do wniosku dokumentu potwierdzającego okoliczność uprawniającą – np. harmonogramu sesji egzaminacyjnej, pisma z uczelni o terminie obrony albo zaświadczenia o przystąpieniu do danego egzaminu zawodowego. Po zakończeniu nauki lub zdaniu egzaminu pracownik może zostać poproszony o przedstawienie dowodu uczestnictwa (np. świadectwa zdanego egzaminu) – zwłaszcza jeśli urlop szkoleniowy dotyczył mniej formalnych form kształcenia.

sprawdź, kiedy jeszcze warto wziąć urlop, aby jak najdłużej odpoczywać.

czy urlop szkoleniowy jest płatny?

Tak, urlop szkoleniowy jest płatny. Za czas takiego urlopu pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, dokładnie tak jak za czas zwykłego urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie oblicza się na tych samych zasadach co wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy (uwzględnia zmienne składniki, premie regulaminowe itp.). Dzięki temu pracownik korzystający z wolnego na naukę nie traci finansowo – może spokojnie przygotowywać się do egzaminów, mając zapewnioną pensję.

W przypadku urlopu szkoleniowego kodeksowego (czyli w przypadkach wymienionych w Kodeksie pracy, jak wyżej) wynagrodzenie przysługuje w pełnej wysokości (100%). Warto dodać, że istnieją pewne szczególne regulacje dotyczące odpłatności za urlop szkoleniowy w określonych sytuacjach. Przykładowo, aplikanci prawniccy przygotowujący się do egzaminu adwokackiego lub radcowskiego mają prawo do 30 dni urlopu szkoleniowego, ale za ten okres otrzymują 80% wynagrodzenia (wynika to z ustaw korporacyjnych). Takie wyjątki są jednak odrębnie uregulowane przepisami branżowymi. Co do zasady, typowy urlop szkoleniowy udzielany na podstawie Kodeksu pracy jest w pełni płatny.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

czym jest urlop szkoleniowy?

Urlop szkoleniowy to dodatkowe, płatne dni wolne od pracy, które przysługują pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Udzielany jest tylko na czas przygotowania do egzaminów lub obrony pracy dyplomowej.

komu przysługuje urlop szkoleniowy?

Przysługuje wyłącznie pracownikom zatrudnionym na umowę o pracę, którzy uczą się za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy. Osoby kształcące się samodzielnie, bez zgody pracodawcy, nie mają do niego prawa.

ile dni urlopu szkoleniowego przysługuje?

W zależności od rodzaju egzaminu: 6 dni na maturę lub egzamin zawodowy, 21 dni w ostatnim roku studiów wyższych. Niewykorzystany urlop przepada i nie przechodzi na kolejny rok.