Zaświadczenie o niekaralności bywa wymagane przy ubieganiu się o pracę w wielu branżach, dlatego warto wiedzieć, jak je zdobyć. Wbrew pozorom uzyskanie tego dokumentu nie jest skomplikowane – można to zrobić zarówno tradycyjnie w sądzie, jak i online bez wychodzenia z domu. Przeczytaj nasz poradnik krok po kroku i dowiedz się, czym jest zaświadczenie o niekaralności, kto je wydaje, ile kosztuje, jak wygląda procedura uzyskania (papierowo oraz zaświadczenie o niekaralności online), a także kto może go nie otrzymać.
czym jest zaświadczenie o niekaralności?
Zaświadczenie o niekaralności to oficjalny dokument potwierdzający, że dana osoba nie widnieje w rejestrze karnym jako osoba karana. Innymi słowy, jest to świadectwo czystej kartoteki karnej danej osoby. Dokument ten bywa wymagany przy podejmowaniu pracy w określonych zawodach (np. nauczyciel, ochroniarz, urzędnik państwowy), podczas procedur rekrutacyjnych, a także przy uzyskiwaniu różnych koncesji, licencji czy zezwoleń zawodowych. Zaświadczenie o niekaralności bywa również potrzebne w postępowaniach przetargowych, przy zakładaniu działalności w koncesjonowanych branżach (np. transport, ochrona), czy nawet przy ubieganiu się o wizę lub obywatelstwo.
W praktyce zaświadczenie o niekaralności to wydruk z bazy Krajowego Rejestru Karnego (KRK) – centralnej ewidencji osób skazanych prawomocnymi wyrokami i innych odnotowanych w rejestrze zdarzeń. Jeśli osoba jest niekarana, na zaświadczeniu będzie informacja o braku wpisów w KRK. Jeśli natomiast w rejestrze figuruje wyrok skazujący lub inne odnotowane zdarzenie (np. warunkowe umorzenie postępowania), dokument to pokaże.
kto wydaje zaświadczenie o niekaralności?
Zaświadczenia o niekaralności są wydawane przez Krajowy Rejestr Karny, działający w strukturach Ministerstwa Sprawiedliwości. Uwaga – nie należy mylić go z Krajowym Rejestrem Sądowym (KRS). Często pojawiają się pytania o „krs zaświadczenie o niekaralności” lub „krajowy rejestr sądowy zaświadczenie o niekaralności”, jednak KRS to inny rejestr (dotyczący m.in. firm i stowarzyszeń), który nie ma związku z dokumentem o niekaralności. Jedynym właściwym rejestrem do sprawdzenia karalności osoby jest KRK.
jak uzyskać zaświadczenie o niekaralności?
Zaświadczenie o niekaralności można otrzymać trzema drogami:
- osobiście w punkcie informacyjnym KRK – punkty te działają przy sądach rejonowych w całej Polsce,
- przez internet – za pośrednictwem systemu e-KRK (platformy elektronicznej Ministerstwa Sprawiedliwości),
- listownie (pocztą) – wysyłając wypełniony wniosek do Biura Informacyjnego KRK w Warszawie lub dowolnego punktu informacyjnego KRK.
W każdej z tych opcji finalnie zaświadczenie wydaje Krajowy Rejestr Karny – albo w formie papierowej (dokument z pieczęcią i podpisem urzędnika), albo elektronicznej (plik z podpisem cyfrowym).
ile kosztuje zaświadczenie o niekaralności?
Opłata za wydanie zaświadczenia o niekaralności jest stała i regulowana przepisami. Cena zaświadczenia o niekaralności zależy od formy uzyskania dokumentu: wynosi 30 zł w przypadku wniosku tradycyjnego (papierowego, składanego osobiście lub pocztą) oraz 20 zł dla wniosku złożonego online przez system e-KRK.
W praktyce 30 zł pobierane jest w formie opłaty skarbowej za wydanie informacji z KRK – stąd niezależnie od tego, czy składasz wniosek osobiście w sądzie czy listownie, płacisz 30 zł (gotówką, przelewem lub znakami opłaty sądowej). Natomiast niższa stawka 20 zł obowiązuje dla wniosków elektronicznych, składanych za pośrednictwem platformy e-KRK (płatność online).
Należy pamiętać, że zwolnienie z opłaty przysługuje wspomnianym wcześniej wolontariuszom, którzy starają się o zaświadczenie do pełnienia funkcji wychowawcy lub kierownika wypoczynku dla dzieci i młodzieży – po dołączeniu odpowiedniego pisma potwierdzającego ten fakt. Poza tym szczególnym przypadkiem każda osoba wnioskująca pokrywa wskazaną opłatę – inaczej urząd nie rozpatrzy wniosku.
ile się czeka na zaświadczenie o niekaralności?
Czas oczekiwania na zaświadczenie o niekaralności zależy od wybranej formy uzyskania dokumentu.
- W punkcie informacyjnym (osobiście): Dokument wydawany jest praktycznie od ręki – zazwyczaj tego samego dnia, często w ciągu kilkunastu minut od złożenia wniosku. Jest to najszybsza opcja. W wyjątkowych sytuacjach (np. duże obłożenie) czas ten może się wydłużyć, ale nie powinien przekroczyć kilku dni (do 7 dni maksymalnie).
- Przez internet (online): Zaświadczenie o niekaralności online – ile się czeka? Zgodnie z przepisami maksymalnie do 20 dni kalendarzowych od złożenia e-wniosku. W praktyce jednak większość zapytań w systemie e-KRK realizowana jest szybciej – często w ciągu kilku dni (około tygodnia). O gotowym dokumencie zostaniesz powiadomiony e-mailowo i będziesz mógł go pobrać z systemu.
- Listownie (pocztą): Czas oczekiwania to zwykle około 7 dni od momentu, gdy urząd otrzyma Twój list z wnioskiem. Do tego należy doliczyć czas na przesyłkę pocztową w obie strony. Czyli realnie od wysłania wniosku do otrzymania listu zwrotnego z zaświadczeniem może minąć kilkanaście dni (zazwyczaj ~7–14 dni, zależnie od działania poczty).
Podsumowując, najszybciej zaświadczenie uzyskasz osobiście (tego samego dnia) lub potencjalnie online, jeśli sprawa zostanie obsłużona szybko (kilka dni). Najdłużej trwa droga listowna ze względu na wysyłkę pocztową. Miej na uwadze, że w przypadku osób będących obywatelami innego państwa UE, KRK sprawdza również rejestr karny tego państwa – może to wpłynąć na wydłużenie czasu oczekiwania (do 20 dni, aż nadejdzie odpowiedź z zagranicy).
kto nie dostanie zaświadczenia o niekaralności?
Wniosek o wydanie informacji z KRK może złożyć każdy – nie ma ograniczeń co do prawa do uzyskania informacji o sobie z rejestru. Jednak nie każda osoba otrzyma zaświadczenie o niekaralności rozumiane jako dokument potwierdzający brak karalności.
Zaświadczenie o niekaralności (tzw. „czyste”) przysługuje tym osobom, które nie figurują w Krajowym Rejestrze Karnym z żadnym prawomocnym wyrokiem ani inną informacją o ukaraniu. Jeśli dana osoba była karana – to znaczy figuruje w rejestrze z wyrokiem skazującym (lub innym wpisem, np. o warunkowym umorzeniu postępowania, środku zabezpieczającym czy karze aresztu za wykroczenie) – również otrzyma dokument z KRK, ale będzie to zaświadczenie o karalności, zawierające informację o odnotowanych wyrokach. Innymi słowy, osoba z prawomocnym wyrokiem nie dostanie „czystego” zaświadczenia o niekaralności – jej zaświadczenie wykaże istniejącą karalność.
W praktyce każda złożona prośba do KRK skutkuje wydaniem zaświadczenia, ale treść dokumentu zależy od stanu rejestru. Jeśli masz „czystą kartotekę”, otrzymasz zaświadczenie stwierdzające brak wpisów (brak karalności). Jeśli masz na koncie wyrok, zaświadczenie wymieni ten fakt (czyli potwierdzi karalność). Warto dodać, że dopóki dane o skazaniu widnieją w rejestrze (co zależy m.in. od zatarcia skazania po określonym czasie), dopóty każde zaświadczenie będzie je wykazywało.
FAQ – Najczęściej zadawane pytania
czy zaświadczenie o niekaralności można uzyskać online?
Tak. Można złożyć wniosek przez internet na platformie e-KRK (wymagany profil zaufany do potwierdzenia tożsamości). Zaświadczenie o niekaralności online kosztuje 20 zł i zostanie udostępnione w formie elektronicznej (plik z podpisem cyfrowym).
ile kosztuje zaświadczenie o niekaralności?
Opłata wynosi 30 zł za wniosek papierowy (osobiście lub listownie) oraz 20 zł za wniosek elektroniczny (online). Są to opłaty obowiązujące na terenie całej Polski.
ile czeka się na wydanie zaświadczenia o niekaralności?
Osobiście w sądzie dostaniesz dokument tego samego dnia (od ręki). Przy wniosku pocztowym poczekasz około 7–10 dni (wraz z dostawą listu). Online maksymalny czas wynosi do 20 dni, jednak zwykle zaświadczenie pojawia się na koncie w ciągu kilku dni od złożenia wniosku.
czy osoba karana otrzyma zaświadczenie o niekaralności?
Otrzyma zaświadczenie z KRK, ale nie będzie ono „o niekaralności” – dokument wykaże informacje o karach. Innymi słowy, jeśli ktoś ma prawomocny wyrok, na jego zaświadczeniu będą widniały dane o skazaniu (zamiast potwierdzenia braku karalności).
jak długo ważne jest zaświadczenie o niekaralności?
Sam dokument nie ma ustawowo określonego terminu ważności – przedstawia stan na dzień, w którym go wydano. W praktyce jednak wiele instytucji uznaje tylko zaświadczenia aktualne, np. nie starsze niż 1 miesiąc lub 3 miesiące, w zależności od wewnętrznych wymogów. Dlatego jeśli potrzebujesz zaświadczenia do rekrutacji czy urzędu, upewnij się, że nie jest zbyt stare.