administracja biurowa – podstawowe informacje. Jak wygląda zawód pracownika biurowego?

24/06/2019 11:44:26

Praca biurowa dostępna jest w praktycznie każdym przedsiębiorstwie, zaczynając od niewielkiej rodzinnej firmy, a kończąc na międzynarodowej korporacji. W związku z tym branża ta daje bardzo szerokie możliwości zatrudnienia, a popyt na pracowników biurowych nie słabnie od lat. Nie każdy jednak odnajdzie się na tym stanowisku. Dobry pracownik administracyjny musi bowiem wyróżniać się konkretnymi cechami i kompetencjami, a także mieć świadomość tego, jak odpowiedzialna jest jego praca. 

Na czym polega praca biurowa?

Do branży administracyjnej należy wiele profesji, wśród których można znaleźć przedstawicieli stanowisk asystenckich i specjalistycznych. Najpopularniejszy jest jednak zawód pracownika biurowego. Co należy do jego obowiązków?

Pracownik administracyjny zajmuje się koordynacją, zarządzaniem i organizacją codziennej pracy biura. Jego głównym zadaniem jest  segregacja i archiwizacja pism i dokumentów oraz dbałość o ich prawidłowy obieg w firmie. Pracownik biurowy prowadzi też rejestr pism i wydruków dotyczących obsługi pracowników, przygotowuje odpowiednią dokumentację prawną i administracyjną, a także odpowiedzialny jest za sporządzanie oficjalnych pism biurowych, w tym raportów i sprawozdań. Oprócz tego, do jego obowiązków należy obsługa korespondencji przychodzącej i wychodzącej (za pośrednictwem poczty tradycyjnej i elektronicznej), przygotowywanie ofert, a także dbałość o techniczną stronę organizowanych konferencji i spotkań.

Ważnym elementem zawodu pracownika administracyjnego jest również troska o odpowiedni przepływ informacji między poszczególnymi działami firmy, a także kontakt z klientami i kontrahentami przedsiębiorstwa.

Widać więc wyraźnie, że rola pracownika biurowego jest niezwykle złożona. Osoba zatrudniona na tym stanowisku codziennie musi mierzyć się z nowymi wyzwaniami. Wiąże się to również z dużą odpowiedzialnością. Praca biurowa zawsze powinna być wykonywana dokładnie i skrupulatnie, ponieważ to właśnie od niej w dużej mierze zależy prawidłowe funkcjonowanie firmy.

Kto może zostać pracownikiem biurowym? Podstawowe wymagania

Praca w administracji wymaga posiadania odpowiednich kompetencji. W przypadku wykonywania zawodu pracownika biurowego, większość pracodawców oczekuje od kandydatów wykształcenia wyższego. Preferowane kierunki to administracja, zarządzanie, ekonomia lub prawo. W wielu firmach możliwe jest także zatrudnienie jeszcze w trakcie studiów. Ponadto, niektóre przedsiębiorstwa skłonne są przyjąć pracownika biurowego z wykształceniem średnim uzupełnionym o kursy związane z administracją.

Samo wykształcenie jednak nie wystarczy. Konieczna jest także bardzo dobra znajomość obsługi urządzeń biurowych i komputera, umiejętność tworzenia i analizy oficjalnych pism, wiedza związana z procesami administracyjnymi, księgowymi i logistycznymi, a także szeroko rozwinięte umiejętności organizacyjne i zdolności analityczne. W międzynarodowych firmach niezbędna będzie również biegła  znajomość języka obcego.

W zawodzie pracownika biurowego przydatne są także kompetencje miękkie. Osoba na tym stanowisku powinna być przede wszystkim komunikatywna, pracowita, sumienna i odpowiedzialna. Ważna może okazać się również umiejętność pracy w zespole, a także wysoka kultura osobista.

Ścieżka rozwoju w administracji biurowej

Branża, jaką jest administracja biurowa, daje duże możliwości rozwoju zawodowego. Wraz ze zdobywaniem nowych umiejętności i kompetencji, istnieje realna szansa na awans. Gdy pracownik biurowy osiągnie odpowiednie doświadczenie, może skierować swoją karierę zawodową w kierunku stanowiska specjalisty ds. administracji, Office Manager’a, a z czasem nawet kierownika lub dyrektora działu administracyjnego. W tym przypadku ścieżka rozwoju zależy w dużej mierze od umiejętności oraz determinacji w dążeniu do celu.