Niezależnie od rodzaju prowadzonej działalności oraz wielkości i charakteru przedsiębiorstwa sukces biznesowy zawsze zależy od ludzi.
Jeśli chcesz pozyskiwać klientów, zachowywać przewagę nad konkurencją i być na bieżąco z najnowszymi trendami, wyzwaniami i możliwościami w branży, konieczny jest zespół, na którym można polegać.
To właśnie z tego powodu zarządzanie nieobecnościami w miejscu pracy powinno być wysoko na liście priorytetów pracodawców. Nie da się całkowicie wyeliminować sytuacji wykorzystywania przez pracowników nieplanowanych dni wolnych, które nie obejmują urlopów wypoczynkowych. Warto monitorować absencję, ponieważ jeżeli zdarza się zbyt często, może potencjalnie stanowić zagrożenie dla wydajności.
Zapoznaj się z case study, aby dowiedzieć się, jak nasza usługa w praktyce pomaga firmom zmniejszyć koszty w obszarze HR. Pobierz case study:
Według badania przeprowadzonego przez Integrated Benefits Institute pracodawcy w Stanach Zjednoczonych ponoszą z powodu absencji w pracy roczne straty o wartości 530 mld dolarów (432 mld euro). Szacuje się, że w Wielkiej Brytanii całkowity koszt nieobecności pracowników osiągnie do 2030 r. wartość 26 mld funtów (28,7 mld euro).
Jednym ze sposobów na lepsze zrozumienie, jak radzić sobie z nieobecnościami w miejscu pracy i lepsze zarządzanie pracownikami, jest przeanalizowanie ich głównych przyczyn.
zdrowie i sprawność fizyczna pracowników
Przyczyną znacznej części absencji w miejscu pracy są różnego rodzaju dolegliwości fizyczne, jak urazy bądź choroby. Według Centers for Disease Control and Prevention, CDC amerykańscy pracodawcy ponoszą koszty w wysokości 36,4 mld dolarów (27,2 mld euro) rocznie z powodu absencji, wynikającej z pięciu głównych chorób przewlekłych albo czynników ryzyka. Są one następujące:
- wysokie ciśnienie krwi,
- cukrzyca,
- palenie tytoniu,
- brak aktywności fizycznej,
- otyłość.
Pandemia COVID-19 jest skrajnym przykładem tego, jak bardzo negatywny wpływ choroba może mieć na pracowników. W I kwartale 2020 r. (kiedy potwierdzono pierwszy przypadek zakażenia koronawirusem w Europie) liczba osób nieobecnych w pracy w UE wyniosła 22,3 mln, co stanowi wzrost w porównaniu do 18,5 mln nieobecności w poprzednim kwartale. W II kwartale 2020 r. liczba ta niemal się podwoiła i wyniosła 40,9 mln – osiągnięty został poziom nieobecności, który sprawił, że pracodawcy musieli stawić czoła poważnym wyzwaniom.
Podejmowanie aktywnych działań, które pomogłyby pracownikom zadbać o zdrowie i utrzymać sprawność fizyczną, będzie równie korzystne dla firmy, jak i dla pracowników. Warto rozważyć strategie takie jak:
- wprowadzanie świadczeń dodatkowych albo systemów grywalizacji, które zachęcałyby pracowników do przychodzenia do pracy pieszo albo przyjeżdżania do niej rowerem;
- dbanie o to, aby osoby wykonujące pracę głównie w trybie siedzącym regularnie robiły sobie przerwy na krótkie spacery bądź ćwiczenia;
- promowanie dni i wydarzeń związanych ze świadomością zdrowotną, np. Światowego Dnia bez Papierosa;
- zapewnianie darmowych, zdrowych przekąsek.
trudności związane ze zdrowiem psychicznym
Minęły już czasy, gdy chorobę fizyczną postrzegano jako jedyny uzasadniony powód nieobecności. Na szczęście w ciągu ostatnich lat coraz więcej osób zdaje sobie sprawę, że dobrostan psychiczny jest równie ważny, jak zdrowie fizyczne i ma wpływ nie tylko na samo przychodzenie do pracy, ale również na odpowiednie wykonywanie swoich obowiązków.
CDC określa zaburzenia psychiczne jako „jedne z najbardziej uciążliwych problemów zdrowotnych w Stanach Zjednoczonych”, argumentując że niemal jedna na pięć dorosłych osób zgłosiła w 2016 r. pewien rodzaj choroby psychicznej.
Według brytyjskiej Mental Health Foundation prawie 15% osób (niemal jedna szósta pracowników) miało problemy związane ze zdrowiem psychicznym, które wynikały z sytuacji w miejscu pracy. W tym badaniu wykazano również, że oferowanie pracownikom lepszego wsparcia w obszarze zdrowia psychicznego mogłoby pozwolić brytyjskim firmom zaoszczędzić nawet 8 mld funtów (8,7 mld euro) rocznie.
Co zatem może zrobić pracodawca, aby pomóc swoim pracownikom utrzymać dobry stan psychiczny?
Pierwszym krokiem jest poruszenie w rozmowach z pracownikami tej kwestii, aby zwiększyć świadomość istnienia problemu i zachęcić pracowników do kontaktu z przełożonymi w razie, gdyby potrzebowali pomocy. Wsparcie można zapewnić także poprzez umożliwienie uczestnictwa w warsztatach, czy seminariach dotyczących zdrowia psychicznego.
Zachęcanie pracowników do utrzymywania zdrowego trybu życia, poprzez regularne ćwiczenia i odpowiednią dietę, również będzie miało wpływ na ich dobry stan psychiczny.
Powyższe działania wiążą się oczywiście z kosztami, które pracodawca musi ponieść. Należy jednak mieć świadomość, że prawdopodobnie zostaną one zrekompensowane dzięki obniżonemu poziomowi absencji. Pozytywnie wpłyną też na zjawisko niewydajności pracowników, do którego dochodzi, kiedy pracownicy przychodzą do pracy mimo tego, że źle się czują.
mobbing i nękanie
Jeśli znęcanie się i nękanie staną się problemem w miejscu pracy, prawdopodobnie wskaźnik nieobecności zacznie rosnąć.
Jest to niestety bardzo powszechny problem. Wyniki badania Monster.com opublikowane w 2019 r. wykazały, że niemal 94% respondentów doświadczyło w pracy mobbingu, natomiast według badania z 2008 r. odsetek ten wynosił wówczas 75%. Ponad połowa (51%) respondentów przyznała, że doświadczyła mobbingu ze strony przełożonego.
Jest to z pewnością kwestia, która wymaga dobrze przemyślanej, lecz stanowczej reakcji działu HR. Poniżej przedstawiam kilka rozwiązań, których wdrożenie można rozważyć:
- opracowanie odpowiednich polityk i procedur, które określają, jaki rodzaj zachowań uznaje się za mobbing albo nękanie oraz w jaki sposób należy reagować jeśli wystąpią;
- stworzenie całkowicie poufnych sposobów zgłaszania zdarzeń i skarg;
- regularne przeprowadzanie weryfikacji procedur.
poszukiwanie pracy
Inną powszechną przyczyną absencji jest poszukiwanie nowej pracy przez pracowników, którzy korzystają wtedy z nieplanowanych urlopów bądź zwolnień lekarskich. Niektórzy pracodawcy są skłonni zapewnić pracownikom elastyczne godziny pracy, aby mieli możliwość udania się na rozmowę kwalifikacyjną w dogodnym terminie. Może to wzbudzać obawy dotyczące zwiększenia rotacji pracowników, jednak zapewnienie im pewnej swobody i możliwości kontrolowania swojej pracy może podnieść ich poziom zadowolenia z pracy, dzięki czemu prawdopodobieństwo, że będą chcieli odejść, będzie mniejsze.
Problem z wysokim wskaźnikiem nieobecności w miejscu pracy, który - zgodnie z Twoim rozeznaniem - wynika częściowo z poszukiwania pracy przez pracowników, może stanowić sygnał, że warto przemyśleć swoją strategię zatrudnienia.
Opracowaliśmy krótki przewodnik, w którym szczegółowo opisujemy temat nieobecności w miejscu pracy i omawiamy sposoby mierzenia się z tym wyzwaniem.
Autor: Bartosz Roszkowski
Zespół Randstad Polska
lider branży hr