digitalizacja ewidencji czasu pracy dla największej platformy e-commerce.

jak skróciliśmy czas rozliczeń do 1 dnia i zdigitalizowaliśmy ewidencję czasu pracy dla największej platformy e-commerce w Polsce.

Papierowe listy obecności i ręcznie uzupełniane arkusze kalkulacyjne potrafią skutecznie spowolnić nawet najnowocześniejszą organizację. Kiedy największa platforma zakupowa w Polsce i jeden z liderów e-commerce w Europie chciał usprawnić rozliczanie czasu pracy swoich zespołów, wdrożyliśmy nasze autorskie narzędzia cyfrowe. Połączyliśmy przejrzystą technologię z bliskim wsparciem na każdym etapie zmiany, dzięki czemu codzienność managerów i pracowników stała się znacznie prostsza:

• Rozliczenia w 1 dzień dzięki pełnej automatyzacji obiegu danych
• 100% digitalizacji i całkowite odejście od papierowych list oraz arkuszy kalkulacyjnych
• Dostęp do danych 24/7 oraz skrócenie czasu reakcji naszego działu rozliczeń

wyzwanie: wyjść z gąszczu maili, papieru i arkuszy kalkulacyjnych

Współpraca z tak dynamiczną firmą wymaga sprawnej wymiany kluczowych informacji, w tym danych o czasie pracy zespołów. Wcześniej proces opierał się na przesyłaniu drogą mailową ewidencji w formie papierowej lub w arkuszach kalkulacyjnych. Pracownicy samodzielnie uzupełniali swoje godziny i na koniec miesiąca wysyłali je do akceptacji przełożonego.

Taki model utrudniał bieżącą kontrolę danych, zabierał mnóstwo czasu i wymagał dodatkowej, ręcznej pracy przy wprowadzaniu informacji do systemu płacowego. Potrzebowaliśmy rozwiązania, które zdejmie z ludzi uciążliwą biurokrację i wyeliminuje ryzyko pomyłek.

rozwiązanie: platforma myRandstad WorkTime i aplikacja mobilna

Zaczęliśmy od dokładnego zmapowania dotychczasowego obiegu dokumentów i zaprojektowania nowego, w pełni cyfrowego procesu. Wdrożenie podzieliliśmy na dwa etapy, dbając o komfort użytkowników i wzajemną otwartość na każdym kroku.

W pierwszym etapie skonfigurowaliśmy i uruchomiliśmy naszą autorską platformę myRandstad WorkTime. Zorganizowaliśmy serię szkoleń dla zespołów klienta, choć narzędzie okazało się tak intuicyjne i przejrzyste, że nowe osoby błyskawicznie uczyły się jego obsługi bez potrzeby dodatkowego wsparcia. W drugim etapie wdrożyliśmy aplikację mobilną myRandstad, poprzedzając start szkoleniami dla managerów oraz jasnymi instrukcjami dla pracowników. Dziś pracownik jednym kliknięciem potwierdza lub modyfikuje swoje godziny w telefonie, przełożony zatwierdza je na platformie, a obie strony mają pełną jasność sytuacji i możliwość bieżącej komunikacji.

rezultaty: pełna przejrzystość, oszczędność czasu i spokój w zespole

Przeniesienie ewidencji do świata cyfrowego błyskawicznie usprawniło komunikację między klientem, pracownikami a naszym działem rozliczeń. Zniknęła konieczność wysyłania dziesiątek maili, a ewentualne zmiany godzin czy nieobecności można wprowadzić kilkoma kliknięciami. 

• Skrócenie czasu rozliczeń do 1 dnia: cały proces zamyka się w 24 godziny bez ręcznego przepisywania danych.
• Koniec z papierem i arkuszami: w 100% zdigitalizowaliśmy ewidencję czasu pracy.
• Wgląd w obecności 24/7: managerowie i pracownicy mają stały dostęp do harmonogramów i danych z dowolnego miejsca.
• Błyskawiczne wsparcie: czas reakcji naszego działu rozliczeń na zapytania klienta skrócił się do 2-3 godzin.
• Wygodne raportowanie i mniej błędów: przejrzysta ścieżka akceptacji chroni przed pomyłkami, a system pozwala generować wielowymiarowe raporty z danych bieżących i historycznych.