relokacja pracowników – jak przygotować skuteczny plan przeniesienia?

Coraz więcej firm staje przed wyzwaniem przeniesienia pracowników do innych miast lub nawet za granicę. Relokacja w pracy to złożony proces, który wymaga starannego zaplanowania. Dobrze opracowany plan przeniesienia pozwoli zminimalizować stres i koszty, a jednocześnie przyniesie korzyści zarówno dla firmy, jak i dla pracownika.

co to jest relokacja pracownika?

Relokacja pracownika to przeniesienie zatrudnionego do pracy w innej lokalizacji niż dotychczas – na przykład do innego miasta lub kraju. Oznacza to zmianę miejsca wykonywania pracy na stałe lub na dłuższy okres, a nie jedynie krótką delegację służbową. Taka zmiana zawsze wymaga zgody pracownika i dopełnienia odpowiednich formalności (np. podpisania aneksu do umowy o pracę z nowym miejscem pracy).

przeczytaj też: delegacja krajowa – ile wynosi dieta krajowa i jak ją rozliczyć?

dlaczego firmy relokują pracowników?

Relokacja wiąże się z kosztami dla firmy i wyzwaniami dla pracownika, ale dobrze przygotowana może być korzystna dla obu stron. Firmy decydują się na przeniesienie pracowników w różnych sytuacjach. Najczęściej chodzi o rozwój biznesu – np. otwarcie nowego oddziału, gdzie brakuje doświadczonych specjalistów na miejscu. W takiej sytuacji firma wysyła swoich ekspertów, aby podzielili się wiedzą i umiejętnościami z lokalnym zespołem. Innym powodem bywa inwestowanie w talenty: relokacja daje obiecującym menedżerom szansę sprawdzenia się w międzynarodowym środowisku i zdobycia nowych kompetencji przywódczych.

Z perspektywy pracownika taka zmiana to często szansa na szybszy awans zawodowy, lepsze wynagrodzenie oraz nowe doświadczenia zawodowe i kulturowe. Z kolei firma zyskuje bardziej wykwalifikowanego pracownika w swoim zespole. Warto pamiętać, że relokacja może trwać od kilku miesięcy do nawet kilku lat. Przy dłuższych przeniesieniach często w proces zaangażowana jest też rodzina – pracodawca może pomóc w znalezieniu mieszkania w nowym miejscu i np. szkoły dla dzieci.

gotowość do relokacji

We współczesnym rynku pracy mobilność zawodowa odgrywa dużą rolę. Zdolność adaptacji i gotowość do relokacji stają się ważnymi atutami pracowników. Coraz więcej kandydatów deklaruje otwartość na zmianę miejsca zamieszkania dla atrakcyjnej oferty pracy, a pytanie o gotowość do relokacji często pojawia się już na etapie rekrutacji.

sprawdź: pytania na rozmowie kwalifikacyjnej – jak pomyślnie przejść proces rekrutacji?

jak przygotować skuteczny plan relokacji pracownika?

Starannie zaplanowany proces relokacji zwiększa szansę, że przeniesienie przebiegnie sprawnie i z minimalnym stresem. Poniżej przedstawiamy elementy, które warto uwzględnić, tworząc plan przeniesienia pracownika.

1. Planowanie i komunikacja. Wyznacz koordynatora relokacji po stronie firmy i jak najwcześniej omów szczegóły z pracownikiem. Na początku zorganizuj spotkanie informacyjne, aby uzgodnić termin przeniesienia, docelowe miejsce pracy oraz wzajemne oczekiwania. Przygotuj listę zadań przed przeprowadzką (zamknięcie bieżących spraw formalnych, np. mieszkanie, media, meldunek). Dopilnuj też kwestii formalnych – upewnij się, że pracownik posiada wszystkie potrzebne dokumenty (np. wizy, pozwolenia na pracę, ubezpieczenia) wymagane w nowym miejscu.
2. Wsparcie logistyczne. Zorganizuj profesjonalną firmę przeprowadzkową do transportu mienia pracownika. Zapewnij tymczasowe zakwaterowanie, jeśli stałe lokum w docelowej miejscowości nie jest od razu dostępne – uwzględnij przy tym potrzeby rodziny (odpowiedni metraż lokum). Zaplanuj także transport pracownika i jego bliskich do nowego miejsca (np. bilety lotnicze lub kolejowe, samochód służbowy).
3. Koszty i dofinansowanie. Sporządź budżet relokacji i jasno określ, które wydatki pokryje firma. Pakiet relokacyjny może obejmować np. transport mienia, podróż pracownika (i rodziny), tymczasowe mieszkanie czy opłaty administracyjne. Warto także rozważyć przyznanie dodatkowego świadczenia na start lub udzielenie nisko oprocentowanej pożyczki na początkowe wydatki (np. kaucja za mieszkanie).
4. Pomoc w aklimatyzacji. W pierwszych tygodniach po przeniesieniu zadbaj o wsparcie dla pracownika w nowym otoczeniu. Wyznacz mentora lub opiekuna w nowym oddziale, aby ułatwić pracownikowi wdrożenie się w obowiązki i poznanie zespołu. Przygotuj pakiet informacji o nowej miejscowości (transport publiczny, opieka zdrowotna, szkoły itp.), a jeśli to możliwe – zorganizuj spotkanie integracyjne, aby relokowany pracownik szybciej poznał współpracowników. W razie potrzeby zapewnij także dostęp do pomocy psychologicznej lub innego wsparcia, które pomoże poradzić sobie ze stresem oraz różnicami kulturowymi.
    

FAQ – najczęściej zadawane pytania

co to jest relokacja pracownika? 

Relokacja pracownika to przeniesienie go do innego miejsca pracy (innego miasta lub kraju) na stałe albo na dłuższy czas. Innymi słowy, pracownik zmienia miejsce zamieszkania i pracy w ramach firmy.

co oznacza gotowość do relokacji? 

Gotowość do relokacji to deklarowana chęć pracownika do przeprowadzki w związku z pracą. Taka mobilność jest dziś bardzo ceniona przez pracodawców i często pojawia się jako pytanie w procesie rekrutacji.

czy pracodawca może zmusić pracownika do relokacji? 

Nie – tak poważna zmiana warunków zatrudnienia wymaga zgody pracownika. Zazwyczaj relokację przeprowadza się po podpisaniu porozumienia zmieniającego umowę. Jeśli pracownik nie wyrazi zgody, przeniesienie nie dojdzie do skutku. Pracodawca może co prawda wręczyć tzw. wypowiedzenie zmieniające (propozycję zmiany warunków pracy, w tym miejsca), jednak pracownik ma prawo je odrzucić – wtedy relokacja nie zostanie przeprowadzona.

jakie wsparcie finansowe można otrzymać przy relokacji? 

Najczęściej wsparcie finansowe – czyli dofinansowanie na relokację – zapewnia pracodawca w formie pakietu relokacyjnego. Obejmuje on pokrycie kosztów przeprowadzki, tymczasowego zakwaterowania, dodatki na zagospodarowanie itp. Dodatkowo, osoby przenoszące się za pracą mogą niekiedy skorzystać z państwowego bonu na zasiedlenie (dofinansowania z urzędu pracy dla bezrobotnych do 30. roku życia).

czym różni się relokacja od delegacji służbowej? 

Delegacja to krótkotrwały wyjazd służbowy (zwykle kilka dni lub tygodni), po którym pracownik wraca na swoje stałe miejsce pracy. Relokacja natomiast oznacza zmianę stałego miejsca pracy na inne miasto lub kraj na dłuższy okres albo na stałe – nie jest to jednorazowy incydent, lecz trwałe przeniesienie etatu pracownika do nowej lokalizacji.