zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach - kiedy jest wymagane? wzór

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach to dokument, który okazuje się niezbędny w różnych sytuacjach. Wymagają go banki podczas ubiegania się o kredyt, wynajmujący mieszkanie czy instytucje administracyjne. Sprawdź, jak powinno wyglądać takie zaświadczenie i kto je wystawia.

Czym jest zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach to oficjalny dokument wydawany przez pracodawcę, który potwierdza fakt zatrudnienia w danej firmie oraz wysokość wynagrodzenia. Zawiera ono podstawowe informacje o pracowniku, m.in. imię i nazwisko, stanowisko oraz okres zatrudnienia. 

Dokument jest wystawiany przez dział kadr lub bezpośredniego przełożonego i zazwyczaj ma formę pisemną. Pracodawca przygotowuje go na prośbę pracownika – wystarczy forma ustna, nie potrzeba tu pisemnego wniosku – zazwyczaj w krótkim czasie od zgłoszenia prośby. Zachowuje on ważność przez 1–3 miesiące, w zależności od potrzeb osoby czy instytucji, która o niego prosiła.

Nie należy mylić zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach z zaświadczeniem o dochodach i składkach, które wystawia Urząd Skarbowy.

Sprawdź także: Podatek dochodowy od osób fizycznych (PIT) – co to jest i jak go obliczyć?

W jakich sytuacjach może być potrzebne zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach?

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach przydaje się w wielu sytuacjach życiowych. Najczęściej jest ono niezbędne przy ubieganiu się o kredyt hipoteczny, pożyczkę gotówkową lub leasing samochodu. Banki i instytucje finansowe potrzebują potwierdzenia stabilności zatrudnienia oraz wysokości wynagrodzenia, aby ocenić zdolność kredytową wnioskodawcy.

Dokument ten może być również wymagany przez wynajmujących mieszkania, którzy chcą mieć pewność, że najemca posiada stałe dochody i będzie w stanie regularnie opłacać czynsz. Zaświadczenie bywa potrzebne przy ubieganiu się o świadczenia społeczne, takie jak zasiłek rodzinny czy dopłaty do czynszu. Przyda się także:

• gdy chcesz skorzystać z kursu finansowanego przez UE;
• przy niektórych zakupach z płatnością rozłożoną na raty;
• przy rozprawie sądowej o przyznanie alimentów;
• gdy zapisujesz dziecko do państwowego żłobka lub przedszkola.

Jakie elementy powinno zawierać zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach? Wzór

Chociaż nie istnieje jeden uniwersalny szablon, dokument ten powinien zawierać kilka podstawowych informacji, które czynią go wiarygodnym i użytecznym. W tym formalnym piśmie muszą znaleźć się:

• dane pracodawcy, w tym nazwa firmy, adres i NIP;
• dane pracownika: imię, nazwisko, numer PESEL (opcjonalnie);
• stanowisko i forma zatrudnienia (np. umowa o pracę, umowa zlecenie);
• okres zatrudnienia;
• wysokość dochodu brutto i netto za ostatnie miesiące (w zależności od wymagań instytucji);
• pieczęć i podpis osoby upoważnionej do wystawienia dokumentu.

W niektórych przypadkach może być konieczne podanie informacji o dodatkowych świadczeniach, np. premiach czy dodatkach. Niektóre banki mogą mieć swoje własne wzory zaświadczeń, dlatego przed wystawieniem dokumentu należy sprawdzić wymagania konkretnej instytucji.

Przykładowe zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach może mieć następujące brzmienie:

(pieczątka firmowa)

(miejscowość, data)

Zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach

Niniejszym potwierdzam, że Pan/i…, zamieszkały/a…, nr PESEL…, jest pracownikiem firmy…, zatrudnionym na podstawie… (umowy o pracę, powołania, mianowania, wyboru, spółdzielczej umowy o pracę) zawartej na czas… (określony, nieokreślony, wykonywania określonej pracy, próbny), począwszy od dnia… do dnia…, na stanowisku…, z miesięcznym wynagrodzeniem brutto, które w okresie ostatnich trzech miesięcy wynosiło średnio… (słownie:…). Oprócz tego przysługują mu dodatki w wysokości… zł brutto miesięcznie (słownie:...).

Pracownik nie jest w trakcie rozwiązania lub wypowiedzenia umowy o pracę.

…

(podpis osoby uprawnionej)

Czy pracodawca ma obowiązek wystawić zaświadczenie?

Kodeks pracy nie reguluje wprost kwestii zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach, jednak liczne wyroki sądów pokazują, że pracodawca powinien respektować uzasadniony interes pracownika. Jeżeli więc potrzebujesz dokumentu w ważnych okolicznościach życiowych – np. starasz się o kredyt hipoteczny – Twój pracodawca powinien wystawić go bez zbędnej zwłoki.

W przypadku odmowy wydania takiego zaświadczenia możesz zwrócić się o pomoc do Państwowej Inspekcji Pracy lub – jeśli dokument jest niezbędny do procedur urzędowych – do odpowiednich instytucji administracyjnych. Jednak praktyka pokazuje, że takie sytuacje nie zdarzają się często.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

Czy zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach musi być wydane w określonym terminie?

Nie ma ściśle określonego terminu, ale zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach powinno zostać wystawione bez zbędnej zwłoki, zwłaszcza jeśli pracownik potrzebuje go do procedur urzędowych lub bankowych. Zazwyczaj następuje to w ciągu kilku dni roboczych.

Czy istnieje jeden oficjalny wzór zaświadczenia?

Nie, ale dokument powinien zawierać podstawowe informacje, takie jak dane pracownika, okres zatrudnienia i wysokość wynagrodzenia. Niektóre banki i instytucje finansowe mają swoje wzory, które należy dostarczyć pracodawcy do wypełnienia.

Czy zaświadczenie może być przesłane elektronicznie?

Tak, coraz więcej firm wydaje zaświadczenia w formie elektronicznej, opatrzonej podpisem kwalifikowanym lub pieczęcią cyfrową. Warto jednak upewnić się, czy instytucja, do której składany jest dokument, akceptuje taką formę.

Czy zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach jest wymagane przy każdej umowie o kredyt?

Nie zawsze. W przypadku mniejszych pożyczek banki często opierają się na wyciągach bankowych lub zaświadczeniach z Urzędu Skarbowego. Jednak przy kredytach hipotecznych czy leasingu zazwyczaj wymaga się zaświadczenia o zatrudnieniu i dochodach.

Czy w zaświadczeniu trzeba uwzględniać premie i dodatki do wynagrodzenia?

Jeśli chcesz, aby takie informacje znalazły się w zaświadczeniu, zaznacz to przy składaniu prośby do pracodawcy. Dodatki do pensji mogą zwiększyć zdolność kredytową, dlatego ich uwzględnienie może być korzystne.

Jak długo ważne jest zaświadczenie o zatrudnieniu i dochodach?

Zazwyczaj instytucje wymagają, aby dokument był aktualny i wystawiony na 30 dni (maksymalnie na 3 miesiące) przed jego złożeniem.