Dla naszego klienta - globalnej organizacji z branży farmaceutycznej - poszukujemy aktualnie osoby na stanowisko Administration / Project Coordinator, która będzie odpowiedzialna za profesionalną obsługę administracyjną oraz wsparcie dla Global Finance Operations Practice Lead oraz innych osób z zespołu kierowniczego zlokalizowanego w Polsce.
Jakie będą Twoje zadania?
- wsparcie operacyjne i koordynacja inicjatyw: Wsparcie liderów Global Finance Operations w realizacji celów strategicznych; monitorowanie backlogu, postępów i terminowości projektów; pełnienie roli punktu kontaktowego w wybranych procesach administracyjnych przy zachowaniu ścisłej poufności (dane biznesowe, HR).
- zarządzanie kalendarzem i spotkaniami: Koordynacja złożonych grafików w różnych strefach czasowych; przygotowywanie agend, materiałów, protokołów (minutes) i zadań po spotkaniach; ścisła współpraca z kierownictwem GBS.
- podróże i logistyka: Kompleksowa organizacja podróży krajowych i zagranicznych (rezerwacje, wizy, plany podróży); rozliczanie delegacji, wydatków i faktur zgodnie z procedurami firmy.
- organizacja wydarzeń: Planowanie i obsługa logistyczna spotkań zespołowych, warsztatów, wyjazdów integracyjnych (offsites) oraz koordynacja współpracy z zewnętrznymi dostawcami.
- dokumentacja i korespondencja: Samodzielne prowadzenie bieżącej korespondencji i terminowe odpowiadanie na zapytania; pozyskiwanie dokumentów urzędowych; przygotowywanie prezentacji biznesowych; zarządzanie obiegiem dokumentów i podpisów elektronicznych.
- zarządzanie wiedzą i komunikacja wewnętrzna: Nadzór nad biblioteką dokumentacji projektowej; administrowanie platformami współpracy (zarządzanie uprawnieniami, strukturą i treścią); przygotowywanie i dystrybucja komunikatów do globalnego zespołu.
- budżet i zakupy: Wsparcie w bieżącym monitorowaniu budżetu oraz obsłudze zamówień (purchasing).
- relacje i sieć kontaktów: Utrzymywanie współpracy z asystentami w strukturach GBS oraz koordynacja relacji zewnętrznych (członkostwa, wystąpienia publiczne, umowy).
Czego oczekujemy od Ciebie?
- minimum 5 lat doświadczenia na stanowisku asystentki/ta zarządu we wsparciu wyższej kadry kierowniczej lub osób na szczeblu C-level, w globalnej organizacji o strukturze macierzowej.
- zaawansowanych umiejętności w obsłudze pakietu MS Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint)
- doskonałej organizacji pracy, połączonej z umiejętnością rozwiązywania problemów, proaktywnością, ustalaniem priorytetów i dotrzymywania terminów w dynamicznym środowisku pod presją czasu
- dbałości o detale oraz znajomości podstaw operacyjnych finansów
- doskonałych umiejętności komunikacyjnych w mowie i piśmie
- odpowiedzialności za powierzone zadania, bycie wzorem w zakresie etyki i compliance
- umiejętności budowania trwałych relacji na wszystkich szczeblach organizacji – od kadry zarządzającej, przez zespoły międzyfunkcyjne, po interesariuszy zewnętrznych.
- wykształcenia wyższego - preferowane kierunki biznesowe/ekonomiczne.
- biegłej znajomości języka angielskiego i polskiego (warunek konieczny).
Czego możesz od nas oczekiwać?
- zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę na okres 12 miesięcy z perspektywą przedłużenia ( pierwsza umowa poprzez Randstad )
- dostęp do benefitów : opieka medyczna, karta sportowa
- hybrydowy tryb pracy
Agencja zatrudnienia – nr wpisu 47
ta oferta pracy przeznaczona jest dla osób powyżej 18 roku życia
...