czym jest aneks do umowy o pracę? Zmiana wynagrodzenia, stanowiska i wymiaru pracy.

Aneks do umowy o pracę to dokument, który umożliwia modyfikację warunków już zawartej umowy o pracę bez konieczności sporządzania nowej umowy od podstaw. Jest to forma pisemnego porozumienia między pracodawcą a pracownikiem – ważna tylko wtedy, gdy obie strony go podpiszą. Aneks nie zastępuje całej umowy, ale zmienia lub uzupełnia jej określone zapisy. Stanowi integralną część pierwotnej umowy i obowiązuje tylko łącznie z nią.

kiedy stosuje się aneks do umowy o pracę?

Po aneks (nazywany też porozumieniem zmieniającym) sięga się zawsze wtedy, gdy strony chcą zmienić postanowienia obowiązującej umowy o pracę za obopólną zgodą. Zgodnie z art. 29 § 4 Kodeksu pracy, zmiana warunków umowy o pracę wymaga formy pisemnej i zgody obu stron. Oznacza to, że jednostronne narzucenie nowych warunków umowy nie jest możliwe bez wypowiedzenia zmieniającego. Aneks jest więc jedynym dopuszczalnym sposobem zmiany umowy o pracę bez jej wypowiadania. Takie rozwiązanie jest prostsze i mniej konfliktowe niż formalne wypowiedzenie zmieniające, zwłaszcza gdy pracownik i pracodawca są zgodni co do wprowadzenia określonych zmian.

Najczęstsze sytuacje, w których sporządza się aneks do umowy o pracę, to: zmiana wysokości wynagrodzenia, zmiana stanowiska pracy lub zakresu obowiązków, zmiana wymiaru czasu pracy (etatu), zmiana miejsca wykonywania pracy czy dodanie nowych klauzul (np. o zakazie konkurencji lub elastycznym czasie pracy). Aneks może też służyć korzystnej dla pracownika zmianie rodzaju umowy – na przykład przekształceniu umowy na czas określony w umowę na czas nieokreślony. Pamiętajmy jednak, że postanowienia aneksu nie mogą być mniej korzystne dla pracownika niż gwarantują to przepisy prawa pracy. Innymi słowy, aneks nie może legalnie obniżyć standardów zatrudnienia poniżej minimum określonego w Kodeksie pracy (np. wprowadzić wynagrodzenia poniżej płacy minimalnej czy odebrać pracownikowi ustawowych uprawnień).

aneks do umowy o pracę – zmiana wynagrodzenia

Zwiększenie lub zmniejszenie pensji to najczęstszy powód przygotowania aneksu do umowy o pracę. Jeśli w dotychczasowej umowie wpisana jest konkretnie określona kwota wynagrodzenia, każda zmiana tej kwoty wymaga sporządzenia pisemnego aneksu zaakceptowanego przez obie strony. Aneks do umowy o pracę (zmiana wynagrodzenia) powinien dokładnie wskazywać nową wysokość pensji (brutto) oraz datę, od której obowiązuje podwyżka lub obniżka. Co ważne, zmiany wynagrodzenia mogą być dokonywane zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść pracownika – ale tylko za jego zgodą.

Warto wiedzieć, że nie zawsze trzeba sporządzać aneks przy podwyżce. Jeżeli w umowie o pracę wynagrodzenie zostało określone jako „minimalne wynagrodzenie za pracę obowiązujące w danym roku” (bez podania konkretnej kwoty), wówczas przy ustawowej zmianie stawki minimalnej nie ma potrzeby podpisywania aneksu – wystarczy poinformować pracownika o nowej wysokości pensji. Taka klauzula sprawia, że pensja automatycznie dostosowuje się do aktualnej płacy minimalnej. Natomiast gdy umowa zawiera konkretną kwotę (np. 3490 zł brutto), a od 1 stycznia rośnie płaca minimalna, pracodawca musi podnieść wynagrodzenie co najmniej do poziomu nowej płacy minimalnej i zrobić to aneksem (o ile wprowadzenie zmiany nie nastąpiło odgórnie z mocy prawa). Z tego powodu wielu pracodawców w przypadku najniższych stawek woli zapisać w umowie po prostu „wynagrodzenie minimalne obowiązujące w danym roku”, aby uniknąć corocznego aneksowania umowy.

aneks do umowy o pracę – zmiana stanowiska

Gdy pracownik awansuje na inne stanowisko lub zmienia się zakres jego obowiązków, także niezbędne jest przygotowanie aneksu. Aneks do umowy o pracę (zmiana stanowiska) powinien wskazywać nowe stanowisko pracy (ewentualnie nową nazwę stanowiska) i ewentualnie zaktualizowany zakres obowiązków, jeśli ulegają zmianie. Zwykle takiego aneksu wymagają zarówno umowy na czas nieokreślony, jak i na czas określony – w obu przypadkach zmiana istotnego elementu umowy (stanowiska) musi być na piśmie.

Istnieje jeden wyjątek w prawie pracy, który pozwala zmienić stanowisko bez aneksu: pracodawca może powierzyć pracownikowi na okres maksymalnie 3 miesięcy w roku kalendarzowym inną pracę niż określona w umowie, bez zmiany umowy, jeśli spełnione są łącznie następujące warunki: uzasadniają to potrzeby pracodawcy, nowe obowiązki odpowiadają kwalifikacjom pracownika, okres jest nie dłuższy niż 3 miesiące i wynagrodzenie nie zostaje obniżone. Taka tymczasowa zmiana stanowiska nie wymaga aneksu (wystarczy pisemne polecenie), jednak po upływie trzech miesięcy lub przy trwalszej zmianie należy już formalnie zmienić umowę za pomocą aneksu.

Aneks do umowy o pracę – zmiana etatu (wymiaru czasu pracy)

Zmiana wymiaru czasu pracy, czyli popularnie zmiana etatu, również dokonywana jest przez aneks. Aneks do umowy o pracę (zmiana etatu) określa nowy wymiar etatu (np. przejście z 1/2 etatu na cały etat albo odwrotnie) oraz związane z tym zmiany wysokości wynagrodzenia. Gdy pracownik przechodzi z niepełnego wymiaru na pełny etat lub zmniejsza etat, modyfikacji ulegają co najmniej dwa elementy umowy – etat oraz pensja – i aneks musi uwzględniać oba te aspekty. Zmiana etatu może również wpływać na inne warunki, takie jak przysługujący urlop wypoczynkowy (którego wymiar zależy od wymiaru czasu pracy), ale zazwyczaj nie wymaga to dodatkowych zapisów w aneksie, ponieważ wynika bezpośrednio z kodeksowych zasad.

Pamiętaj, że obniżenie etatu z reguły wiąże się z proporcjonalnym obniżeniem wynagrodzenia. Taka zmiana musi być zaakceptowana przez pracownika. Jeśli pracodawca chce zmniejszyć wymiar czasu pracy pracownika, a ten się nie zgadza, nie można narzucić mu niższego etatu jednostronnie bez wypowiedzenia zmieniającego. W praktyce pracodawca wówczas musiałby wręczyć formalne wypowiedzenie warunków pracy i płacy, którego odrzucenie przez pracownika skutkuje rozwiązaniem umowy (jest to ostateczność, której zazwyczaj strony wolą uniknąć).

FAQ – najczęściej zadawane pytania

co to jest aneks do umowy o pracę?

Aneks do umowy o pracę to dokument, który zmienia postanowienia istniejącej umowy o pracę. Zmiany dotyczą np. wynagrodzenia, stanowiska czy wymiaru etatu, ale aneks nie zastępuje całej umowy – tylko ją modyfikuje.

jakie warunki zatrudnienia można zmienić aneksem do umowy o pracę?

Aneks może zmieniać wynagrodzenie, stanowisko, etat, zakres obowiązków, miejsce pracy czy inne postanowienia umowy. Zmiany muszą być zgodne z prawem pracy i zaakceptowane przez obie strony.

czy można przedłużyć umowę na czas określony aneksem?

Tak, aneks może przedłużyć umowę na czas określony, ale takie przedłużenie liczy się do limitu trzech umów na czas określony (łącznie 33 miesiące). Po tym czasie umowa staje się automatycznie na czas nieokreślony.

czy aneks do umowy o pracę może mieć moc wsteczną?

Zasadniczo aneks nie powinien mieć daty wstecznej, ponieważ zmiany powinny obowiązywać od daty podpisania aneksu lub wskazanej w nim przyszłej daty. Zmiana daty wstecznej może rodzić wątpliwości prawne.

co zrobić, gdy pracodawca proponuje niekorzystny aneks do umowy?

Pracownik nie musi podpisywać niekorzystnego aneksu. Może odmówić, a umowa pozostaje bez zmian. Pracodawca może próbować zmienić warunki poprzez wypowiedzenie zmieniające, ale nie może ukarać pracownika za brak zgody na aneks.