Gdy bierzesz ślub, zostajesz rodzicem albo żegnasz bliską osobę, formalności w pracy nie powinny być dodatkowym obciążeniem. W takich sytuacjach możesz skorzystać z urlopu okolicznościowego — uprawnienia wynikającego z przepisów prawa pracy. Zobacz, komu przysługuje, w jakim wymiarze i na jakich zasadach go uzyskać.
czym jest urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy to potoczna nazwa zwolnienia od pracy udzielonego z powodu ściśle określonych zdarzeń rodzinnych lub osobistych. Choć Kodeks pracy nie wspomina o tym wprost, prawo do takich wolnych dni wynika z przepisów wykonawczych – konkretnie z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 15 maja 1996 r. w sprawie sposobu usprawiedliwiania nieobecności w pracy oraz udzielania pracownikom zwolnień od pracy.
Zgodnie z §15–16 wspomnianego dokumentu, jeśli zajdzie określona okoliczność osobista, pracodawca musi udzielić Ci wolnego, a za czas takiej usprawiedliwionej nieobecności zachowujesz prawo do wynagrodzenia. Urlop okolicznościowy ma więc charakter płatny – otrzymujesz pełne wynagrodzenie za dni wolne i jest ono liczone tak samo jak za urlop wypoczynkowy. Co istotne, dni te nie zmniejszają jego wymiaru.
komu przysługuje urlop okolicznościowy i w jakich sytuacjach?
Urlop okolicznościowy przysługuje Ci wyłącznie wtedy, gdy jesteś pracownikiem zatrudnionym na podstawie umowy o pracę. Nie ma znaczenia, czy pracujesz na pełny etat, pół etatu, na czas określony, nieokreślony czy na okres próbny – liczy się fakt pozostawania w formalnym stosunku pracy. Nie ma też znaczenia Twój staż pracy ani stanowisko – liczy się wyłącznie wystąpienie określonego zdarzenia życiowego oraz jego udokumentowanie.
Urlop okolicznościowy możesz wziąć przy konkretnych, „życiowych” zdarzeniach, m.in.:
- Twoim ślubie
- narodzinach Twojego dziecka
- zgonie i pogrzebie bliskiej osoby (np. małżonka, dziecka, rodzica, ojczyma/macocha)
- zgonie i pogrzebie innych bliskich (np. rodzeństwa, teściów, dziadków, wnuków)
- ślubie Twojego dziecka
warto wiedzieć: umowa o pracę a kontrakt menedżerski – czym się różnią te formy zatrudnienia i co je reguluje?
wymiar urlopu okolicznościowego w zależności od zdarzenia
Liczba dni wolnych przysługujących w ramach urlopu okolicznościowego zależy od rodzaju wydarzenia. To, ile dni urlopu okolicznościowego Ci przysługuje sprawdzisz w poniżej tabeli.
wymiar urlopu okolicznościowego w zależności od zdarzenia
Jak widać, przy najbliższych relacjach rodzinnych przysługują 2 dni, a przy nieco dalszych (ślub dziecka, zgon dziadków, rodzeństwa, teściów itp.) 1 dzień urlopu okolicznościowego. Ten wymiar jest stały – pracodawca nie może go dowolnie zmienić ani skrócić.
dowiedz się: jak wygląda urlop opiekuńczy i komu przysługuje?
kiedy złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Urlop okolicznościowy udzielany jest na Twój wniosek. Aby z niego skorzystać, musisz poinformować pracodawcę o zaistniałej okoliczności i planowanej nieobecności. Najlepiej złożyć wniosek od razu po wystąpieniu zdarzenia, a jeśli znasz datę wydarzenia z wyprzedzeniem – np. planowany ślub) – możesz wystąpić o wolne wcześniej. W sytuacji nagłej powinieneś jednak poinformować pracodawcę najpóźniej do drugiego dnia swojej nieobecności, jeśli wcześniejsze zgłoszenie było niemożliwe.
jak złożyć wniosek o urlop okolicznościowy?
Wiele firm posiada własne formularze papierowe lub elektroniczne do zgłaszania urlopów okolicznościowych. Jeśli Twój pracodawca udostępnia taki wzór, wystarczy go wypełnić. W przeciwnym razie możesz przygotować samodzielnie prosty wniosek – pismo lub e-mail zawierające podstawowe informacje konieczne do udzielenia urlopu. Taki wniosek powinien zawierać:
- dane pracownika,
- dane pracodawcy,
- datę (lub daty) planowanej nieobecności,
- przyczynę (rodzaj zdarzenia) uprawniającego do urlopu (np. „śmierć babci” czy „ślub własny”) ze wskazaniem podstawy prawnej,
- miejscowość, datę i Twój podpis.
Pracodawca ma prawo poprosić Cię o dokument potwierdzający zdarzenie, na które powołujesz się we wniosku. Może to być np. skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, akt zgonu członka rodziny lub akt małżeństwa (w zależności od okoliczności). Obecnie zazwyczaj wystarcza przedstawienie dokumentu do wglądu.
Twój wniosek o urlop okolicznościowy powinien zostać rozpatrzony niezwłocznie. Pracodawca powinien potwierdzić Ci przyznanie dnia/dni wolnych zgodnie z obowiązującą w firmie procedurą (np. podpisany formularz, akceptacja w systemie elektronicznym itp.). Pamiętaj, że pracodawca nie może odmówić udzielenia Ci urlopu okolicznościowego, jeżeli spełniasz warunki – jest to jego obowiązek wynikający z przepisów.
zobacz też: urlop na żądanie – wymiar, zasady, jak skorzystać?
o czym trzeba pamiętać, korzystając z urlopu okolicznościowego?
Korzystając z urlopu okolicznościowego, warto pamiętać o kilku istotnych zasadach. Przede wszystkim urlop okolicznościowy nie musi być wykorzystany dokładnie w dniu danego zdarzenia. Przepisy dopuszczają udzielenie dni wolnych w terminie bezpośrednio związanym z wydarzeniem.
W praktyce oznacza to, że wolne może przypadać zarówno przed, jak i po danym zdarzeniu, np. dzień przed ślubem na załatwienie formalności lub dzień po weselu na odpoczynek. Podobnie ojciec dziecka może wykorzystać dwa dni urlopu z tytułu narodzin dziecka np. w dniu porodu oraz w dniu powrotu matki z noworodkiem ze szpitala.
Urlop okolicznościowy nie podlega kumulacji ani rozliczeniu w formie ekwiwalentu pieniężnego. Jest on ściśle powiązany z konkretnym zdarzeniem i musi zostać wykorzystany w odpowiednim czasie – np. jeśli Twoja babcia zmarła we wrześniu, nie możesz wziąć urlopu okolicznościowego w grudniu, ponieważ nie istnieje tu związek czasowy ze zdarzeniem. Jeżeli pracownik nie skorzysta z przysługujących dni wolnych, uprawnienie wygasa.
Należy również pamiętać, że urlop okolicznościowy nie przysługuje podwójnie, jeśli dane zdarzenie przypadło w czasie innej usprawiedliwionej nieobecności. Przykładowo, zawarcie małżeństwa w trakcie urlopu wypoczynkowego nie daje prawa do dodatkowych dni wolnych.
FAQ – najczęściej zadawane pytania
czy urlop okolicznościowy jest płatny?
Tak, urlop okolicznościowy jest w 100% płatny. Pracownik, korzystając z tego typu dni wolnych, zachowuje prawo do pełnego wynagrodzenia, tak jak w przypadku urlopu wypoczynkowego. Wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego obejmuje zarówno część zasadniczą, jak i zmienne składniki wynagrodzenia.
czy urlop okolicznościowy z powodu urodzenia dziecka a urlop opiekuńczy to to samo?
Nie, są to dwa różne uprawnienia. Urlop okolicznościowy z tytułu urodzenia dziecka przysługuje ojcu dziecka w wymiarze 2 dni i jest związany bezpośrednio z samym wydarzeniem narodzin. Natomiast urlop opiekuńczy to odrębne uprawnienie, przysługujące pracownikowi w celu sprawowania osobistej opieki nad dzieckiem i nie jest on powiązany z samym faktem jego urodzenia.
czy pracodawca musi udzielić urlopu okolicznościowego?
Pracodawca ma obowiązek udzielić urlopu okolicznościowego, jeśli występuje zdarzenie uprawniające do urlopu i pracownik złoży odpowiedni wniosek. Pracodawca może zakwestionować podanie o urlop okolicznościowy, jeśli termin dni wolnych nie ma związku z wydarzeniem. Może też poprosić o przedstawienie odpowiednich dokumentów potwierdzających zaistniałe zdarzenie (np. aktu zgonu, zaproszenia na ślub).
czy mogę podzielić urlop okolicznościowy na 2 części?
Nie ma wymogu, aby wykorzystać wszystkie dni urlopu okolicznościowego w jednym ciągu.
czy urlop okolicznościowy przysługuje również w przypadku śmierci dalszych krewnych?
Zazwyczaj urlop okolicznościowy przysługuje w przypadku śmierci najbliższych członków rodziny. Jednakże, w niektórych przypadkach, np. w przypadku śmierci osoby pozostającej na utrzymaniu pracownika lub pod jego opieką, może przysługiwać również urlop na pogrzeb takiej osoby.
czy pracodawca może odmówić udzielenia urlopu okolicznościowego?
Pracodawca nie może odmówić urlopu okolicznościowego, jeśli wnioskujący pracownik spełnia wymagane warunki. Zwolnienie od pracy z tego powodu jest gwarantowane przez prawo.
czy trzeba składać wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego?
Tak. Pracownik musi złożyć wniosek o udzielenie urlopu okolicznościowego w formie pisemnej. Pod względem formalnym nie różni się on od innych wniosków urlopowych.
komu przysługuje urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka - matce czy ojcu?
Urlop okolicznościowy na urodzenie dziecka przysługuje ojcu, ponieważ w okresie okołoporodowym kobieta ma już prawo do urlopu macierzyńskiego.
czy pracownik zatrudniony na umowę zlecenie może skorzystać z urlopu okolicznościowego?
Nie – osoba zatrudniona na umowę zlecenie nie ma ustawowego prawa do urlopu okolicznościowego, ponieważ jest on uprawnieniem wynikającym z przepisów prawa pracy, a te nie obowiązują w przypadku umów cywilnoprawnych. Jednocześnie strony umowy zlecenia mogą dobrowolnie uzgodnić w umowie przerwy lub dni wolne – ale to już nie jest „urlop okolicznościowy”, lecz zwyczajna klauzula umowna ustalona między zleceniobiorcą a zleceniodawcą.
