Czym jest trzynasta pensja i komu przysługuje?

Trzynasta pensja to dla wielu pracowników budżetówki miły finansowy bonus na początku roku. Ale komu dokładnie przysługuje i jak obliczyć jej wysokość? Sprawdź, kiedy możesz liczyć na wypłatę, co wpływa na prawo do „trzynastki” i jakie zasady obowiązują w 2025 roku.

czym jest trzynasta pensja?

Trzynasta pensja to specjalne, dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników zatrudnionych w jednostkach sfery budżetowej. Oznacza to, że osoby pracujące w instytucjach publicznych (np. urzędy państwowe, szkoły, samorządy) mogą otrzymać dodatkową „trzynastkę” zgodnie z ustawą z 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym. Świadczenie to wynosi 8,5% sumy otrzymanych zarobków brutto za dany rok kalendarzowy – innymi słowy, obliczamy je jako 0,085 × (łączna pensja za rok). Trzynasta pensja jest przyznawana zwykle raz w roku, najpóźniej do końca trzeciego miesiąca roku następującego po roku, za który przysługuje (czyli np. za 2024 rok – do końca marca 2025).

komu przysługuje trzynasta pensja?

Prawo do trzynastej pensji mają pracownicy jednostek sfery budżetowej, co obejmuje m.in. pracowników urzędów organów państwowych, sądów i trybunałów, szkół publicznych, urzędów samorządowych, a także biur poselskich czy senatorskich. W skrócie – to tzw. pracownicy budżetówki. Do grupy tej NIE zaliczają się natomiast m.in.:

osoby na kierowniczych stanowiskach państwowych,
żołnierze i funkcjonariusze służb mundurowych (Policja, Straż Graniczna, Państwowa Straż Pożarna itp.),
funkcjonariusze służb specjalnych (ABW, AW, SKW, SWW, CBA) oraz Służba Celno-Skarbowa, Służba Więzienna czy Służba Ochrony Państwa.

Oznacza to, że policjanci, strażacy, wojskowi czy służby specjalne nie otrzymują trzynastej pensji na mocy tej ustawy. Pozostali pracownicy publiczni (nauczyciele, urzędnicy, pracownicy bibliotek, itp.) mają prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego pod warunkiem spełnienia innych wymogów (zob. niżej).

warunki nabycia prawa do trzynastej pensji

Generalną zasadą jest, że pełną trzynastą pensję otrzymuje pracownik, który przepracował u danego pracodawcy cały rok kalendarzowy. Oznacza to pełne 12 miesięcy zatrudnienia w roku, za który przysługuje trzynastka. Jeśli pracownik przepracował krócej niż rok, nadal może dostać trzynastkę proporcjonalną do przepracowanego czasu, ale tylko pod warunkiem, że jego staż u tego pracodawcy wynosi co najmniej 6 miesięcy (182 dni). W praktyce więc:

przepracowanie 12 miesięcy – prawo do 100% trzynastki,
przepracowanie co najmniej 6 miesięcy, lecz mniej niż 12 – prawo do części trzynastki, proporcjonalnej do liczby przepracowanych miesięcy,
przepracowanie mniej niż 6 miesięcy – zasadniczo brak prawa do trzynastej pensji, chyba że zachodzą wyjątki (patrz dalej).

Dodatkowo ustawa wymienia szczególne przypadki, w których nie trzeba spełniać 6-miesięcznego okresu, aby otrzymać trzynastkę, np. gdy:

praca została nawiązana z nauczycielem (w dowolnym momencie roku szkolnego),
pracownik był zatrudniony sezonowo (umowa na co najmniej 3 miesiące),
pracownik został powołany do służby wojskowej lub przebywał na służbie zastępczej,
rozwiązano stosunek pracy z powodu przejścia na emeryturę lub rentę,
pracownik został przeniesiony służbowo lub oddelegowany (w wyniku zmniejszenia etatów, likwidacji poprzedniego miejsca pracy itp.),
korzystał z urlopu macierzyńskiego/rodzicielskiego/wychowawczego (rzecz jasna urlop ten liczy się jako okres pracy przy obliczaniu progu 6 miesięcy).

Warto podkreślić, że okres urlopu wypoczynkowego także uznaje się za przepracowany przy określaniu prawa do trzynastki. Z kolei przy dłuższych zwolnieniach chorobowych może pojawić się problem – świętowanie L4 nie jest formalnie uznawane za czas efektywnej pracy. Według orzecznictwa sądowego okres pobierania zasiłku chorobowego nie wlicza się do wymaganego okresu zatrudnienia potrzebnego do uzyskania prawa do trzynastki. Oznacza to, że pracownik nie „dziubi” 6-miesięcznego stażu, jeśli znaczną jego część przeleżał na zwolnieniu, choć formalnie nie był zwolniony dyscyplinarnie.

Pracownik nie nabywa prawa do trzynastej pensji (traci je całkowicie), jeżeli w ciągu roku popełnił przewinienia wskazane w ustawie. Najważniejsze przykłady takich przypadków to:

nieusprawiedliwiona nieobecność w pracy trwająca dłużej niż 2 dni,
stawienie się do pracy lub przebywanie w pracy w stanie nietrzeźwości,
dyscyplinarne zwolnienie pracownika (np. „dyscyplinarka”),
rozwiązanie umowy o pracę bez wypowiedzenia z winy pracownika.

W tych sytuacjach pracownik utraci prawo do trzynastej pensji. Przykładowo, pracownik zwolniony dyscyplinarnie nie dostanie trzynastki nawet jeśli wcześniej przepracował cały rok.

jak obliczyć trzynastą pensję?

Obliczanie trzynastej pensji przebiega według prostej zasady: stanowi ona 8,5% sumy otrzymanych przez pracownika w danym roku kalendarzowym wynagrodzeń brutto. Do sumy tej wliczamy przede wszystkim wynagrodzenie zasadnicze i stałe dodatki (premie, dodatki funkcyjne itd.) otrzymane za pracę. Innymi słowy, liczy się całość wynagrodzenia brutto wypłaconego za pracę (oraz składniki wliczane do ekwiwalentu za urlop), ale nie wlicza się zasiłków czy jednorazowych świadczeń. Na przykład: jeżeli w roku pracownik otrzymał łącznie 60 000 zł brutto (pensja + dodatki), to jego trzynasta pensja wyniesie 8,5% z 60 000, czyli 5 100 zł brutto.

W sytuacji, gdy pracownik nie pracował pełnego roku, a nabył prawo do trzynastki na podstawie proporcji (np. 6–11 miesięcy pracy), trzynastka zostanie wyliczona proporcjonalnie do okresu przepracowanego. W praktyce oznacza to, że po prostu bierze się rzeczywistą sumę wypłaconych wynagrodzeń za ten okres i również mnoży przez 8,5%. Przykładowo, jeśli ktoś pracował u danego pracodawcy 9 miesięcy i w tym czasie zarobił 45 000 zł brutto, jego trzynastka będzie równa 8,5% z 45 000 zł (czyli 3 825 zł) – co stanowi 75% pełnej trzynastki dla całego roku.

Należy jednak pamiętać, że przy obliczaniu trzynastki nie uwzględnia się niektórych składników. Przykładowo, jak wskazuje literatura prawnicza, do podstawy wymiaru trzynastej pensji nie wlicza się zasiłków ZUS (chorobowego, macierzyńskiego) ani innych świadczeń zastępujących wynagrodzenie. Trzynasta pensja powinna opierać się na efektywnie przepracowanym czasie i wypłaconym wynagrodzeniu za pracę; jeśli pracownik pobierał chorobowe, to otrzymane świadczenie z ZUS nie jest zaliczane do podstawy jej wyliczenia.

kiedy następuje wypłata trzynastej pensji?

Trzynasta pensja za dany rok kalendarzowy jest wypłacana do końca pierwszych trzech miesięcy kolejnego roku. Oznacza to, że jeśli ktoś ma prawo do trzynastej pensji za rok 2024, to pracodawca musi ją wypłacić najpóźniej do 31 marca 2025 r. (np. w lutym lub marcu 2025). Termin ten wynika z ustawy i jest sztywny.

W wyjątkowych sytuacjach przewidziano przyspieszenie wypłaty. Jeżeli w wyniku likwidacji zakładu pracy ulegnie rozwiązaniu stosunek pracy na podstawie likwidacji pracodawcy, trzynasta pensja powinna być wypłacona w dniu zakończenia zatrudnienia. Przykładowo, jeżeli placówka budżetowa zostaje zlikwidowana, a pracownik ze względu na trzymiesięczny okres wypowiedzenia kończy pracę np. 28 lutego, to wówczas trzynastka za poprzedni rok powinna być mu wypłacona najpóźniej tego dnia (w tym przykładzie do 28 lutego).

W praktyce większość pracowników otrzymuje trzynastkę w pierwszym kwartale roku następującego po roku rozliczeniowym, bez względu na dzień tygodnia czy konkretne ustalenia zakładowe. Wypłata jest zwykle zaskórniakiem dorzuconym do comiesięcznej pensji; nie jest osobno wliczana do puli wynagrodzeń na fundusz płac, ale w sytuacji egzekucji komorniczej lub ochrony wynagrodzenia traktowana jest jak każdy inny element płacy (patrz niżej).

trzynasta pensja a zwolnienie lekarskie i emerytura

Zwolnienie lekarskie (L4) samo w sobie nie odbiera prawa do trzynastej pensji. Ustawowo odebranie prawa do trzynastki następuje wyłącznie przy ciężkich przewinieniach pracownika (patrz wyżej). Jednak długotrwała choroba może pośrednio wpłynąć na prawo do trzynastki poprzez niedopełnienie wymogu stażu. Jak wspomniano, okresy pobierania zasiłku chorobowego NIE liczą się do okresu wymaganego dla nabycia prawa do trzynastki. Jeżeli więc pracownik miał w roku szczególnie długie L4 i efektywnie nie przepracował przepisowych 6 miesięcy (choć formalnie umowa mogła trwać), może nie zdobyć prawa do trzynastki.

W kalkulacji wynagrodzenia rocznego trzynastki także pomija się wypłaty chorobowe. Zgodnie z wykładnią prawną do bazy wyliczenia trzynastki nie dolicza się zasiłków ZUS (chorobowego, macierzyńskiego) oraz innych świadczeń zastępujących wynagrodzenie za pracę. Trzynastka jest obliczana tylko z faktycznie wypłaconej pensji pracownika – jeśli część roku spędził na L4 i otrzymał z tego tytułu np. zasiłek chorobowy, to kwota tego zasiłku nie zwiększa jego trzynastki.

Przejście na emeryturę również jest szczególną sytuacją. Jeśli pracownik przebywał w pracy wystarczający okres lub uzyskał prawo do trzynastki w trybie wyjątków (np. likwidacja stanowiska, opisana wyżej), a w trakcie wypłaty trzynastka mu się należy, to trzynasta pensja powinna zostać mu wypłacona tak jak innym – najpóźniej do marca roku następnego. Jednak po zakończeniu zatrudnienia na emeryturę pracownik nie otrzymuje dalszych trzynastych pensji – prawo do dodatkowego wynagrodzenia rocznego dotyczy wyłącznie obecnych pracowników budżetówki. Emerytom przysługuje inny dodatek – tzw. „trzynasta emerytura” (oddzielne świadczenie emerytalne) – ale to już inny przepis.

czy trzynasta pensja podlega zajęciu komorniczemu?

Tak – trzynasta pensja jest traktowana jak część wynagrodzenia pracownika, więc może podlegać egzekucji komorniczej na zasadach ogólnych. Jednocześnie jest objęta tą samą ochroną prawną, co inne składniki pensji. Oznacza to, że pracownik zachowuje ustawowo określoną „kwotę wolną” od zajęć (zasiłki chorobowe, alimenty itd. odlicza się według przepisów Kodeksu pracy). Jeśli pracodawca wypłaca w jednym miesiącu pensję zasadniczą wraz z trzynastką, to przy obliczaniu potrąceń komorniczych sumuje się te świadczenia i stosuje jedną wspólną kwotę wolną. W praktyce komornik może zająć część trzynastki (do odpowiednich limitów), ale pracownik zawsze otrzyma co najmniej najniższą gwarantowaną część wynagrodzenia. Podsumowując, trzynasta pensja nie jest dodatkową furtką uniemożliwiającą egzekucję – obowiązują dla niej standardowe zasady potrąceń określone w Kodeksie pracy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

kto ma prawo do trzynastej pensji?

Prawo do trzynastej pensji mają pracownicy sfery budżetowej zatrudnieni w szkołach, urzędach, sądach, samorządach i innych państwowych bądź samorządowych jednostkach, pod warunkiem przepracowania odpowiedniego okresu. Wyłączeni są mundurowi (policjanci, strażacy, celnicy, itp.) i osoby na kierowniczych stanowiskach państwowych.

jak obliczyć trzynastą pensję?

Trzynastka to 8,5% sumy wszystkich wypłaconych pracownikowi w danym roku kalendarzowym zarobków brutto. Do podstawy zaliczamy pensję zasadniczą i stałe dodatki. Jeżeli przepracowano mniej niż rok, liczy się proporcjonalna część (np. połowa dla 6 miesięcy). Zasiłki chorobowe czy jednorazowe dodatki nie wlicza się do tej podstawy.

kiedy wypłacana jest trzynasta pensja?

Trzynasta pensja za dany rok powinna być wypłacona najpóźniej do końca marca następnego roku. W normalnych warunkach następuje to zwykle w lutym–marcu. Jeśli jednak stosunek pracy rozwiązano z powodu likwidacji pracodawcy, trzynastka trafia do pracownika już w dniu zakończenia pracy.

czy zwolnienie lekarskie odbiera prawo do trzynastej pensji?

Nie – samo L4 nie powoduje utraty prawa do trzynastki. Trzeba jednak przepracować minimalny czas (ok. 6 miesięcy), a okres choroby nie jest wliczany do tego stażu. Ponadto przy wyliczeniu wysokości trzynastki podstawą jest tylko faktycznie wypłacona pensja, z wyłączeniem świadczeń chorobowych. Oznacza to, że długotrwałe L4 nie daje dodatku od zasiłków.

czy trzynasta pensja może być zajęta przez komornika?

Tak, komornik może zająć część trzynastej pensji, ponieważ jest ona składnikiem wynagrodzenia za pracę. Jednocześnie obowiązują na nią przepisy chroniące wynagrodzenie – pracownik zachowuje ustawową „kwotę wolną” od potrąceń. Jeśli trzynastka wypłacana jest jednocześnie z pensją, potrącenia dokonuje się od sumy tych kwot (zgodnie z art. 87 Kodeksu pracy).

tags: