Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) - czym jest i jakie są jego zadania?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) to forma wsparcia finansowego, która służy poprawie jakości życia pracowników, szczególnie w kontekście dofinansowania działań wspierających ich potrzeby socjalne. Jakie są najważniejsze zadania ZFŚS? Kiedy firma jest zobowiązana do jego założenia i jakie korzyści może przynieść pracownikom i pracodawcom? Dowiedz się więcej!

czym jest Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest tworzony przez pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 50 pracowników. Jak sama nazwa wskazuje, jego głównym celem jest finansowanie różnorodnych świadczeń o charakterze socjalnym na rzecz pracowników i ich rodzin. ZFŚS działa niezależnie od budżetu firmy i ma ściśle określone przeznaczenie, związane z zaspokajaniem socjalnych, bytowych i kulturalno-rekreacyjnych potrzeb pracowników.

Dzięki ZFŚS pracodawcy mogą zaoferować swoim pracownikom dodatkowe wsparcie, które wykracza poza standardowe wynagrodzenie. Może ono obejmować dofinansowanie do wypoczynku (np. „wczasy pod gruszą”), działalność kulturalno-oświatową (np. bilety do kina, teatru), sportowo-rekreacyjną (np. karnety na siłownię), a także pomoc materialną w trudnych sytuacjach życiowych (np. zapomogi). 

Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – co mówi prawo?

Zadania i zasady funkcjonowania Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych zostały określone w przepisach prawnych, w szczególności w ustawie o Zakładowym Funduszu Świadczeń Socjalnych z dnia 4 marca 1994 roku. To podstawowy dokument, który reguluje najważniejsze kwestie związane z funkcjonowaniem ZFŚS.

Prawo wskazuje, że fundusz ten jest obowiązkowy dla przedsiębiorstw zatrudniających co najmniej 50 pracowników, ale także daje możliwość jego utworzenia przez mniejsze firmy. Na pracodawcach spoczywa obowiązek ustalenia regulaminu ZFŚS, który musi być zgodny z założeniami ustawy i przyjęty po konsultacji z przedstawicielami pracowników lub związkami zawodowymi.

sprawdź: podatek dochodowy od osób fizycznych – co to jest i jak go obliczyć?

skąd pochodzą środki na Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych?

Pieniądze, które trafiają do ZFŚS, nie są potrącane z wynagrodzeń pracowników. Pracodawca, który zatrudnia co najmniej 50 osób na pełny etat, ma obowiązek dokonywać rocznych odpisów na ZFŚS. Ich wysokość jest ustalana na podstawie przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w gospodarce narodowej z poprzedniego roku. W praktyce oznacza to, że część funduszu płac firmy jest przekazywana na odrębny rachunek.

Dlatego – mówiąc najprościej – to pracodawca wygospodarowuje pieniądze na ZFŚS ze swoich środków firmowych. Pracownicy nie ponoszą żadnych bezpośrednich kosztów związanych z tworzeniem tego funduszu – z ich pensji nie są potrącane żadne kwoty na ten cel. 

W 2025 roku podstawą obliczenia odpisów na ZFŚS jest kwota 7 262,39 zł, czyli średnie wynagrodzenie w drugim półroczu 2024 roku. Minimalna wysokość odpisu podstawowego to – zgodnie z ustawą – 37,5% przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego w gospodarce narodowej. Kwota przeznaczona na jedną osobę zatrudnioną na pełen etat jest więc wynikiem działania 37,5% x 7 262,39 zł i wynosi 2 723, 40 zł.

jakie są główne zadania ZFŚS?

Głównym zadaniem Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS) jest wsparcie finansowe pracowników i ich rodzin, niezależnie od miesięcznej pensji. Jego najważniejsze zadania to:

• dofinansowanie wypoczynku pracowników i ich rodzin – umożliwienie korzystania z urlopów i wyjazdów rekreacyjnych poprzez częściowe pokrywanie kosztów;
• organizowanie działalności kulturalno-oświatowej – finansowanie biletów na wydarzenia kulturalne (np. teatr, kino, koncerty), umożliwianie uczestnictwa w kursach, szkoleniach i innych formach edukacji;
• wspieranie aktywności sportowo-rekreacyjnej – dofinansowanie karnetów na siłownię, basen, zajęć sportowych oraz organizacja imprez rekreacyjnych dla pracowników;
• pomoc w trudnych sytuacjach życiowych – wspieranie pracowników znajdujących się w trudnej sytuacji życiowej, losowej lub materialnej poprzez wypłatę zapomóg;
• finansowanie żłobków, klubów dziecięcych, przedszkoli – ułatwienie łączenia życia zawodowego z rodzinnym;
• dofinansowanie posiłków – organizowanie i dofinansowanie zakładowych stołówek, bufetów lub bonów żywieniowych dla pracowników;
• świadczenia świąteczne – finansowanie paczek świątecznych, bonów towarowych lub innych form wsparcia z okazji świąt;
• inne świadczenia socjalne – realizowanie innych form wsparcia, które zostaną uzgodnione w regulaminie ZFŚS i odpowiadają potrzebom pracowników.

przeczytaj również: świadczenie wspierające – czym jest i kogo dotyczy?

kto może korzystać z ZFŚS?

Z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych mogą korzystać pracownicy danego zakładu pracy, bez względu na rodzaj umowy o pracę (na czas nieokreślony, określony czy okres próbny), wymiar czasu pracy (pełny etat, część etatu) czy staż pracy. 

Ponadto uprawnienia do korzystania z zasobów ZFŚS obejmują również członków rodzin pracowników. Definicja „członka rodziny” jest zazwyczaj sprecyzowana w regulaminie funduszu danego zakładu, ale najczęściej dotyczy małżonka oraz dzieci pozostających na utrzymaniu pracownika. W niektórych przypadkach regulamin może uwzględniać także innych członków rodziny prowadzących wspólne gospodarstwo domowe, np. rodziców.

Kolejną grupą uprawnionych są emeryci i renciści, którzy w przeszłości byli pracownikami danego zakładu pracy i przeszli na emeryturę lub rentę bezpośrednio po zakończeniu zatrudnienia. Również w ich przypadku regulamin ZFŚS określa, czy i w jakim zakresie ze świadczeń mogą korzystać członkowie rodzin.

Co istotne, pracodawca ma możliwość rozszerzenia kręgu uprawnionych poprzez odpowiednie zapisy w regulaminie funduszu. Może to dotyczyć na przykład osób wykonujących pracę na podstawie umów cywilnoprawnych czy przebywających na urlopach wychowawczych. Trzeba jednak pamiętać, że przyznawanie konkretnych świadczeń z ZFŚS zawsze odbywa się z uwzględnieniem kryteriów socjalnych, czyli sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Samo posiadanie statusu osoby uprawnionej nie jest równoznaczne z automatycznym otrzymaniem danego świadczenia.

jakie korzyści ma pracodawca z tworzenia ZFŚS?

ZFŚS stanowi ważne narzędzie w budowaniu pozytywnego wizerunku firmy jako pracodawcy odpowiedzialnego i dbającego o interesy swoich pracowników. Oferowanie dodatkowych świadczeń socjalnych znacząco wpływa na zadowolenie i lojalność całej załogi. Pracownicy, którzy czują się doceniani i wspierani w różnych aspektach życia, są bardziej zaangażowani w swoją pracę, a to przekłada się na większą efektywność i mniejszą rotacyjność.

Ponadto ZFŚS może stanowić element strategii motywacyjnej, pomagać w przyciąganiu i zatrzymywaniu najlepszych talentów na rynku pracy. Co więcej, środki zgromadzone w ZFŚS są zwolnione z podatku dochodowego od osób prawnych (CIT), co stanowi pewną formę optymalizacji podatkowej dla przedsiębiorstwa. Inwestowanie w dobrostan pracowników poprzez Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych jest więc strategicznym działaniem, które w długoterminowej perspektywie może przyczyniać się do budowania sukcesu firmy.

FAQ – najczęściej zadawane pytania

środki na ZFŚS leżą na oddzielnym koncie. Czy można ich użyć, gdy firma ma przejściowe problemy finansowe, np. na pokrycie bieżących rachunków?

Nie. Środki zgromadzone na rachunku ZFŚS mają ściśle określone przeznaczenie, związane z działalnością socjalną na rzecz uprawnionych osób. Wykorzystanie tych środków na inne cele, w tym na pokrycie bieżącej działalności firmy, jest niezgodne z prawem i może skutkować poważnymi konsekwencjami prawnymi i finansowymi dla pracodawcy. ZFŚS jest funduszem celowym i musi być wykorzystywany zgodnie z jego regulaminem.

czy można stworzyć jeden wspólny ZFŚS dla wszystkich oddziałów (w przypadku bardziej rozbudowanych firm), czy każdy oddział musi mieć swój własny fundusz?

Dla wszystkich oddziałów jednego pracodawcy można utworzyć wspólny ZFŚS, pod warunkiem że regulamin funduszu obejmuje wszystkich pracowników zatrudnionych w tych oddziałach. Nie ma obowiązku tworzenia oddzielnych funduszy dla poszczególnych lokalizacji. Wspólny fundusz może ułatwić zarządzanie środkami i zapewnić jednolity system świadczeń dla wszystkich pracowników firmy.

czy z ZFŚS mogą korzystać osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych?

Co do zasady, osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenia, umowy o dzieło) nie są uprawnione do korzystania ze świadczeń Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na podstawie ustawy.

Jednakże wspomniany dokument daje pracodawcy możliwość rozszerzenia kręgu osób uprawnionych do korzystania ze świadczeń funduszu w regulaminie ZFŚS. Oznacza to, że jeśli pracodawca zamieści w regulaminie zapis, który przyznaje prawo do korzystania z ZFŚS również osobom zatrudnionym na podstawie umów cywilnoprawnych, mogą one korzystać ze świadczeń.

czy świadczenia z ZFŚS przyznawane są automatycznie, czy trzeba składać wnioski?

Świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych nie są przyznawane automatycznie. Aby skorzystać z jakiejkolwiek formy wsparcia finansowanego z ZFŚS, pracownik (lub inna osoba uprawniona) musi złożyć stosowny wniosek do pracodawcy lub komisji socjalnej, jeśli taka w firmie działa.

Wniosek ten jest niezbędny, ponieważ przyznawanie ulg i świadczeń oraz wysokość dopłat zależy od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej. Przy rozpatrywaniu wniosku należy wziąć pod uwagę te kryteria socjalne, aby sprawiedliwie rozdzielać środki z funduszu. Dlatego też do wniosku często należy dołączyć oświadczenie o sytuacji rodzinnej, a czasami także dodatkowe dokumenty potwierdzające trudną sytuację życiową (np. zaświadczenia lekarskie). Regulamin ZFŚS obowiązujący w danym zakładzie pracy szczegółowo określa, jakie wnioski należy składać na poszczególne rodzaje świadczeń.